卫生单位内勤管理制度

PAGE卫生单位内勤管理制度一、总则（一）目的为加强本卫生单位内勤管理，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生单位内勤部门全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及卫生行业相关标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，加强部门间协作，提高整体工作效率。3.服务至上原则：以内勤服务为核心，为单位各部门及患者提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）内勤主管职责1.负责内勤部门的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调内勤部门与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通。3.审核各类文件、报表，对重要事项及时向上级汇报。4.组织内勤人员的培训与考核，提高团队整体素质。（二）文件管理岗位职责1.负责单位各类文件的收发、登记、传阅、归档工作。2.定期对文件进行整理、分类，确保文件存放有序，并便于查阅。3.做好文件的保密工作，防止文件丢失、泄露。4.按照规定的保管期限，对文件进行妥善保管，期满后按程序进行销毁。（三）档案管理岗位职责1.建立健全档案管理制度，负责单位各类档案的收集、整理、归档和保管。2.对档案进行分类编号，编制检索工具，方便档案的查询利用。3.做好档案的安全保护工作，防止档案损坏、变质和丢失。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。（四）办公用品管理岗位职责1.制定办公用品采购计划，根据实际需求合理采购办公用品。2.负责办公用品的入库、保管、发放工作，建立办公用品台账。3.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物品，避免浪费。4.对办公用品的使用情况进行监督检查，倡导节约使用办公用品。（五）会议组织岗位职责1.根据会议安排，负责会议场地的布置、设备调试等准备工作。2.通知参会人员，做好会议签到、记录工作。3.会议结束后，及时整理会议资料，撰写会议纪要，并按要求进行传达和归档。4.负责会议相关费用的报销审核工作。（六）信息传达岗位职责1.负责接听单位电话，及时准确传达各类信息。2.做好电话记录，对重要信息及时向相关人员汇报。3.负责单位内部通讯设备的管理和维护，确保通讯畅通。4.协助其他岗位做好信息传递工作，保证工作衔接顺畅。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文接收外部文件时，应认真核对文件的名称、份数、日期等信息，并进行登记。将文件及时送呈内勤主管批阅，根据批示进行传阅或办理。2.发文各部门起草文件后，交内勤部门进行审核。内勤主管审核通过后，进行编号、排版、打印，并加盖单位印章。将文件发放至相关部门，并做好发放记录。3.文件归档文件办理完毕后，按照档案管理要求进行分类整理。定期将文件移交档案管理岗位进行归档保存。（二）档案管理流程1.档案收集各部门应及时将本部门形成的档案资料移交至档案管理岗位。档案管理岗位对收集到的档案资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性。2.档案整理根据档案分类标准，对档案资料进行分类、编号、编目。对破损、褪色的档案进行修复和裱糊，确保档案的质量。3.档案归档将整理好的档案资料装入档案盒，按照编号顺序排列上架。建立档案检索目录，方便档案的查询利用。4.档案查阅内部人员查阅档案时，需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理岗位查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理岗位，并做好查阅记录。5.档案销毁对超过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理岗位提出销毁申请。经单位领导批准后，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。（三）办公用品管理流程1.采购计划制定办公用品管理岗位每月末根据各部门的使用情况和库存数量，制定下月办公用品采购计划。采购计划应报内勤主管审核，经单位领导批准后实施。2.采购根据批准的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照合同约定进行，确保办公用品的质量和价格合理。3.入库办公用品到货后，应及时进行验收，核对数量、规格、质量等信息。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，并将办公用品存放至指定仓库。4.发放各部门根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到办公用品管理岗位领取。办公用品管理岗位按照申请表发放办公用品，并做好发放记录。5.盘点每月末对办公用品库存进行盘点，核对实际库存数量与台账记录是否一致。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。（四）会议组织流程1.会议筹备根据会议需求，确定会议时间（提前通知参会人员）、地点、参会人员名单等。安排会议场地，准备会议所需的设备、资料、文具等。通知参会人员会议相关信息，确保参会人员按时参加会议。2.会议实施会议开始前，检查会议设备是否正常运行，签到表、会议资料是否准备齐全。在会议过程中，做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决议事项及责任人等。维持会议秩序，确保会议顺利进行。3.会议结束会议结束后，及时清理会议场地，归还借用的设备和物品。整理会议资料，撰写会议纪要，并经内勤主管审核后，发送给参会人员及相关部门。对会议费用进行报销审核，按照规定办理报销手续。（五）信息传达流程1.电话接听接听电话时应使用礼貌用语，自报单位名称和部门。认真倾听对方讲话，准确记录重要信息，并及时向相关人员传达。2.信息传递将电话记录或其他信息及时传递给相关人员，并做好交接记录。对于紧急信息，应立即通知相关人员，并跟踪处理情况。3.通讯设备管理定期对单位内部通讯设备进行检查和维护，确保设备正常运行。及时处理通讯设备故障，保障通讯畅通。四、工作纪律（一）考勤制度1.内勤人员应严格遵守单位的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定的程序办理请假手续，经批准后方可离岗。3.内勤主管负责对考勤情况进行监督检查，每月统计考勤结果，并进行公示。（二）工作纪律1.遵守单位的各项规章制度，服从工作安排，不得推诿、扯皮。2.严格遵守工作流程，确保各项工作准确无误。3.保守单位机密，不得泄露工作中知悉的单位内部信息和患者隐私。4.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天等。（三）廉洁自律1.内勤人员应廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购、会议组织等工作中，应严格遵守相关规定，杜绝不正当交易。五、培训与考核（一）培训计划1.内勤主管应根据内勤人员的岗位需求和业务水平，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间等，确保培训工作具有针对性和实效性。（二）培训内容1.法律法规及行业标准培训，提高内勤人员的法律意识和业务素养。2.业务知识培训，如文件管理、档案管理、办公用品管理等，提升工作技能。3.沟通技巧、团队协作等综合素质培训，增强内勤人员的服务意识和团队凝聚力。（三）培训方式1.内部培训：由内勤主管或业务骨干进行授课，分享工作经验和业务知识。2.外部培训：根据工作需要，选派内勤人员参加外部专业培训课程或讲座。3.在线学习：利用网络平台，组织内勤人员学习相关业务知识和技能。（四）考核制度1.建立内勤人员考核制度