卫生院档案资料管理制度

PAGE卫生院档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在卫生院各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院档案资料由综合档案室集中统一管理，各科室不得自行分散保存。2.真实性原则：档案资料应如实反映卫生院各项工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存卫生院在工作过程中形成的各类档案资料，保证档案资料的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行保密管理。5.便于利用原则：档案资料的整理、分类和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案资料管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管卫生院各类档案资料，确保档案资料的安全和完整。3.建立健全档案资料检索系统，编制档案资料目录、索引等检索工具，方便档案资料的查阅和利用。4.定期对档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料提出销毁意见，按照规定程序进行销毁。5.负责档案资料的统计工作，及时准确地填报档案资料统计报表。6.组织开展档案资料的开发利用工作，为卫生院各项工作提供档案资料支持和服务。7.加强对档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。8.指导和监督各科室的档案资料管理工作。（二）各科室职责1.负责本科室档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.按照档案资料管理制度的要求，定期向综合档案室移交本科室的档案资料。3.配备兼职档案管理人员，负责本科室档案资料的日常管理工作。4.严格遵守档案资料保密制度，对本科室涉及的机密档案资料妥善保管，防止泄露。5.积极配合综合档案室做好档案资料的查阅、利用和统计等工作。三、档案资料的分类与归档（一）档案资料分类1.行政管理类：包括卫生院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.医疗业务类：包括医疗文书、病历档案、护理记录、检验检查报告、医疗统计报表、医疗质量控制资料等。3.预防保健类：包括预防接种记录、传染病报告与管理资料、健康教育资料、妇幼保健档案等。4.药品管理类：包括药品采购计划、药品出入库记录、药品不良反应报告等。5.设备管理类：包括设备购置计划、设备验收报告、设备维修记录、设备档案等。6.科研教学类：包括科研项目申报书、科研成果报告、教学计划与教案、教学评估资料等。7.其他类：包括卫生院与外部单位签订的合同协议、捐赠协议、审计报告等。（二）归档要求1.各科室应在工作结束后及时将形成的档案资料进行整理、分类，按照归档范围和保管期限的要求，编制档案资料目录，装订成册后移交综合档案室。2.归档的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.档案资料应按照分类方案进行分类整理，同一类别的档案资料应按照时间顺序或重要程度排列。4.归档的档案资料应一式两份，一份由综合档案室保管，一份由形成科室留存备查。四、档案资料的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行整理，同一文件的正件与附件、定稿与修改稿等应放在一起。2.医疗业务类档案：按照病历档案、医疗文书等分类进行整理，病历档案应按照住院病历、门诊病历等分别整理，医疗文书应按照诊断证明、处方笺等分类整理。3.预防保健类档案：按照预防接种、传染病管理等分类进行整理，各类档案应按照时间顺序排列。4.药品管理类档案：按照药品采购、出入库等环节进行整理，各类记录应按照时间顺序排列。5.设备管理类档案：按照设备购置、验收、维修等环节进行整理，各类资料应按照时间顺序排列。6.科研教学类档案：按照科研项目、教学活动等分类进行整理，各类档案应按照时间顺序排列。7.其他类档案：按照合同协议、审计报告等分类进行整理，各类档案应按照时间顺序排列。（三）编目要求1.编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案资料编号应按照分类方案进行编制，编号应具有唯一性和系统性。3.题名应准确反映档案资料的内容，简洁明了。4.日期应填写档案资料的形成日期。5.保管期限应按照国家有关规定和卫生院实际情况确定，分为永久、长期、短期三种。6.密级应按照国家有关保密规定确定，分为绝密、机密、秘密三种。五、档案资料的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案资料应分类存放，按照档案资料的编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.档案资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应定期进行备份，确保数据的安全。3.对重要的档案资料应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保护措施1.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复和复制，确保档案资料的完整性。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设备，确保档案资料的安全。4.严格遵守档案资料借阅制度，防止档案资料丢失、损坏和泄露。六、档案资料的查阅与利用（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要查阅档案资料的，可直接到综合档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅档案资料的，须持单位介绍信，经卫生院领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私的档案资料，未经本人同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案资料查阅登记表》，注明查阅目的和查阅内容。2.综合档案室工作人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间内归还档案资料，不得私自留存或转借他人。4.查阅人员如需复印或摘录档案资料，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案资料的利用应遵循保密原则，不得泄露档案资料的内容。2.利用档案资料应填写《档案资料利用登记表》，注明利用目的和利用方式。3.利用档案资料形成的成果，如论文、报告等，应注明资料来源。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和卫生院档案资料管理制度为依据，对档案资料进行鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案资料的历史、现实和未来价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定方法1.成立档案资料鉴定小组，由综合档案室负责人、相关科室负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组按照档案资料的保管期限和价值标准，对档案资料进行逐件鉴定。3.对鉴定为失去保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁审批表》，报卫生院领导批准后进行销毁。（三）销毁程序1.档案资料销毁前，应进行造册登记，注明档案资料的名称、数量、保管期限等内容。2.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。八、档案资料的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案资料统计制度，定期对档案资料的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案资料管理工作的实际情况。3.统计数据应进行分析和研究，为档案资料管理工作的决策提供依据。（二）移交