卫生院文秘工作制度

PAGE卫生院文秘工作制度一、总则（一）目的为加强卫生院文秘工作的规范化、制度化建设，提高文秘工作效率和质量，确保卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院全体文秘工作人员及涉及文秘工作相关的部门和人员。（三）基本原则1.准确规范原则：文秘工作所涉及的文件、资料、信息等必须准确无误，符合法律法规、行业标准及卫生院内部规定，格式规范统一。2.及时高效原则：及时处理各类文件、信息，确保工作不延误，高效完成各项文秘任务，为卫生院决策和日常运转提供有力支持。3.保密安全原则：严格遵守国家保密法律法规，妥善保管各类文件资料，防止信息泄露，确保卫生院机密安全。4.服务至上原则：以服务卫生院整体工作为宗旨，积极主动为各部门提供优质的文秘服务，满足工作需求。二、文件管理（一）文件的收发1.收文卫生院设立专门的文件收发岗位，负责接收各类来文。对收到的文件要进行详细登记，包括文件名称、文号、发文机关、日期、份数等信息。对紧急文件要立即呈送卫生院领导或相关部门负责人，并做好交接记录；对一般性文件，按照文件内容和性质进行分类整理，及时送相关人员阅办。2.发文各部门需要发文时，应填写发文审批单，详细注明发文事由、主送单位、抄送单位、文件内容等信息，经部门负责人审核签字后，交文秘部门。文秘部门对发文审批单及文件内容进行审核，确保文件表述准确、格式规范、符合法律法规和卫生院政策要求。审核通过后，按照发文流程进行编号、排版、印制、盖章等操作。发文完成后，文秘人员要及时将文件送达主送单位和抄送单位，并做好发文登记，记录发文日期、文号、文件去向等信息。（二）文件的传阅1.对于需要传阅的文件，文秘人员要根据文件内容确定传阅范围和顺序。一般按照领导职务高低、工作相关性等原则进行传阅。2.建立文件传阅登记制度，详细记录文件传阅时间、传阅人姓名、意见等信息。传阅过程中，传阅人要及时阅读文件，并签署个人意见，如有需要可提出批示建议。3.传阅完毕的文件，文秘人员要及时收回，检查文件是否完整，如有破损、丢失等情况要及时查明原因并报告处理。对有批示意见的文件，要按照批示要求及时进行跟踪落实，并将处理结果反馈给相关领导。（三）文件的归档与保管1.文件办理完毕后，文秘人员要及时进行归档整理。按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类编号，编制归档目录，便于查找和管理。2.卫生院设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保文件档案的安全保存。3.严格执行档案借阅制度，因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经相关领导批准后，在文秘人员陪同下到档案室查阅。借阅人不得擅自涂改、转借、复印档案，借阅完毕后要及时归还。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、完整性等情况，发现问题及时处理。同时，根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和销毁，销毁档案要严格履行审批手续，确保档案销毁过程的合规性。三、会议管理（一）会议组织1.根据卫生院工作需要，由相关部门或领导提出会议申请，填写会议申请表，注明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。2.文秘部门负责对会议申请进行审核，根据会议规模、重要程度等合理安排会议场地、通知参会人员等。对于重要会议，要提前做好会议资料准备、设备调试、会议服务等工作。3.会议通知应提前送达参会人员，通知内容要明确会议的各项信息，确保参会人员按时参加会议。对于不能参会的人员，要提前请假并说明原因。（二）会议记录1.文秘人员负责会议记录工作，记录要准确、完整、清晰。记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录方式，记录完成后要及时整理，对会议决议事项要明确责任人和完成时间，形成会议纪要初稿。3.会议纪要初稿经主持人审核后，发送给参会人员征求意见，如有修改意见及时进行调整。最终形成的会议纪要要经领导签发后，印发给相关部门和人员，并作为工作落实和检查的依据。（三）会议文件与资料管理1.会议过程中产生的各类文件、资料，如会议议程、发言稿、汇报材料等，文秘人员要及时收集整理，按照文件管理要求进行归档保存。2.对于会议中发放的资料，要做好发放登记，记录发放时间、发放对象、资料名称等信息，确保资料发放的准确性和完整性。3.定期对会议文件资料进行清理，对已无保存价值的文件资料，按照规定进行销毁处理。四、信息管理（一）信息收集与整理1.建立信息收集渠道，文秘人员要主动关注国家卫生政策法规、行业动态、卫生院内部工作进展等信息，通过网络、报纸、杂志、内部工作汇报等多种方式收集相关信息。2.各部门要及时向文秘部门报送本部门的工作信息，包括工作进展、经验做法、存在问题等。文秘人员要对收集到的信息进行筛选、分类、整理，提取有价值的信息内容。3.定期对信息进行汇总分析，形成信息简报或专题报告，为卫生院领导决策提供参考依据。（二）信息发布与共享1.卫生院内部信息发布平台由文秘部门负责管理维护，确保信息发布的及时性、准确性和安全性。2.根据信息内容和性质，确定信息发布范围和方式，重要信息经领导审核后发布，一般性信息经相关部门负责人审核后发布。3.建立信息共享机制，促进卫生院内部各部门之间的信息交流与沟通。对于涉及多个部门的工作信息，要及时在相关部门之间共享，避免信息孤岛现象。（三）信息安全管理1.严格遵守国家信息安全法律法规，加强卫生院信息系统的安全防护，防止信息泄露、被篡改或遭受网络攻击。2.对涉及卫生院机密的信息，要进行加密处理，并严格限制访问权限。文秘人员要妥善保管个人账号密码，不得随意透露给他人。3.定期对卫生院信息系统进行安全检查和评估，及时发现并解决安全隐患问题。同时，制定信息安全应急预案，确保在信息安全事件发生时能够迅速采取措施，降低损失。五、印章管理（一）印章种类与保管1.卫生院印章主要包括公章、财务专用章、法人章等。印章由文秘部门指定专人负责保管，保管人员要具备高度的责任心和保密意识。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，确保印章存放安全。（二）印章使用1.印章使用必须严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由、用印文件名称、用印时间等信息，经相关领导签字批准后，方可使用印章。2.印章使用过程中，保管人员要认真核对用印文件内容，确保用印准确无误。用印后要及时登记用印情况，记录用印时间、文件名称、用印人等信息。3.严禁在空白纸张、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要提前盖章的，须经相关领导批准，并做好登记备案，严格控制盖章后的使用范围。（三）印章的停用与销毁1.因机构变动、印章损坏等原因需要停用印章时，文秘部门要及时发布印章停用通知，并收回停用印章。2.对停用的印章要进行妥善保管，按照规定的程序进行销毁。销毁印章要填写印章销毁申请表，经相关领导批准后，在指定地点由专人监督销毁，并做好销毁记录。六、保密工作（一）保密制度1.制定卫生院保密工作制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等内容，全体员工要严格遵守保密制度规定。2.对涉及卫生院机密的文件资料、会议内容、医疗信息、财务数据等要严格保密，未经授权不得泄露给任何单位和个人。（二）保密教育与培训1.定期组织卫生院员工进行保密教育与培训活动，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、保密制度、保密工作流程等。2.对新入职员工要进行保密知识培训，使其了解卫生院保密工作要求，并签订保密承诺书。（三）保密措施1.加强对办公场所的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入涉密区域。2.对涉密文件资料要进行加密存储和传输，使用加密软件或专用存储设备，确保信息安全。3.在处理涉密文件时，要在专门的涉密场所进行，严禁在连接外网的计算机上处理涉密信息。七、工作纪律与考核（一）工作纪律1.文秘人员要严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到早退。如有特殊情况需要请假，要按照卫生院请假制度办理请假手续。2.工作期间要保持良好的工作状态，认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗、闲聊等。3.严格遵守职业道德规范，诚实守信，保守秘密，不得利用工作之便谋取私利。（二）考核评价1.建立文秘人员考核评价制度，定期对文秘人员的工作表现进行考核评价。考核内容包括工作业绩、工作态