服装公司销售合同规范制度(规定)

服装公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、联合国国际货物销售合同公约（CISG）、国际商会国际销售合同示范法（CISG）等国内法律法规、行业标准和国际公约制定，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范服装公司销售合同全生命周期管理，防范合同履约风险，提升合同审批与执行效率，保障公司合法权益，支撑国际化经营战略。当前公司销售合同管理存在流程分散、风险识别不足、审批效率低下、跨国业务合规性欠缺等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现合同管理的标准化、规范化、数字化与国际化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及销售业务的活动，包括但不限于国内及国际货物销售合同、代理协议、渠道合作协议等。适用对象包括销售部、法务部、财务部、内控部、供应链部等相关部门及岗位，涵盖正式员工、外包团队及合作单位。例外场景包括小额即时合同（金额低于人民币1万元的紧急采购合同）、内部调拨协议等，需经总经理特别授权后方可豁免部分审批流程。重大合同（金额超过人民币500万元或涉及海外市场）的审批需提交董事会审议。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保合同条款合法有效。

1.3.2权责对等原则：明确各部门及岗位的合同管理职责，权责边界清晰。

1.3.3风险导向原则：重点关注高风险合同条款，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化审批流程，利用数字化工具提升合同管理效率。

1.3.5持续改进原则：定期复盘合同管理流程，动态调整制度以适应业务变化。

1.3.6平等自愿原则：尊重合同相对方权利，确保合同条款公平合理。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，处于基础性制度之下、业务流程制度之上。与《公司财务管理制度》《公司内控手册》《公司合规管理规范》等制度形成协同，合同金额超出人民币100万元的需同时遵循财务授权规定。若制度条款与上级制度冲突，以本制度为准，并需提交内控部进行合规性评估。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会决策、总经理统筹、法务合规监督、业务部门执行、内控部制衡”的层级设计。董事会负责重大合同审批与风险战略决策；总经理办公会统筹年度合同预算与审批权限配置；法务部承担合同条款合规性审查；内控部实施全流程监督；销售部、财务部等部门按职责分工执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度合同管理战略及重大合同（金额超人民币2000万元或涉及并购重组）的最终决策。

2.2.2董事会：审批年度合同授权体系、重大风险防控措施及海外合同准入策略。

2.2.3总经理办公会：审批金额介于人民币100万元至2000万元之间的合同，及季度合同执行报告。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：负责合同草案起草、客户谈判及履约跟踪，每笔合同需经业务经理、区域总监双签确认。

2.3.2法务部：审查合同法律效力、合规性及争议解决条款，高风险条款需出具风险评估报告。

2.3.3财务部：审核合同金额、收款方式及信用额度，配合法务部进行财务合规性审查。

2.3.4内控部：抽查合同审批流程、执行标准及信息系统操作记录，嵌入“合同审批双人复核”“重大合同履约率监控”等内控环节。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：通过季度检查、年度审计评估合同管理有效性，重点关注“合同评审机制”“违约责任条款完整性”“信息系统数据准确性”等关键控制点。

2.4.2审计部：对金额超人民币500万元的合同实施专项审计，核查是否存在利益输送或审批舞弊。

2.4.3合规部：定期比对目标市场法律更新，修订合同模板及风险提示清单。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会”，由销售部牵头，法务部、财务部、内控部参与，解决跨部门争议。重大涉外合同需增设属地法律顾问会审环节，通过OA系统实现信息共享。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1合同签订及时率≥98%（以系统录入日期为准）

3.1.2合同审批时效≤3个工作日（含法务审核时间）

3.1.3合同履约率≥97%（按金额加权计算）

3.1.4合同争议发生率≤0.5%（按金额计算）

统计口径以ERP系统合同模块数据为准，财务部每月汇总并通报至总经理办公会。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化：制定《标准销售合同模板库》，区分国内/国际、现金/赊销等类型，高/中/低风险条款分别标注（高风险条款如“不可抗力免责”“知识产权归属”需法务部强制审核）。

3.2.2风险控制点及措施：

（1）高风险点：金额超人民币500万元的合同需附第三方信用评估报告（责任主体：财务部）；

（2）中风险点：合同签订前需完成客户信用评级（责任主体：销售部）；

（3）低风险点：金额低于人民币10万元的合同可由业务经理单签（责任主体：销售部）。

3.2.3行业适配要求：针对快时尚市场制定“快速反应合同条款”，如“补货周期不超过48小时”等特殊约定。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（合同拟定-审批-履行-归档），结合PDCA持续改进模型。

3.3.2管理工具：

（1）ERP系统：自动校验金额、收款条件等数据逻辑；

（2）CRM系统：记录客户合同历史及信用变化；

（3）OA系统：实现合同电子签章及流程追踪。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：销售部录入合同基本信息，包括客户信息、金额、付款条件、交货方式等，系统自动触发法务部预审。

4.1.2审核阶段：法务部审查法律合规性，财务部审核资金安排，销售部补充商务条款，各环节需在系统中留痕。

4.1.3执行阶段：合同正式签署后，销售部录入ERP系统并同步至财务部收款跟踪。

4.1.4归档阶段：纸质合同由法务部扫描归档至电子文档库，电子版由销售部上传至OA流程管理模块。

4.2子流程说明

4.2.1逾期审批处理：审批超期自动预警，审批人需在2小时内说明原因并继续审批，否则系统自动移交上一级。

4.2.2异议合同协调：合同相对方提出异议的，由销售部协调法务部在5个工作日内提出解决方案。

4.3流程关键控制点

4.3.1双重校验：法务部对金额超人民币300万元的合同需出具《合同风险分析表》（责任主体：法务部）；

4.3.2交叉复核：内控部每月抽查10%合同，核对系统审批记录与实际操作是否一致（责任主体：内控部）。

4.4流程优化机制

每年11月开展全流程模拟测试，结合业务部门反馈优化审批节点。数字化工具使用率低于80%的流程优先改造。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额授权：

（1）金额≤人民币50万元：销售部经理单签；

（2）人民币50万元＜金额≤人民币200万元：销售总监+财务总监双签；

（3）金额＞人民币200万元：需经法务副总审批。

5.1.2岗位层级：

（1）专员级：仅可处理金额≤人民币10万元的合同；

（2）主管级：可审批金额≤人民币50万元的合同；

（3）总监级：可审批金额≤人民币200万元的合同。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：金额≤人民币50万元的合同由销售部经理审批；

5.2.2审批时效：系统自动计时，超时触发邮件催办；

5.2.3越权限制：审批人不得将权限下放至非授权人员。

5.3授权与代理机制

正式授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年。临时代理需经直属上级书面批准，并附授权书扫描件。

5.4异常审批流程

紧急合同需通过“加急审批通道”，审批人需在审批意见中说明理由，并同步抄送内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报规范：合同关键条款需逐项勾选或填写，不得留空；

6.1.2痕迹留存要求：系统操作日志、纸质合同扫描件均需归档至电子文档库。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽检30份合同，核查是否存在“审批缺章”“条款遗漏”等问题；

6.2.2专项监督：针对东南亚市场合同开展合规性专项检查，重点核查是否适配当地《电子合同法》。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于2次，专项审计每年第三季度实施；

6.3.2审计重点：金额超人民币1000万元的合同需进行全流程审计。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《合同管理执行报告》，内容包含：已签订合同金额、审批超期数量、风险预警事项、整改措施完成率等。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1关键指标权重：

（1）合同审批时效：30%；

（2）合同履约率：40%；

（3）合规差错率：30%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：季度考核与年度考核结合；

7.2.2评估方法：数据统计（ERP系统）+现场访谈（销售部）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改，并提交董事会备案。

7.4持续改进流程

基于评估结果制定《年度合同管理改进计划》，由法务部牵头实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

（1）提前完成重大合同签订的团队；

（2）发现重大合同漏洞并避免损失的员工。

8.1.2奖励标准：精神奖励为主，年度奖金不超过当月工资的50%。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：合同条款填写不完整；

8.2.2较重违规：审批超期未说明原因；

8.2.3严重违规：伪造合同条款。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣除当月奖金；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：调查取证→书面告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提交申诉，复议结果需在收到申诉后5个工作日内公布。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对海外合同违约，制定《合同争议应急响应手册》，明确仲裁/诉讼管辖地选择规则。

9.2例外情况处理

例外处理需经法务副总审批，并附《例外处理风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

重大合同纠纷需由法务部牵头，配合公关部制定《危机公关预案》，适配目标市场法律环境。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见报总经理审批后公布。

10.2相关制度索引

1.《公司财务管理制度》（文号：财管〔2023〕05号）

2.《公司内控手册》（文号：内控规〔2023〕02号）

10.3修订与废止程序

制度修订需经总经理办公会审议，重大修订提交董事会批准。废止制度需公告并归档。

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