卫生院人事档案管理制度

PAGE卫生院人事档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在卫生院人才队伍建设中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院全体在职员工及离退休人员的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集员工的各类材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对人事档案的内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：人事档案管理工作应按照规定的程序和标准进行，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案管理职责（一）人事部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、鉴别、整理、归档员工的人事档案材料。3.负责办理人事档案的查阅、借阅、转递等手续。4.负责对人事档案进行定期检查和清理，确保档案的安全和完整。5.负责向有关部门和单位提供人事档案信息服务。（二）档案管理人员职责1.认真学习和掌握人事档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、装订、保管、查阅、借阅登记等。3.负责对档案材料进行鉴别、分类、排序、编目等工作，确保档案材料的规范整齐。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。（三）各部门职责1.负责及时将本部门员工的各类人事档案材料收集整理后移交人事部门。2.协助人事部门做好人事档案的管理工作，提供必要的支持和配合。三、档案内容（一）履历材料1.员工个人基本情况登记表。2.学历学位证书、培训结业证书等复印件。3.工作经历证明材料。（二）自传材料员工撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表。2.任职期满考核材料。3.竞聘上岗、公开选拔等考核材料。4.试用期考核材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等原件及复印件。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。3.职业资格证书、执业证书等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关审批材料。2.政治历史情况审查材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系介绍信及相关材料。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书及审批表。2.荣誉称号授予文件。（八）处分材料1.受到党纪政纪处分的决定及相关材料。2.解除处分的证明材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表。2.任免文件。3.出国（境）审批表及相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.体检表。2.《干部人事档案任前审核表》。3.其他反映员工个人重要情况的材料。四、档案收集与整理（一）收集1.人事部门应定期向各部门收集员工的人事档案材料，各部门应明确专人负责此项工作，确保材料及时、准确收集。2.员工个人应主动向人事部门提交本人的各类人事档案材料，如学历学位证书、培训结业证书、奖励证书等原件及复印件。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案材料进行认真鉴别，剔除不应归档的材料。2.按照档案内容的分类，对材料进行排序、编目，确保档案材料的系统性和完整性。3.定期对档案进行装订，保持档案的整齐美观。五、档案保管（一）档案库房建设1.卫生院应设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备（如灭火器、消防栓等）、防潮设备（如除湿机等）、防虫设备（如防虫药等）、防盗设备（如监控摄像头、门禁系统等）等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.人事档案应按照员工类别、职务层次等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应编号并标明存放档案的类别。（三）档案安全管理1.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人事部门负责人审批。2.查阅档案时，必须在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取或撤换，不得擅自复制档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人事部门负责人审批。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.借阅档案时，必须在档案管理人员指定的地点进行，借阅人员不得擅自将档案带出指定地点。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取或撤换，不得擅自复制档案内容。5.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。七、档案转递(一)转递条件员工因工作调动、离职、退休等原因需要转递人事档案的，人事部门应及时办理档案转递手续。(二)转递程序1.人事部门填写《人事档案转递通知单》，并将档案材料整理齐全，密封后加盖骑缝章。2.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章后及时返回。3.人事部门应及时将档案转递情况登记在人事档案管理系统中，并将回执归档保存。八、档案信息化管理（一）建立人事档案信息管理系统1.卫生院应建立人事档案信息管理系统，将人事档案的内容录入系统，实现档案信息的电子化管理。2.档案管理人员应定期对人事档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（二）档案信息安全管理1.严格遵守国家有关档案信息安全的法律法规，加强对人事档案信息管理系统的安全防护，防止档案信息泄露。2.对人事档案信息管理系统的操作人员进行严格的权限管理，确保操作人员只能在授权范围内进行操作。3.定期对人事档案信息管理系统进行数据备份，防止数据丢失。九、档案定期审核（一）审核内容1.档案材料的真实性、完整性和规范性。2.档案内容与员工实际情况的一致性。3.档案整理和保管情况。（二）审核方式1.定期审核：每年对人事档案进行一次全面审核。2.专项审核：根据工作需要，对特定人员的人事档案进行专项审核。（三）审核结果处理1.对审核中发现的问题，档案管理人员应及时进行整改，确保档案质量。2.对存在严重问题的档案材料，应及时进行补充、更正或剔除。十、档案管理人员培训与考核（一）培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、操作技能等。（二）考核1.建立档案管理人员考核