给备用金财务制度

PAGE给备用金财务制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的使用流程，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要使用备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足员工日常工作中临时性、小额资金支出的需要，预先拨付给员工个人的一定额度的现金。（四）基本原则1.专款专用原则：备用金必须用于预先核定的工作用途，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据工作需要和实际情况，对备用金实行限额控制，确保资金安全。3.及时报账原则：使用备用金的员工应在规定时间内办理报账手续，及时归还备用金。4.监督检查原则：公司财务部门应定期对备用金的使用情况进行监督检查，确保备用金的使用符合规定。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生临时性、小额现金支出，且业务频繁、金额较小，不便通过银行转账支付的。2.确因工作紧急，需要立即支付现金，而无法及时办理借款手续的。（二）申请流程1.员工填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核同意后，将申请表提交财务部门。财务部门对申请金额、用途等进行审核，审核通过后报公司领导审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由公司分管财务领导审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。三、备用金的领用与发放（一）领用手续1.经审批同意的备用金申请，申请人凭审批通过的《备用金申请表》到财务部门办理领用手续。2.财务部门根据审批金额，开具现金支票或支付现金给申请人，并登记备用金台账。（二）发放方式备用金原则上以现金形式发放，但根据实际情况，如金额较大或支付不便等，也可采用银行转账方式发放。（三）备用金限额1.根据工作性质和业务量，对不同岗位的备用金限额进行核定。具体限额标准如下：岗位A：[X]元岗位B：[X]元……2.备用金限额可根据工作需要和实际情况进行调整，但需经公司领导审批。四、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司因业务需要发生的招待客户的费用。3.零星采购费：购买办公用品、耗材、小额设备等零星物资的费用。4.其他临时性小额现金支出：如支付给个人的劳务报酬、小额办公费用等。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.使用备用金时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明备用金支付字样。3.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请增加备用金额度或采用其他支付方式。4.严禁使用备用金进行个人消费或非法活动。五、备用金的报账与归还（一）报账期限1.员工使用备用金后，应在完成相关工作后的[X]个工作日内到财务部门办理报账手续。2.对于因特殊原因无法及时报账的，应提前向财务部门说明情况，并在规定时间内补办报账手续。（二）报账流程1.员工整理好相关原始凭证，填写《备用金报账申请表》，详细说明支出情况、金额、用途等信息。2.将申请表和原始凭证提交所在部门负责人审核签字，部门负责人应对报账事项的真实性、合理性进行审核。3.经部门负责人审核同意后，将申请表和原始凭证提交财务部门。财务部门对报账凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，审核通过后办理报账手续。（三）报账方式1.报账金额小于或等于备用金领用金额的，财务部门直接冲减备用金台账，并将差额退还员工或根据员工要求进行其他处理。2.报账金额大于备用金领用金额的，财务部门补足差额给员工，并相应增加备用金台账记录。（四）归还方式1.员工报账后如有多余备用金，应及时归还财务部门。归还方式可采用现金或银行转账。2.财务部门收到归还的备用金后，应及时登记备用金台账，并开具收款收据给员工。六、备用金的管理与监督（一）台账管理财务部门应建立健全备用金台账，详细记录备用金的领用、使用、报账、归还等情况。台账应定期核对，确保账账相符、账实相符。（二）定期清查1.公司财务部门应定期对备用金进行清查，清查时间为每季度末月的最后一周。2.清查内容包括备用金的使用情况、报账情况、余额等，确保备用金的使用符合规定，资金安全。（三）监督检查1.公司审计部门应定期对备用金的使用情况进行审计监督，检查备用金的申请、审批、使用、报账等环节是否合规。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（四）违规处理1.对于违反本制度规定使用备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，责令限期改正，追回违规使用的备用金，并给予警告处分。3.情节较重的，除追回违规使用的备用金外，还将给予罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任