明空报销财务制度

PAGE明空报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金的合理使用和财务安全，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本报销财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司业务需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定，严禁违规报销。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关领导审批。2.费用申请表应经部门负责人审核同意后，报分管领导审批。对于重大费用支出，还需报总经理审批。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照公司要求进行整理和粘贴。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款单位公章。3.员工应在费用申请表审批通过后，按照规定的报销时间，将报销凭证及费用申请表一并提交至财务部门。4.财务部门收到报销凭证后，应进行认真审核，审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性、完整性，费用是否符合公司规定的报销范围和标准等。5.对于审核通过的报销凭证，财务部门应按照公司规定的报销流程进行支付，并将报销款项支付至员工指定的银行账户。（三）报销审批1.部门负责人应对本部门员工的报销申请进行审核，审核内容包括费用的真实性、合理性、必要性等，并签署审核意见。2.分管领导应对分管部门员工的报销申请进行审批，审批内容包括费用的合规性、合理性等，并签署审批意见。3.总经理应对重大费用支出的报销申请进行审批，审批内容包括费用的必要性、合规性等，并签署审批意见。（四）报销支付1.财务部门应在报销凭证审核通过后，按照公司规定的报销流程进行支付。2.报销款项原则上应通过银行转账方式支付至员工指定的银行账户，特殊情况需要现金支付的，应经财务负责人批准。3.财务部门应及时记录报销支付情况，并定期与员工核对报销款项的支付情况。三、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船、汽车等交通工具的费用，按照公司规定的标准报销。乘坐飞机经济舱的，按照实际票价报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，按照实际票价报销；乘坐火车硬卧、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱、汽车等交通工具的，按照票价的一定比例报销。因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车商务座的，需经总经理批准。2.住宿费用员工因公务出差的住宿费用，按照公司规定的标准报销。一般地区的住宿标准为[X]元/天，特殊地区的住宿标准为[X]元/天。住宿费用应提供正规发票，并注明住宿日期、人数、单价等信息。3.餐饮补贴员工因公务出差的餐饮补贴，按照公司规定的标准发放。一般地区的餐饮补贴标准为[X]元/天，特殊地区的餐饮补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴无需提供发票，按照出差天数计算发放。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等费用。2.业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性、合规性原则。3.业务招待费的报销应提供正规发票，并注明招待日期、招待对象、招待事由、费用金额等信息。4.业务招待费的报销标准为：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元以上的，需经分管领导审批；单次招待费用在[X]元以上的，需经总经理审批。（三）办公用品及设备购置费用1.办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等物品；设备购置是指公司购置办公设备、电脑、打印机、复印机等固定资产。2.办公用品及设备购置应按照公司规定的采购流程进行，由行政部门统一采购或经行政部门批准后由各部门自行采购。3.办公用品及设备购置费用的报销应提供正规发票，并注明购置日期、购置物品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。4.办公用品及设备购置费用的报销标准为：单次购置费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次购置费用在[X]元以上的，需经分管领导审批；单次购置费用在[X]元以上的，需经总经理审批。（四）通讯费用1.通讯费用是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具而发生的费用。2.通讯费用的报销标准为：按照员工的职级和工作需要，设定不同的报销额度。具体标准如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月基层员工：[X]元/月3.通讯费用应提供正规发票，并注明通讯号码、费用期间、费用金额等信息。4.通讯费用的报销应按照公司规定的报销流程进行，经部门负责人审核后报财务部门审批。（五）培训费用1.培训费用是指公司为员工提供培训课程、参加外部培训等而发生的费用。2.培训费用应按照公司规定的培训计划进行安排，由人力资源部门统一组织或经人力资源部门批准后由各部门自行组织。3.培训费用的报销应提供正规发票，并注明培训日期、培训内容、培训地点、培训费用金额等信息。4.培训费用的报销标准为：单次培训费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次培训费用在[X]元以上的，需经分管领导审批；单次培训费用在[X]元以上的，需经总经理审批。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称及规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。2.发票应加盖发票专用章，发票专用章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补、刮擦等，如有错误应重新开具。4.发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。（二）收据1.收据必须是由财政部门统一印制的正规收据，收据内容应真实、完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、收款项目、金额、交款人姓名等信息。2.收据应加盖财务专用章或收款单位公章，财务专用章或收款单位公章应清晰、完整，与收款单位名称一致。3.收据不得涂改、挖补、刮擦等，如有错误应重新开具。4.收据应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖财务专用章或收款单位公章。（三）清单1.清单应是由销售方提供的正规清单，清单内容应真实、完整、准确，包括清单名称、清单号码、开票日期、销售方名称、购买方名称、货物或应税劳务、服务名称及规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。2.清单应加盖销售方发票专用章，发票专用章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.清单不得涂改、挖补、刮擦等，如有错误应重新开具。4.清单应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖销售方发票专用章。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证及费用申请表一并提交至财务部门。（二）差旅费报销员工应在出差返回后[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证及费用申请表一并提交至财务部门。（三）其他费用报销其他费用报销的时间规定按照公司相关规定执行。六、报销审批权限（一）部门负责人部门负责人负责审核本部门员工的报销申请，审核内容包括费用的真实性、合理性、必要性等，并签署审核意见。（二）分管领导分管领导负责审批分管部门员工的报销申请，审批内容包括费用的合规性、合理性等，并签署审批意见。（三）总经理总经理负责审批重大费用支出的报销申请，审批内容包括费用的必要性、合规性等，并签署审批意见。七、财务审核要点（一）报销凭证的真实性审核报销凭证是否真实、合法、有效，发票是否加盖发票专用章，收据是否加盖财务专用章或收款单位公章。（二）报销费用的合理性审核报销费用是否符合公司业务需要，是否具有合理性和必要性，是否存在铺张浪费现象。（三）报销标准的合规性审核报销费用是否符合公司规定的报销范围和标准，是否存在超标准报销的情况。（四）报销流程的完整性审核报销流程是否完整，是否按照公司规定的审批流程进行审批，审批意见是否齐全。八、违规处理（一）违规行为1.提供虚假报销凭证，骗取公司报销款项的。2.报销费用不符合公司规定的报销范围和标准，超标准报销的。3.未经审批擅自报销费用的。4.报销流程不完整，未按照公司规定的审批流程进行审批的。5.其他违反公司报销财务制度的行为。（二）处理措施1.对于违规行为，公司