卫生材料采购验收制度

PAGE卫生材料采购验收制度一、总则1.目的为加强公司卫生材料采购验收管理，确保所采购的卫生材料符合质量要求，保障公司业务正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有卫生材料的采购验收活动，包括但不限于医用敷料、一次性使用无菌医疗器械、医用卫生用品等。3.职责分工采购部门：负责卫生材料的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保采购的卫生材料符合采购要求。质量控制部门：负责制定卫生材料验收标准，对采购的卫生材料进行质量验收，出具验收报告，对不合格品进行判定和处理。仓库管理部门：负责卫生材料的入库、存储和发放工作，协助质量控制部门进行验收工作，并对验收合格的卫生材料办理入库手续。使用部门：负责提出卫生材料的采购需求，参与验收工作，对验收合格的卫生材料进行使用，并反馈使用过程中发现的质量问题。二、采购管理1.供应商选择资质审查：采购部门应选择具有合法资质的供应商，对供应商的营业执照、医疗器械生产许可证或经营许可证、产品注册证等相关资质文件进行审查，并留存复印件备案。实地考察：对于新供应商或重要卫生材料供应商，采购部门应进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务等情况，评估供应商的综合实力。供应商评估：采购部门应定期对供应商进行评估，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行评分，对于评分较低的供应商，应采取相应的措施，如警告、暂停供货、取消合作等。2.采购合同签订合同条款：采购合同应明确采购的卫生材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保合同条款清晰、明确、合法。质量条款：采购合同应明确卫生材料的质量标准，如国家标准、行业标准、企业标准等，并约定质量验收的方法、程序和期限。违约责任：采购合同应明确双方的违约责任，对于供应商提供的卫生材料不符合质量要求或未按时交货等情况，应约定相应的违约责任，以保障公司的合法权益。3.采购订单下达订单内容：采购部门应根据采购合同和使用部门的需求，下达采购订单，采购订单应明确采购的卫生材料名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等内容。订单审核：采购订单下达前，应进行审核，确保订单内容准确无误，符合采购合同和公司要求。审核通过后，采购订单方可生效。订单跟踪：采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购订单执行过程中出现的问题，应及时协调解决。三、验收管理1.验收标准制定国家标准：质量控制部门应根据国家相关法律法规和行业标准，制定卫生材料的验收标准，确保验收标准符合国家要求。企业标准：对于国家没有明确标准的卫生材料，质量控制部门应制定企业标准，作为验收的依据。企业标准应高于国家标准和行业标准，确保公司采购的卫生材料质量可靠。验收标准更新：质量控制部门应定期对验收标准进行更新，确保验收标准符合国家法律法规和行业标准的变化，以及公司业务发展的需要。2.验收准备资料准备：质量控制部门应收集采购合同、采购订单、产品合格证、质量检验报告等相关资料，作为验收的依据。人员准备：质量控制部门应安排熟悉卫生材料验收业务的人员进行验收工作，确保验收人员具备相应的专业知识和技能。场地准备：仓库管理部门应提供合适的验收场地，确保验收工作能够顺利进行。验收场地应具备必要的照明、通风、防潮、防虫等条件。3.验收程序数量验收：仓库管理部门应根据采购订单和送货单，对卫生材料的数量进行验收，确保数量准确无误。外观验收：质量控制部门应检查卫生材料的外观质量，包括包装、标识、规格型号、色泽、形状等，确保外观符合要求。质量验收：质量控制部门应按照验收标准，对卫生材料的质量进行检验，包括物理性能、化学性能、微生物限度等，确保质量符合要求。验收记录：验收人员应填写验收记录，记录验收的卫生材料名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收结果等信息。验收记录应真实、准确、完整，并由验收人员签字确认。4.验收结果处理合格处理：对于验收合格的卫生材料，质量控制部门应出具验收报告，仓库管理部门应办理入库手续，并将卫生材料存放在指定的仓库区域。不合格处理：对于验收不合格的卫生材料，质量控制部门应出具不合格报告，采购部门应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等。对于不合格的卫生材料，应进行标识、隔离，防止不合格品流入使用环节。整改措施：对于验收过程中发现的问题，质量控制部门应分析原因，制定整改措施，防止类似问题再次发生。整改措施应包括对供应商的管理、采购合同的完善、验收标准的修订等方面。四、入库管理1.入库手续办理入库单填写：仓库管理部门应根据验收报告，填写入库单，入库单应明确卫生材料的名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。入库单审核：入库单填写完成后，应进行审核，确保入库单内容准确无误，符合验收报告和公司要求。审核通过后，入库单方可生效。入库操作：仓库管理部门应根据入库单，将验收合格的卫生材料办理入库手续，存放在指定的仓库区域，并按照规定进行标识和管理。2.库存管理库存盘点：仓库管理部门应定期对卫生材料进行库存盘点，确保库存数量准确无误。库存盘点应包括账实核对、账账核对等内容，对于盘盈、盘亏的情况，应及时查明原因，进行处理。库存标识：仓库管理部门应按照规定对卫生材料进行标识，标识应包括卫生材料的名称、规格型号、数量、生产日期、保质期等信息。对于有特殊要求的卫生材料，应进行特殊标识。库存环境管理：仓库管理部门应保持仓库环境整洁、通风、防潮、防虫等条件，确保卫生材料的质量不受影响。对于有特殊储存要求的卫生材料，应按照规定进行储存。五．使用管理1.使用需求申请使用部门应根据业务需要，提前向采购部门提出卫生材料的使用需求申请，使用需求申请应明确卫生材料的名称、规格型号、数量、使用时间等信息。2.使用审批采购部门应根据使用需求申请，进行审核，确保使用需求合理、必要。审核通过后，采购部门应下达采购订单，安排采购工作。3.使用过程监督使用部门应按照规定使用卫生材料，确保使用过程安全、有效。质量控制部门应定期对使用部门的卫生材料使用情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。4.使用后处理使用部门应按照规定对使用后的卫生材料进行处理，如销毁、回收等。对于一次性使用无菌医疗器械，应按照规定进行毁形、消毒处理，防止重复使用。六、不合格品管理1.不合格品识别质量控制部门在验收过程中发现的不合格品，以及使用部门在使用过程中发现的不合格品，应及时进行识别和标识。2.不合格品隔离对于识别出的不合格品应进行隔离，防止不合格品与合格品混淆。隔离区域应设置明显的标识，并有专人负责管理。3.不合格品评审质量控制部门应组织相关部门对不合格品进行评审，分析不合格品产生的原因，确定不合格品的处理方式。4.不合格品处理根据不合格品评审结果，采购部门应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等。对于不合格的卫生材料，应进行标识、隔离，防止不合格品流入使用环节。5.不合格品记录质量控制部门应建立不合格品记录档案，记录不合格品的名称、规格型号、数量、供应商、不合格原因、处理方式等信息。不合格品记录档案应保存一定期限，以备查阅。七、监督检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对卫生材料采购验收制度的执行情况进行审计，检查采购、验收、入库、使用等环节是否符合制度要求，发现问题及时提出整改意见。2.定期检查质量控制部门应定期对卫生材料的质量进行检查，确保采购的卫生材料质量符合要求。检查内容包括卫生材料的外观、质量、标识等方面。3.不定期抽查公司管理层应不定期对卫生材料采购验收制度的执行情况进行抽查，了解制度的执行效果，发现问题及时解决。八、培训与考核1.培训计划人力资源部门应制定卫生材料采购验收制度的培训计划，定期组织采购、质量控制、仓库管理、使用等部门的人员进行培训，确保相关人员熟悉制度要求，掌握验收技能。2.培训内容培训内容应包括卫生材料采购验收制度、验收标准、验收方法、不合格品处理等方面的知识和技能。3.考核评估人力资源部门应定期对参加培训的人员进行考核评估，考核评