行政采购申请及审批流程模板

行政采购申请及审批流程模板一、适用范围与典型场景本流程适用于公司内部各类行政采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、固定资产（如电脑、打印机）、服务类采购（如保洁、维修）等非生产性物资及服务的采购需求。典型场景包括：新员工入职采购办公设备、部门日常消耗品补充、办公环境维护服务采购、固定资产更新换代等。不适用情形：生产原材料采购、市场推广活动物料采购（需对应专项流程）、紧急抢险采购（需启动应急采购流程）。二、操作流程详解（一）第一步：采购需求发起与申请表填写责任人：申请人（需求部门员工或指定对接人）动作说明：确认采购需求：申请人根据实际工作需要（如新部门成立、物资损耗、服务到期等），明确采购品名、规格、数量、预估单价、用途及期望到货时间。填写《行政采购申请表》：模板详见第三部分，需完整填写以下信息：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购明细：品名、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（需符合部门年度预算）；需求说明：简述采购用途、必要性及特殊要求（如品牌、质量标准）；附件：如需提供报价单、产品参数表、previous采购记录等，需一并作为申请附件。提交申请：通过OA系统或线下提交至部门负责人审批，保证信息准确无误后发起流转。（二）第二步：部门负责人初审责任人：申请部门负责人（或部门指定审批人）审批要点：需求合理性：审核采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购、过度采购等情况；预算匹配性：核对预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算需提前说明理由并附预算调整申请；急迫性判断：确认采购需求的紧急程度，非紧急需求可按正常流程推进，紧急需求（如影响办公秩序的突发维修）需标注“紧急”并同步至行政部。输出结果：审批通过后，流转至行政部；驳回需注明原因并退回申请人修改。（三）第三步：行政部合规性与必要性审核责任人：行政主管（或采购专员）审核要点：合规性检查：采购品名是否符合行政采购目录（如禁止采购与办公无关的物品）；是否存在规避招标、拆分采购等违规行为（如单笔金额超2万元需走招标流程，不得拆分为多笔小额申请）；必要性与可行性确认：核查库存：通过库存管理系统确认是否有可用闲置物资（如可调配其他部门闲置设备则无需新购）；市场调研：对新品类或大额采购（超5000元），需收集至少3家供应商报价（或提供历史采购价格对比），保证价格合理；技术参数审核：对专业设备（如投影仪、服务器），需联合技术部门确认规格参数是否符合使用需求。输出结果：审核通过后，流转至财务部；驳回需明确修改意见（如“需补充3家供应商报价”“规格参数不明确，需与技术部确认”）。（四）第四步：财务部预算与资金审核责任人：财务经理（或预算专员）审核要点：预算额度：核对采购总金额是否在部门剩余预算范围内，跨部门采购需确认分摊预算比例；资金计划：结合公司资金状况，确认采购时间是否符合资金支付计划（如季度末大额支出需提前与财务部沟通）；成本合理性：对大额采购，参考历史价格、市场价格波动情况，审核预估成本是否合理，提出优化建议（如“可批量采购降低成本”）。输出结果：审核通过后，流转至分管领导审批；预算不足需退回并要求调整采购方案或补充预算申请。（五）第五步：分级审批（按金额划分）根据采购金额，由不同层级领导审批，保证审批效率与风险控制：小额采购（≤5000元）：由行政部负责人审批；中额采购（5000元-2万元）：由分管行政副总审批；大额采购（＞2万元）：由总经理审批（需附《大额采购审批表》）。审批要点：重点审核采购的战略匹配性、投入产出比及风险控制措施。输出结果：审批通过后，行政部启动采购执行；驳回需书面说明原因，退回申请人重新规划。（六）第六步：采购执行与供应商选择责任人：行政采购专员执行步骤：供应商确定：小额采购：从《合格供应商名录》中选择1-2家比价后确定；中大额采购：通过公开招标、竞争性谈判或询价方式确定供应商（需保留比价记录、招标文件等备查）；签订采购合同：金额超5000元需签订正式合同，明确品名、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；下达订单：向供应商发出采购订单（或合同），同步告知申请人预计到货时间。（七）第七步：物资验收与入库责任人：申请人（使用部门）+行政部验收员验收流程：到货核对：供应商送货到指定地点后，申请人与行政部共同核对：数量、规格、型号是否与采购订单一致；外观是否完好、配件是否齐全；技术参数是否符合要求（如需专业检测，可联合技术部共同验收）。验收结果处理：合格：填写《物资验收单》（需申请人、验收员签字确认），同步更新库存信息；不合格：当场拒收并通知供应商退换货，同时记录问题（如“数量不符”“质量缺陷”），要求供应商3个工作日内反馈处理方案。（八）第八步：付款申请与财务结算责任人：行政采购专员+财务部操作步骤：付款资料准备：行政部收集完整资料（采购申请表、审批单、采购合同/订单、验收单、供应商发票）；提交付款申请：通过OA系统发起付款流程，附上上述资料扫描件；财务审核与支付：财务部核对资料无误后，按合同约定付款方式（如预付款30%、到货款70%）办理支付，保证发票合规（如增值税专用发票需提供税号）。三、行政采购申请表（模板）行政采购申请表申请部门申请人联系电话申请日期采购类型□办公用品□固定资产□服务类□其他预算金额元采购明细序号物品/服务名称规格型号单位12需求说明（简述采购必要性、特殊要求、期望到货时间等）附件清单□报价单□产品参数表□合同草案□其他：________审批流程部门负责人意见签字：________日期：________行政部审核意见签字：________日期：________财务部审核意见签字：________日期：________分管领导/总经理审批签字：________日期：________验收结果验收人：________日期：________□合格□不合格（不合格说明：________________）付款记录付款日期：________金额：________财务签字：________四、关键注意事项与常见问题（一）预算管理采购前需确认部门预算余额，严禁超预算或无预算采购；确需调整预算的，需提前15个工作日提交《预算调整申请表》并附详细说明。年度末（11-12月）原则上不受理大额采购申请（超5万元），避免年底突击花钱。（二）审批时效各环节审批人需在2个工作日内完成审批，紧急标注（如“加急”）的申请需4小时内响应；因审批人延误导致采购进度影响的，需追究审批人责任。（三）采购规范严禁向关联方或未经审核的供应商采购，供应商需在《合格供应商名录》内选择（名录由行政部每季度更新）；单笔金额超1万元的采购，需保留至少2家供应商的比价记录；超5万元需公开招标，招标过程需全程留痕。（四）验收与付款物资到货后3个工作日内必须完成验收，逾期未验收视为默认合格，由此产生的质量问题由申请部门承担；付款前需保证“三单匹配”（采购申请单、验收单、发票），信息不一致时财务部有权拒绝付款。（五）资料归档采购完成后，行政部需将全套资料（申请表、审批单、合同、订单、验收单、发票）整理归档，保存期限不少于3年；电子资料需至公司共享服务器，纸质资料按年度装订成册，便于审计查询。（六）常见问题处理需求变更：采购审批通过后，若需变更品名、数量或金额，需重新提交《变更申请表》并经原审批