财务制度供应发票规定

PAGE财务制度供应发票规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司/组织在财务活动中涉及供应发票的各项行为，确保发票的开具、取得、使用和管理符合国家法律法规及行业标准，保障公司/组织财务核算的准确性、合法性和规范性，维护公司/组织的合法权益。2.适用范围本规定适用于公司/组织内所有涉及供应发票相关业务的部门和人员，包括但不限于采购部门、销售部门、财务部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定，确保发票的开具、取得和使用合法合规。真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，不得虚开发票或取得虚假发票。准确性原则：发票内容填写应准确无误，包括发票抬头、金额、税率、税额等各项信息。完整性原则：发票的取得、开具、保管等环节应完整无缺，确保发票的真实性和有效性。二、发票的种类及适用范围1.增值税专用发票适用于公司/组织作为一般纳税人，在销售货物、提供应税劳务或服务时，向购买方开具的用于抵扣进项税额的发票。购买方为一般纳税人的，应开具增值税专用发票。2.增值税普通发票适用于公司/组织作为一般纳税人向小规模纳税人销售货物、提供应税劳务或服务，以及向消费者个人销售货物、提供应税劳务或服务时开具的发票。此外，公司/组织在发生一些不涉及增值税应税行为但需要开具发票的业务时，也可开具增值税普通发票。3.其他发票根据业务实际情况，可能涉及到的其他发票类型，如机动车销售统一发票、农产品收购发票、二手车销售统一发票等，应按照相应的管理规定进行开具和使用。三、发票的开具1.开具要求销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。2.开具流程销售部门或相关业务部门在确认业务发生并符合开票条件后，填写发票开具申请单，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具申请单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门收到发票开具申请单后，对申请单上的信息进行审核，重点审核业务的真实性、金额的准确性、客户信息的完整性等。审核无误后，由专人负责开具发票。发票开具人员按照发票开具要求，在防伪税控系统或其他开票软件中准确录入相关信息，打印发票，并加盖发票专用章。开具后的发票联次按照规定进行分发，记账联由财务部门留存作为记账凭证，发票联和抵扣联分别交给客户。3.特殊情况开具发生销售折让、中止或者退回等情形，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定进行开具。销售方开具红字发票时，应收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明；购买方取得红字发票后，应将红字发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。纳税人提供建筑服务，被工程发包方从应支付的工程款中扣押的质押金、保证金，未开具发票的，以纳税人实际收到质押金、保证金的当天为纳税义务发生时间，开具发票。采取预收货款方式销售货物的，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过12个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。在上述情况下，应按照规定的时间开具发票。四、发票的取得1.取得要求公司/组织在购买货物、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。取得发票时，应检查发票的真实性、完整性和合法性，包括发票的格式、内容、印章、防伪标识等。2.取得流程采购部门或相关业务部门在进行采购活动或接受服务前，应与供应商明确发票开具要求，包括发票类型、开具时间、内容明细等。在业务发生并取得发票后，经办人员应及时对发票进行审核，重点审核发票的基本信息是否与合同一致、发票内容是否与实际业务相符、发票开具是否规范等。审核无误后，在发票上签字确认，并将发票提交至财务部门。财务部门收到发票后，再次进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、有效性以及与业务的关联性等。对于不符合规定的发票，应及时通知经办人员与供应商联系更换。经财务部门审核通过的发票，按照财务报销流程进行报销处理。3.特殊情况取得从境外单位或者个人购进服务、无形资产或者不动产，自税务机关或者扣缴义务人取得的解缴税款的完税凭证上注明的增值税额，准予从销项税额中抵扣。公司/组织应妥善保管相关完税凭证，并按照规定进行抵扣申报。购进农产品，除取得增值税专用发票或者海关进口增值税专用缴款书外，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价和13%的扣除率计算的进项税额。公司/组织在购进农产品时，应按照规定开具或取得相应的发票，并准确计算进项税额。五、发票的使用1.使用范围公司/组织取得的发票只能用于与本公司/组织实际发生的经营业务相关的财务核算和税务处理，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。2.使用管理财务部门应建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，详细记录发票的取得、开具、领用、作废、红冲等情况。使用发票的人员应妥善保管发票，不得丢失、损毁发票。如发生发票丢失或损毁，应立即报告财务部门，并按照税务机关的规定进行挂失和处理。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。3.税务申报与抵扣财务部门应按照国家税收法律法规的规定，及时、准确地进行发票的税务申报和抵扣工作。对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，并在申报期内申报抵扣进项税额。在进行税务申报时，应确保发票信息与纳税申报表中的数据一致，不得隐瞒或虚报发票相关信息。六、发票的保管1.保管要求公司/组织应设立专门的发票保管场所，确保发票存放安全、有序。发票保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。发票应按照种类、号码顺序进行存放，便于查找和管理。同时，应建立发票存放标识，注明发票的种类、起止号码、存放时间等信息。财务部门应指定专人负责发票的保管工作，保管人员应具备一定的财务知识和责任心，严格遵守发票保管制度。2.保管期限已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未开具的发票应妥善保管，直至使用完毕或按照规定进行处理。3.盘点与检查财务部门应定期对发票进行盘点，确保发票的实际数量与登记簿记录一致。盘点工作应至少每年进行一次，并形成盘点报告。税务机关或其他相关部门进行检查时，公司/组织应积极配合，如实提供发票保管情况及相关资料。如发现发票保管存在问题，应及时进行整改。七、发票违规处理1.违规行为界定虚开发票，包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票属于严重的违法行为，将面临严厉的法律制裁。取得虚假发票，即取得的发票内容与实际业务不符，或发票本身是伪造、变造的。取得虚假发票不仅不能作为财务报销凭证，还可能导致公司/组织面临税务风险和法律责任。未按照规定开具、取得、使用、保管发票，如未加盖发票专用章、发票填写不规范、发票丢失未及时处理等。这些行为虽然情节相对较轻，但也可能影响公司/组织的财务核算和税务合规性。2.处理措施对于发现的发票违规行为，财务部门应立即进行调查核实，并及时向上级领导报告。对于违规开具发票的相关责任人，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。对于取得虚假发票的情况，经办人员应负责追回已报销款项，并承担相应的经济损失。同时，公司/组织将按照法律法规的规定，配合税务机关等相关部门进行调查处理，可能面临补缴税款、滞纳金、罚款等处罚。对于未按照规定开具、取得、使用、保管发票的行为，财务部门应责令相关责任人立即整改，并对整改情况进行跟踪检查。如因上述行为导致公司/组织遭受税务风险或经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.法律责任发票违规行为严重的，将触犯国家法律法规，公司/组织及相关责任人可能面临刑事处罚。根据《中华人民共和国刑法》规定，虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处二万元以上二十万元以下罚金；虚开的税款数额较大或者有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金；虚开的税款数额巨大或者有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金或者没收财产。单位犯前款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处三年以下有期徒刑或者拘役；虚开的税款数额较大或者有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑；虚开的税款数额巨大或者有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑。八、附则1.解释权本规定由公司/组织财务部门负责解释。如有未尽事宜或