卫生室活动档案管理制度

PAGE卫生室活动档案管理制度一、总则1.目的为加强卫生室活动档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在卫生室工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生室开展的各类活动所形成的档案管理，包括但不限于医疗服务活动、健康教育活动、预防接种活动、突发公共卫生事件应急处置活动等。3.管理原则卫生室活动档案管理遵循集中统一、分类管理、规范有序、方便利用的原则。二、档案管理职责1.卫生室负责人职责卫生室负责人为本卫生室活动档案管理工作的第一责任人，负责统筹安排档案管理工作，确保档案管理所需的人员、经费、设备等条件得到保障。2.档案管理人员职责负责卫生室活动档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。积极开展档案信息开发利用工作，为卫生室的各项工作提供支持。3.其他人员职责卫生室其他工作人员应积极配合档案管理人员做好档案的收集、整理等工作，及时将各自工作中形成的文件材料移交档案管理人员。三、档案收集1.收集范围医疗服务活动档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗文书等。健康教育活动档案：包括健康教育计划、宣传资料、讲座记录、培训教材等。预防接种活动档案：包括接种登记册、疫苗出入库记录、冷链设备运行记录等。突发公共卫生事件应急处置活动档案：包括事件报告、应急处置方案、调查处理记录、物资储备和使用记录等。其他与卫生室活动相关的文件材料，如会议记录、工作总结、表彰奖励材料等。2.收集要求各部门和工作人员应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，确保档案的完整性。收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对收集的电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。四、档案整理1.分类标准卫生室活动档案按照年度类别进行分类。类别主要包括医疗服务、健康教育、预防接种、突发公共卫生事件应急处置等。2.整理方法对收集到的文件材料进行分类、排序、编目等工作。按照档案的形成规律和内在联系，对文件材料进行系统整理，确保档案的系统性和逻辑性。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查找和利用。五、档案归档1.归档时间各部门和工作人员应在每年[具体时间]前将上一年度形成的文件材料整理归档完毕。2.归档程序档案管理人员对整理好的档案进行检查和核对，确保档案质量符合要求。将符合归档要求的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息。将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和年度顺序排列整齐。六、档案保管1.保管场所卫生室应设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.保管期限卫生室活动档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：主要包括涉及重大医疗纠纷、突发公共卫生事件应急处置的重要文件材料等。长期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括医疗服务活动中的重要病历、预防接种活动中的关键记录等。短期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的医疗文书、健康教育宣传资料等。3.档案清查档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时记录并报告处理。七、档案利用1.利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.利用方式查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经卫生室负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。借阅：因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写借阅申请表，经卫生室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。出具证明：因对外提供服务等需要出具档案证明的，档案管理人员应根据档案内容如实出具证明，并加盖卫生室公章。3.利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、利用目的、利用方式、档案名称及编号等，以便于统计和查询。八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步建立卫生室活动档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入信息化管理系统，并定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.信息安全管理加强档案信息化管理系统的信息安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对系统进行安全检查和杀毒处理，保障系统的安全稳定运行。九、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理人员应定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应由卫生室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经卫生室负责人