卫生院采购内控制度

PAGE卫生院采购内控制度一、总则（一）目的为加强卫生院采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：采购流程应符合卫生院内部管理制度和财务制度要求。3.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，接受内部和外部监督。4.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保竞争机会均等。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、医务科、药剂科、设备科、后勤科等相关部门负责人。采购领导小组负责审议采购政策、重大采购项目、采购预算及采购计划，对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门1.设备科：负责医疗设备、器械等采购工作，包括制定采购计划、组织招标采购、签订采购合同、验收设备等。2.药剂科：负责药品、医用耗材的采购工作，承担药品采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、药品验收等职责。3.后勤科：负责办公用品、后勤物资等非医疗物资的采购工作，涵盖采购需求汇总、采购流程执行、物资验收等工作。（三）相关部门职责1.财务科：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，负责采购项目的财务结算和账务处理。2.医务科：根据医疗业务需求，提供专业意见，协助评估医疗设备、药品等采购项目的技术参数和质量要求。3.审计科：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购执行部门应根据卫生院年度工作计划、医疗业务发展需求以及现有物资库存情况，于每年年底前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照不同的采购类别进行分类汇总。3.采购预算需经财务科审核，确保预算的合理性和准确性，然后提交采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购执行部门在采购过程中应密切关注预算执行情况，及时反馈预算执行进度和存在的问题。财务科应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，发现偏差及时督促纠正。（三）预算调整1.因政策变化、医疗业务发展需要、市场价格波动等原因导致原采购预算无法满足实际需求时，采购执行部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目及金额，并附相关证明材料。经财务科审核、采购领导小组审批后，方可进行预算调整。四、采购流程（一）采购申请1.各科室根据实际工作需要，填写采购申请表，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交至相应的采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性、必要性以及是否在预算范围内。对于不符合要求的采购申请，应及时退回申请科室并说明原因。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、信誉状况、售后服务等方面。2.供应商评估与准入采购执行部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和审批流程。新供应商加入需提交相关资质证明文件，经采购执行部门审核、采购领导小组批准后方可准入。3.供应商关系管理采购执行部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期与供应商沟通，了解产品供应情况、质量状况以及市场动态，及时解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行评价和反馈，促进供应商不断改进服务质量。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购执行部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和其他合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购合同签订1.采购执行部门根据评标结果或谈判、询价结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经财务科、法务部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，由授权代表签字并加盖卫生院公章。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分送财务科、审计科等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。2.对于医疗设备、药品等特殊采购项目，应按照国家相关规定和行业标准进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如发现采购项目存在质量问题或数量短缺等情况，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或补货。如供应商未能按时解决问题，应按照采购合同的约定追究其违约责任。（六）采购付款1.财务科应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目是否已验收合格、合同条款是否履行、付款金额是否准确等。2.审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款时应确保资金支付安全，严格执行财务审批制度。3.采购执行部门应及时跟踪采购付款情况，与财务科保持沟通，确保采购资金的及时、准确支付。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购领导小组应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.根据风险发生概率和影响程度，对识别出的风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期评估供应商信用状况。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对供应商违约行为进行约束。与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同应对市场风险，确保供应的稳定性。2.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析采购物资的价格信息，建立价格预警机制。在采购合同中合理约定价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格。通过招标、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。3.质量风险管理严格供应商资质审核和产品质量验收，确保采购物资符合质量标准。在采购合同中明确质量保证条款和质量验收标准，对质量不合格的产品及时进行退换货处理。加强对采购人员的质量意识培训，提高其对质量问题的识别和处理能力。4.法律风险管理采购活动应严格遵守法律法规，确保采购合同合法有效。加强对采购人员的法律知识培训，提高其法律意识和风险防范能力。聘请专业法律顾问，对重大采购项目进行法律审查，避免法律纠纷。六、采购监督与审计（一）内部监督1.审计科负责对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等。2.财务科应加强对采购资金的核算和监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为。