财务制度支票管理制度

PAGE财务制度支票管理制度总则1.目的本支票管理制度旨在规范公司支票的使用与管理，加强财务内部控制，确保资金安全，提高资金使用效率，保障公司经济活动的正常开展。任何单位和个人支付款项，除按规定可以用现金支付的以外，应当通过开户银行进行转账结算。支票作为一种常见的票据结算方式，在公司日常经营活动中广泛使用。为了严格控制支票的使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司。3.基本原则合法性原则：支票的使用必须符合国家法律法规及金融监管部门的相关规定。安全性原则：确保支票在开具、传递、保管等环节的安全，防止支票被盗用、遗失或冒领。准确性原则：支票填写的各项内容必须准确无误，避免因错误导致的退票、经济损失等问题。审批性原则：严格执行支票使用审批流程，未经授权不得擅自开具支票。支票的购买与保管1.购买支票由公司财务部统一负责购买，指定专人办理。购买支票时，应根据公司实际业务需求，填写支票购买凭证，注明购买支票的种类、数量等信息。购买支票后，应及时登记支票购买日期、号码、数量等详细信息，并将支票妥善保管在保险柜中。2.保管公司应设立专门的支票保管保险柜，由专人负责保管支票。支票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守支票保管制度。支票保管保险柜应安装必要的安全防护设施，如监控设备、报警装置等，确保支票存放安全。支票保管人员应定期对支票进行盘点，核对支票号码、数量等信息，确保账实相符。如发现支票短缺或其他异常情况，应及时报告财务部负责人，并采取相应的措施进行处理。严禁将空白支票交给其他单位或个人代为保管。支票的开具1.开具流程申请：各部门因业务需要使用支票支付款项时，应填写支票领用申请表，详细注明收款单位名称、账号、开户银行、支付金额、支付事由等信息，并经部门负责人签字审批。审核：支票领用申请表提交至财务部后，财务人员应认真审核申请内容，包括支付金额是否在预算范围内、支付事由是否合理合规等。如审核通过，财务人员在申请表上签字确认。开具：财务人员根据审核后的支票领用申请表，开具支票。开具支票时，应严格按照支票填写规范，准确填写收款单位名称、账号、开户银行、支付金额、出票日期、用途等信息，并在支票上加盖公司财务专用章和法定代表人或授权代理人的印章。交付：支票开具完成后，财务人员应及时将支票交付给申请人，并要求申请人在支票领用登记簿上签字确认。申请人应妥善保管支票，确保支票安全传递至收款单位。2.填写规范出票日期：应填写实际出票日期，大写日期应规范书写，防止篡改。收款人名称：应填写全称，与收款单位的营业执照或其他有效证件上的名称一致。金额：大小写金额应一致，小写金额前应加人民币符号“￥”，大写金额应顶格书写，不得留有空白。用途：应填写明确的支付用途，如货款、服务费、差旅费等。背书：如支票需要背书转让，背书应连续、清晰，背书人应在支票背面的背书栏内签字盖章，并注明背书日期。3.作废处理如因各种原因导致支票开具错误或不再使用，应及时进行作废处理。作废支票应加盖“作废”戳记，并与存根联一同保存。严禁将作废支票随意丢弃或撕毁。在每月末结账时，应对作废支票进行整理、核对，确保作废支票的号码、金额等信息与支票领用登记簿一致，并将作废支票装订成册，存档保管。支票的使用与审批1.使用范围支票仅限于公司正常经营活动中的款项支付，不得用于非法活动或个人支出。支付金额在规定限额以上的款项，应优先使用支票进行支付。具体限额由公司根据实际情况确定，并在财务制度中明确规定。2.审批权限日常费用支出：金额在[X]元以下的支票支付，由部门负责人审批；金额在[X]元至[X]元之间的支票支付，由部门负责人和财务部负责人共同审批；金额在[X]元以上的支票支付，由公司总经理审批。重大项目支出：涉及重大项目的支票支付，无论金额大小，均需经过公司董事会或总经理办公会审批。3.审批流程申请人填写支票领用申请表，按照审批权限依次提交部门负责人、财务部负责人、总经理等进行审批。审批人应认真审核申请内容，签署审批意见。如审批通过，应注明同意支付的金额、用途等信息；如审批不通过，应注明原因，并要求申请人补充相关资料或修改申请内容。申请人应根据审批意见，对支票领用申请表进行修改或补充，并重新提交审批。直至审批通过后，方可进行支票的开具和支付。支票的传递与交付1.传递方式支票应通过安全、可靠的方式传递至收款单位。一般情况下，应由申请人亲自将支票交付给收款单位，并要求收款单位在支票签收单上签字确认。如因特殊原因无法由申请人亲自交付支票，经财务部负责人批准后，可以委托专人或通过邮寄等方式传递支票。委托专人传递支票时，应填写委托传递支票登记表，注明委托人和被委托人的姓名、身份证号码、传递日期、支票号码、金额等信息，并要求被委托人签字确认。通过邮寄方式传递支票时，应选择可靠的快递公司，并妥善保管快递单据，以备查询。2.交付要求申请人在交付支票时，应确保支票的安全，避免支票丢失或损坏。交付支票时，应要求收款单位在支票签收单上加盖公章或财务专用章，并注明签收日期。支票签收单应与支票领用登记簿一同保存，作为支票交付的凭证。如收款单位拒绝签收支票或存在其他异常情况，申请人应及时报告财务部负责人，并采取相应的措施进行处理。支票的跟踪与监控1.跟踪管理财务部应建立支票跟踪管理制度，对支票的使用情况进行实时跟踪。支票开具后，财务人员应及时记录支票的号码、金额、出票日期、收款单位等信息，并通过电话、邮件等方式与收款单位联系，确认支票是否已收到及款项是否已到账。如发现支票超过规定期限仍未到账或存在其他异常情况，财务人员应及时与申请人和收款单位沟通，查明原因，并采取相应的措施进行处理。2.监控措施公司应加强对支票使用的监控，定期对支票的开具、使用、交付等情况进行检查。审计部门应定期对支票管理制度的执行情况进行审计，检查支票的使用是否符合规定、审批流程是否规范、资金安全是否得到保障等。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对于涉及金额较大或风险较高的支票支付业务，应进行重点监控，确保资金安全。返回与核销1.返回要求收款单位收到支票后，应按照规定及时将支票存入银行，并将银行进账单或其他收款凭证返回给公司财务部。如因各种原因导致支票退票，收款单位应及时将支票返回给公司财务部，并说明退票原因。财务部应根据退票原因，及时与申请人和收款单位沟通，采取相应的措施进行处理。2.核销流程财务部收到收款单位返回的银行进账单或其他收款凭证后，应及时与支票领用登记簿进行核对。核对无误后，在支票领用登记簿上注明款项已到账，并将相关凭证进行整理、归档。对于已使用的支票，应在支票存根联上加盖“已支付”戳记，并与银行进账单或其他收款凭证一同装订成册，存档保管。在每月末结账时，应对支票的使用情况进行全面核对，确保支票已全部核销，账实相符。如发现存在未核销的支票，应及时查明原因，并进行相应的处理。违规处理1.违规行为界定未经授权擅自开具支票。开具空头支票或与预留银行印鉴不符的支票。擅自将支票转借他人使用。未按规定保管支票，导致支票被盗用、遗失或冒领。违反支票使用审批流程，擅自支付款项。其他违反本支票管理制度的行为。2.处理措施对于违反本支票管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。如