供水卫生管理档案制度

PAGE供水卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强供水卫生管理，规范供水卫生管理档案工作，保障供水安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司[公司名称]所涉及的供水设施建设、运行、维护及相关卫生管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映供水卫生管理工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与供水卫生管理相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档、保管和利用等环节应符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定。4.保密性原则：对涉及公司机密、用户隐私等敏感信息的档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善供水卫生管理档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，对档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、检索、利用等工作。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.各部门负责本部门在供水卫生管理工作中形成的文件、资料的收集、整理，并按规定定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。3.在档案利用过程中，严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、检索、利用等，确保档案的完整、准确和安全。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司的供水卫生管理决策提供支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.供水设施规划、设计、建设相关文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计图纸、施工方案等。2.供水设施运行管理文件，如操作规程、维护记录、水质检测报告、设备运行日志等。3.卫生管理文件，包括卫生许可证、从业人员健康证明、卫生管理制度、消毒记录、水质监测报告等。4.应急管理文件，如应急预案、应急演练记录、突发事件处理报告等。5.与供水卫生管理相关的其他文件、资料，如用户投诉处理记录、上级部门检查反馈意见等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、设施建设类、运行管理类、卫生管理类、应急管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.对归档的档案应编制归档清单，双方签字确认。（二）保管期限1.供水卫生管理档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括供水设施建设的重要文件、卫生许可证、应急预案等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括设备运行记录、水质检测报告等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性的文件、资料等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案库房应设置专门的档案架、柜，对档案进行分类存放，并建立档案索引，便于查找。（四）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、更新存储设备等。3.根据档案的保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保管或销毁。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用。2.档案利用应服务于公司的供水卫生管理工作，为决策、管理、技术支持等提供依据。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门公章，并注明用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.使用档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。3.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.鉴定工作应在档案管理部门负责人的组织下，由相关业务人员和档案管理人员共同进行。（二）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。2.档案的完整性、准确性、系统性是否符合要求。3.档案的密级是否需要调整或解密。（三）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人和公司主管领导批准后，方可进行