小公司财务制度报销流程

PAGE小公司财务制度报销流程一、总则1.目的本财务制度报销流程旨在规范公司各项费用报销行为，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，保障公司及员工的合法权益，提高公司运营效率。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时聘用的人员。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得随意扩大报销范围或提高报销标准。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得跨月报销。授权审批原则：所有费用报销均需经过规定的审批流程，未经授权不得擅自报销。二、费用报销分类及标准1.差旅费定义：员工因公务需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。报销标准交通工具：根据职级和实际需要选择合适的交通工具，具体标准如下：高层管理人员：可乘坐飞机头等舱、高铁一等座、动车一等座、火车软卧等。中层管理人员：可乘坐飞机经济舱、高铁二等座、动车二等座、火车硬卧等。普通员工：可乘坐火车硬座、高铁二等座、动车二等座、长途汽车等。特殊情况需乘坐飞机的，需提前经上级领导批准。住宿费：根据出差地区的不同，设定相应的住宿标准：一线城市（如北京、上海、广州、深圳）：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。餐饮补贴：按照出差自然天数计算，补贴标准为[X]元/天。报销凭证：交通费用需提供正规的发票，如机票行程单、火车票、汽车票等。住宿费用需提供酒店开具的正规发票，发票上应注明住宿日期、房费金额等信息。餐饮补贴无需提供发票，但需在差旅费报销单上注明出差日期及餐饮补贴金额。2.业务招待费定义：公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。报销标准：业务招待费应严格控制，根据实际业务需要合理安排。单次招待费用超过[X]元的，需提前经上级领导批准。报销凭证：餐饮费用需提供正规的餐饮发票，发票上应注明消费日期、消费金额等信息。住宿费用需提供酒店开具的正规发票，发票上应注明住宿日期、房费金额等信息。礼品费用需提供购买礼品的发票及礼品清单，礼品清单应注明礼品名称、数量、单价等信息。娱乐费用需提供正规的发票，发票上应注明消费日期、消费金额等信息。3.办公用品及设备购置费用定义：公司日常办公所需的文具、纸张、电脑、打印机、复印机等办公用品及设备的购置费用。报销标准：办公用品购置应根据实际需求进行，原则上不得超量购置。设备购置需提前提交申请，经相关部门审批后，按照公司采购流程进行采购。报销凭证：办公用品购置需提供正规的发票，发票上应注明办公用品名称、数量、单价等信息。设备购置需提供购买设备的发票、设备清单及验收报告，设备清单应注明设备名称、型号、规格、数量、单价等信息，验收报告应由使用部门签字确认。4.通讯费定义：员工因工作需要使用手机、固定电话所发生的通讯费用。报销标准：根据员工职级设定不同的通讯费报销标准：高层管理人员：[X]元/月。中层管理人员：[X]元/月。普通员工：[X]元/月。员工需提供正规的通讯费发票，发票上应注明手机号码、费用所属月份等信息。5.会议费定义：公司组织召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿等费用。报销标准：会议费应根据会议规模和实际需要合理安排，提前制定会议预算。会议场地租赁、设备租赁等费用需提供正规发票，发票上应注明租赁日期、租赁金额等信息。会议餐饮、住宿费用报销标准参照差旅费相关标准执行。报销凭证：会议通知（包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等）。会议费用明细清单，包括各项费用的金额、支付方式等。相关发票及支付凭证。6.培训费定义：员工参加公司组织的培训课程或外部专业机构培训所发生的培训费用，包括培训学费、教材费、住宿费、餐饮费等。报销标准：培训费用需根据公司培训计划和实际需求进行安排，提前经上级领导批准。培训学费、教材费等需提供正规发票，发票上应注明培训课程名称、培训时间、学费金额等信息。住宿费、餐饮费报销标准参照差旅费相关标准执行。报销凭证：培训通知（包括培训时间、地点、培训内容、培训费用等）。培训证书或学习证明。相关发票及支付凭证。三、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用发生的事由、金额、预计支付时间等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。对于涉及采购、项目合作等较大金额的费用支出，需提前提交详细的项目预算和实施方案，经相关部门审核后报上级领导批准。2.费用报销费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，并按照公司财务制度的要求进行整理、粘贴。填写《费用报销单》时，应确保填写内容真实、准确、完整，与报销凭证一致。报销单上需注明费用所属部门、报销人姓名、报销日期、费用明细、报销金额等信息。将整理好的报销凭证和报销单一并提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核报销内容的真实性、合理性和合规性，确认无误后签字批准。3.财务审核部门初审通过后的报销单据，由财务部门进行审核。财务人员应重点审核报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合公司规定的标准，报销流程是否完整等。对于不符合报销规定的单据，财务人员应及时与报销人沟通，说明原因并要求补充或更正相关信息。4.审批签字：财务审核通过后的报销单据，按照公司审批权限提交相关领导签字批准。一般费用报销由部门负责人、财务负责人签字后即可报销；对于金额较大的费用报销，还需经总经理或董事长签字批准。5.报销支付审批签字完成后，财务部门根据报销金额和公司资金状况安排支付。支付方式包括现金支付、银行转账等。对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款账户信息准确无误，避免出现支付错误。报销款项支付后，财务人员应及时登记入账，并在报销单据上加盖“已报销”章。四、报销时间及相关规定1.报销时间员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，原则上不得跨月报销。特殊情况需跨月报销的，需提前向财务部门说明原因，并经财务负责人批准。每月[X]日为集中报销日，财务部门集中处理当月的报销单据。对于在集中报销日之后提交的报销单据，将顺延至下月处理。2.报销凭证要求所有报销凭证必须是正规发票或财政监制的收据，发票内容应完整、清晰，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。对于不符合上述要求的发票，财务部门有权拒绝报销。除发票外，对于一些特殊费用报销，如差旅费中的餐饮补贴、市内交通费等，需提供相关的证明材料，如出差审批单、交通费用明细清单等。3.报销单据填写规范《费用申请表》和《费用报销单》应使用黑色中性笔填写，字迹工整、清晰，不得涂改。报销单上的各项内容应填写完整，不得遗漏。费用明细应按照实际发生情况详细填写，包括费用名称、金额、支付方式等信息。报销人应在报销单上签字确认，部门负责人、财务负责人及相关领导应按照审批权限依次签字批准。五、审批权限1.一般费用报销审批权限单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人初审，财务负责人审核后即可报销。单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人初审，财务负责人审核，分管领导签字批准后报销。单次报销金额在[X]元以上的，由部门负责人初审，财务负责人审核，分管领导审核，总经理签字批准后报销。2.重大费用报销审批权限对于涉及金额较大、影响公司重大决策或财务状况的费用报销，如重大项目投资、大额采购合同等，需经总经理办公会或董事会审议通过后，由董事长签字批准报销。六、监督与检查1.公司财务部门应定期对费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程是否符合规定，报销标准是否执行到位等。2.对于发现的违规报销行为，财务部门应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，将追究相关人员的责任。3.公司审计部门应不定期对费用报销情况进