卫生行政审批档案制度

PAGE卫生行政审批档案制度一、总则（一）目的为加强卫生行政审批档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在卫生行政审批过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生行政审批档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映卫生行政审批的全过程，数据准确、手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定卫生行政审批档案管理的具体办法和工作流程。2.负责卫生行政审批档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和处置。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为卫生行政审批及相关工作提供服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）审批部门职责1.负责本部门在卫生行政审批过程中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作，提供必要的业务指导和协助。3.严格按照档案管理规定使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.在档案利用过程中，及时反馈档案利用效果和存在的问题。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。5.负责档案管理设备的日常维护和管理，保证设备正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.卫生行政许可申请书及相关材料，包括申请人提交的各类证明文件、申请表、承诺书等。2.受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书等审批过程中形成的各类文书。3.现场审查记录、检测报告、专家评审意见等与审批相关的文件材料。4.行政许可决定书、送达回执等审批结果文件。5.其他与卫生行政审批有关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.审批部门应在卫生行政审批事项办结后[X]个工作日内，将相关文件材料收集齐全，并进行初步整理，移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照卫生行政审批的流程和类别进行分类整理，便于查找和利用。3.区分不同保管期限，将档案分为永久、长期、短期三类进行整理。（四）整理方法1.分类：按照卫生行政许可的类别，如医疗机构设置审批、执业医师注册审批、公共场所卫生许可等进行一级分类；在每一类下，再根据审批流程的不同环节进行二级分类，如申请受理、审查、决定等。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应打印成册，并建立电子目录，方便检索。4.装订：对纸张规格统一、内容相对完整的档案材料进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及重大卫生行政许可事项、具有重要历史价值和查考利用价值的档案，如重大传染病防控相关许可档案、涉及公共卫生安全的大型项目审批档案等，应永久保管。2.长期保管：一般卫生行政许可事项的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：临时性、阶段性卫生行政许可事项的档案，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。档案应分类上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案：应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据检查和维护，确保数据的完整性和可用性。电子档案应按照与纸质档案相对应的分类方法进行存储和管理，建立电子档案目录和索引，方便检索。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的消防器材和安全防护设备，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本公司/组织档案管理制度，确保档案利用合法、合规、安全。2.档案利用应遵循保密原则，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。3.档案利用应本着方便工作、提高效率的原则，为卫生行政审批及相关工作提供及时、有效的服务。（二）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、行政复议机关等依法查阅档案。4.申请人因自身权益需要查阅与其相关的卫生行政审批档案。（三）利用程序1.内部查阅：本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案，并做好查阅记录。2.内部借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时应保证档案完好无损。3.外部查阅：上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。司法机关、行政复议机关等依法查阅档案的，应按照法定程序办理查阅手续，档案管理部门应积极配合。4.申请人查阅：申请人因自身权益需要查阅与其相关的卫生行政审批档案的，应提交有效身份证明和相关证明材料，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅内容仅限于与申请人相关的部分，不得查阅其他无关档案。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批意见、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、审批部门业务骨干、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案是否已失去保存价值，包括档案内容是否已过时、是否已被新的文件替代等。2.档案的完整性和准确性，如档案材料是否齐全、签字盖章是否完备、数据是否准确等。3.档案的密级情况，对于涉及保密内容的档案，应按照保密规定进行鉴定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，提出档案的存毁意见。3.鉴定小组形成鉴定报告，经公司/组织负责人批准后，作为档案销毁的依据。（五）销毁程序1.对已批准销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、数量、销毁原因