金融报销财务制度

PAGE金融报销财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织的金融报销行为，加强财务管理，确保公司/组织资金的合理使用，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工在执行与金融活动相关业务时所产生的费用报销。3.基本原则合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定，确保每一笔报销都有合法合规的依据。真实性原则：报销所提供的票据、凭证等必须真实反映业务发生的实际情况，不得虚报、瞒报。合理性原则：费用报销应符合公司/组织的经营活动需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的开支。及时性原则：员工应在业务发生后及时进行报销申请，确保财务数据的及时性和准确性，便于公司/组织进行财务核算和资金管理。二、报销流程1.费用发生员工在进行与金融活动相关的业务时，应按照公司/组织的规定和实际业务需求，合理控制费用支出。确保所产生的费用与业务活动直接相关，且符合公司/组织的利益。2.填写报销单费用发生后，员工应及时填写《金融报销单》。报销单应清晰、准确地填写各项信息，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等。对于涉及多张票据的报销，应按照票据类别和金额分别填写明细，并在报销单上注明每张票据的用途和对应的金额。3.粘贴票据将与报销费用相关的原始票据整齐地粘贴在《粘贴单》上。粘贴时应注意票据的方向一致，便于审核人员查看。对于较大的票据或凭证，可进行折叠，但应保持票面信息完整、清晰可见。每张票据都应在粘贴单上注明与报销单对应的项目和金额，确保票据与报销内容一一对应。4.部门负责人审批报销单填写完整并粘贴好票据后，提交给部门负责人进行审批。部门负责人应根据业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核。如发现问题，应及时与报销人沟通核实，并在报销单上签署审批意见。对于不符合规定或不合理的报销申请，部门负责人有权拒绝审批，并向报销人说明原因。5.财务审核经部门负责人审批后的报销单，提交至财务部门进行审核。财务人员主要审核报销凭证的合法性、真实性、完整性以及报销金额的准确性。检查报销票据是否符合国家法律法规和公司/组织的规定，如发票是否真实有效、印章是否齐全、内容是否与报销事项相符等。核对报销金额与业务实际发生金额是否一致，计算是否准确，是否存在超标准报销等情况。对于不符合财务规定的报销申请，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至符合要求为止。6.授权审批人审批根据公司/组织的授权审批制度，财务审核通过的报销单提交给相应的授权审批人进行最终审批。授权审批人应综合考虑公司/组织的财务状况、资金安排以及报销事项的重要性等因素，对报销申请进行全面审查。对于重大金额的报销或涉及特殊业务的报销，授权审批人有权进行进一步的调查核实，确保报销决策的合理性和准确性。7.报销支付经授权审批人审批通过的报销申请，由财务部门按照公司/组织的资金支付流程进行支付。对于符合支付条件的报销款项，财务人员应及时安排资金支付，确保报销人能够按时收到款项。支付方式可根据公司/组织的实际情况和报销人的需求进行选择，如银行转账、现金支付等。在支付过程中，应严格遵守相关的财务操作规范，确保资金安全。三、报销标准1.差旅费交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司/组织规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱（含）以下、火车硬座、硬卧、动车二等座及以下、轮船三等舱及以下的，按照实际票价报销。如需乘坐飞机头等舱、火车软卧、动车一等座及以上、轮船二等舱及以上的，需提前经上级领导批准，超出经济舱标准的部分由个人承担。乘坐市内交通工具，如出租车、地铁、公交车等，应保留相应的票据，并按照实际发生金额报销。在特殊情况下，如紧急公务或携带大量行李等，经部门负责人批准后可乘坐出租车，但应注明事由。住宿费用根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准等级。在一线城市及经济发达地区出差，住宿标准为[X]元/晚；在二线城市出差，住宿标准为[X]元/晚；在三线及以下城市出差，住宿标准为[X]元/晚。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，按照住宿标准报销。如因特殊情况需要单独住宿的，需提前经上级领导批准，超出合住标准的部分由个人承担。餐饮补贴按照出差天数给予餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。员工在出差期间如有招待客户等特殊情况，需提供相关证明材料，并经部门负责人和财务审核后，按照实际发生金额报销，但应冲减相应的餐饮补贴。2.业务招待费业务招待费应严格按照公司/组织规定的标准和审批流程进行报销。招待客户时，应根据实际情况合理安排招待规格和费用支出，确保招待活动与公司/组织的业务发展相匹配。报销业务招待费时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票和消费清单。业务招待费的报销额度应控制在公司/组织年度预算范围内，对于超出预算的部分，需经特别审批程序方可报销。3.办公费办公费主要包括办公用品、办公设备耗材、印刷费等。员工应根据工作需要，合理申请办公用品和设备耗材，避免浪费。购买办公用品和设备耗材时，应选择正规渠道，确保质量和售后服务，并取得合法有效的发票。印刷费报销时，应提供印刷合同、印刷清单等相关证明材料，确保印刷业务的真实性和合理性。对于批量采购的办公用品和设备耗材，应建立相应的库存管理制度，定期进行盘点和核算。4.通讯费根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。对于经常需要外出办公或与客户保持密切联系的员工，可适当提高通讯费报销标准。员工应凭正规的通讯费发票进行报销，发票上的姓名、号码应与报销人一致。通讯费报销额度按照每月实际发生金额进行核算，超出报销标准的部分由个人承担。四、报销凭证要求1.发票所有报销凭证必须是合法有效的发票。发票应具备税务机关统一监制章、发票专用章、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等完整信息。发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。发票应妥善保管，不得丢失、毁损。如发票丢失，应按照税务机关的规定办理挂失和补办手续，并提供相关证明材料，方可作为报销凭证。2.收据在某些特殊情况下，如支付给个人的小额费用、行政事业性收费等，可以使用收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，并注明收款日期、收款事由、金额等信息。对于能够取得发票的业务，应尽量取得发票进行报销，收据作为报销凭证的情况应严格控制，并经财务部门审核同意。3.其他凭证除发票和收据外，根据业务性质和实际需要，还可能需要提供其他相关凭证，如合同协议、审批文件、验收报告、行程单、车票、机票等。这些凭证应与报销事项相关联，能够证明业务的真实性和合理性。凭证应完整、清晰，如有必要，应提供复印件并加盖相关单位或部门的印章。员工应确保所提供的报销凭证真实、合法、有效，并按照财务部门的要求进行整理和粘贴，以便审核。五、报销时间规定1.员工应在业务发生后的[X]个工作日内提交报销申请。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向部门负责人说明原因，并在情况结束后的[X]个工作日内完成报销。否则，财务部门有权拒绝受理逾期报销申请。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作。对于审核通过的报销申请，应在[X]个工作日内提交给授权审批人进行审批。3.授权审批人应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况需要进一步核实或调查的，审批时间可适当延长，但应及时通知报销人和财务部门。4.经授权审批人审批通过的报销申请，财务部门应在[X]个工作日内安排支付。对于采用银行转账方式支付的，款项应在支付申请提交后的[X]个工作日内到账；对于采用现金支付的，应在审批通过后的[X]个工作日内完成支付。六、特殊情况报销处理1.预付款项报销对于因业务需要提前支付的款项，如采购定金、合同预付款等，在取得相关业务的正式发票和其他证明材料后，可按照本制度规定的报销流程进行报销。报销时应注明预付款的支付日期、支付事由、支付金额等信息，并附上相关的合同协议、支付凭证等资料。财务部门应在收到预付款项报销申请后，核实预付款项的实际使用情况和业务进展情况，确保报销金额与实际业务相符。2.临时性业务报销对于临时性发生的与金融活动相关的业务，如突发的商务活动、紧急的市场调研等，员工应在业务发生后及时向部门负责人汇报，并按照公司/组织的规定和审批流程进行报销申请。由于临时性业务的特殊性，可能无法在短期内取得完整的报销凭证，员工应在业务结束后的[X]个工作日内，向财务部门说明情况，并承诺在规定时间内补齐所有报销凭证。财务部门在审核临时性业务报销申请时，应重点关注业务的真实性和必要性，对于确实无法及时取得发票等报销凭证的情况，可根据实际情况先行支付部分款项，但应要求报销人尽快补齐凭证。3.跨年度报销原则上，费用报销应在业务发生当年内完成。如因特殊原因未能在当年报销的，可在次年的[X]个工作日内提交报销申请，但应提供充分的说明材料，经财务部门审核和授权审批人批准后，方可报销。跨年度报销的费用应按照费用所属年度进行财务核算，不得混淆不同年度的费用。财务部门应在报销凭证上注明报销年度，并在财务报表中进行准确反映。七、监督与检查1.公司/组织内部审计部门应定期对公司/组织的金融报销财务制度执行情况进行审计检查。审计检查的内容包括报销流程的合规性、报销凭证的真实性和完整性、报销标准的执行情况等。2.审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，采用抽样检查、实地调查、数据分析等方法，对报销业务进行全面审查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门应配合审计部门的工作，提供相关的财务数据和报销资料。同时，财务部门应加强日常的财务监督工作，对报销业务进行实时监控，及时发现和纠正不符合规定的报销行为。4.对于违