会议纪要规范采购制度

PAGE会议纪要规范采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量和供应及时性，特制定本采购制度。本制度旨在明确采购流程、职责分工、审批权限等，保障公司采购活动合法、合规、有序进行，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。涉及公司各部门及下属分支机构在采购业务中的操作与管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：追求采购效益最大化，通过合理的采购流程和方式，降低采购成本，提高资金使用效率。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的供应商和物资，确保公司运营不受影响。5.诚实守信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司信誉。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字，确认采购需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.根据采购金额大小，按照以下审批权限进行审批：采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后，报采购部门执行采购。采购金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，报分管领导审批，再由采购部门实施采购。采购金额在[X]元以上的，需经部门负责人、分管领导审核，总经理审批后，采购部门方可开展采购工作。2.对于紧急采购需求，可在获得相关领导口头同意后，先行采购，但事后需及时补办完整的审批手续。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商筛选根据采购需求和初步评估结果，从供应商数据库中筛选出若干具备合作潜力的供应商。向筛选出的供应商发送《供应商调查问卷》，要求其详细填写公司基本情况、生产经营状况、产品优势、价格体系、售后服务承诺等信息。3.供应商实地考察对于重要物资或服务的采购，采购部门应组织相关人员对拟合作的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、仓储物流情况、人员配备等。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否适合合作的建议。4.供应商确定采购部门根据供应商调查问卷和实地考察报告，综合评估各供应商的情况，选择至少[X]家供应商作为候选对象。与候选供应商进行商务谈判，就采购物资或服务的价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订《采购合同》。5.供应商评估与考核在合作过程中，采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估周期为每[X]个月一次。评估内容包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务响应速度等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至终止合作。（四）采购实施1.采购订单下达采购部门根据审批后的《采购申请表》和签订的《采购合同》内容，向选定的供应商下达《采购订单》。《采购订单》应明确采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。《采购订单》需经采购部门负责人审核签字后，加盖公司公章或合同专用章，传真或邮件发送给供应商，并要求供应商签字确认回传。2.采购跟踪与催货采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，应提前与供应商协商解决方案，并及时向相关部门反馈。在交货期临近时，采购人员应向供应商发出催货通知，确保供应商按时、足额交货。（五）到货验收1.验收准备采购部门在物资到货前，应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收流程、验收标准等。验收人员应熟悉采购物资或服务的技术要求和质量标准，准备好必要的验收工具和设备。2.到货验收物资到货后，验收人员应按照验收方案对物资的数量、规格、型号、外观质量等进行逐一核对。对于需要进行质量检验的物资，应按照相关标准进行检验，出具检验报告。验收合格的物资，验收人员应在《验收单》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等，并做好记录。（六）付款结算1.付款申请采购部门在收到验收合格的《验收单》后，应及时填写《付款申请表》，详细注明采购订单号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。《付款申请表》需经采购部门负责人、财务部门审核签字后，报分管领导审批。2.付款审批根据付款金额大小，按照以下审批权限进行审批：付款金额在[X]元以下的，由分管领导审批后，财务部门办理付款手续。付款金额在[X]元至[X]元之间的，经分管领导审核后，报总经理审批，再由财务部门付款。付款金额在[X]元以上的，需经分管领导、总经理审核，董事长审批后，财务部门方可支付款项。3.付款方式公司应根据与供应商签订的合同约定，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。在付款前，财务部门应核对付款信息的准确性，确保付款安全。三、职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善公司采购管理制度，并组织实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，负责供应商的开发、筛选、考察、评估与考核等工作。3.根据采购申请，负责采购订单的下达、跟踪与催货，协调解决采购过程中出现的问题。4.参与采购物资或服务的到货验收工作，协助相关部门处理验收不合格的情况。5.负责采购合同的起草、签订、执行与管理，做好采购文件的归档工作。6.定期统计采购数据，分析采购成本，提出降低采购成本的建议和措施。（二）需求部门职责1.根据工作需要，及时准确地填写《采购申请表》，明确采购需求，并对采购需求的合理性和必要性负责。2.参与供应商的选择与评估工作，提供相关技术支持和意见。3.负责采购物资或服务的到货验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门做好采购合同的执行与管理工作，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门职责1.负责审核采购申请和付款申请，确保采购活动符合公司财务制度和预算安排。2.按照审批后的付款申请，及时办理付款手续，做好付款记录和账务处理。3.定期分析采购成本和资金使用情况，为公司采购决策提供财务数据支持。（四）审批部门职责1.按照规定的审批权限，对采购申请和付款申请进行审批，确保采购活动的合规性和合理性。2.对采购过程中的重大事项进行决策，协调解决采购过程中出现的跨部门问题。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别与评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，如逾期交货的违约金、产品质量不合格的赔偿方式等。要求供应商提供一定金额的履约保证金或银行保函，以降低违约风险。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力，及时发现并解决潜在问题。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。加强到货验收环节的管理，严格按照验收标准进行检验，确保采购物资的质量。对于重要物资或服务，可在采购合同中约定质量保证金条款，待质保期结束后，根据质量情况支付相应款项。3.价格波动风险关注市场价格动态，定期收集相关物资或服务的价格信息，分析价格走势。在采购合同中合理约定价格调整条款，如根据市场价格指数变化或原材料价格波动等因素调整采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等金融工具进行风险管理。4.交货延迟风险在采购合同中明确交货时间和违约责任，要求供应商制定详细的生产计划和交货计划。加强采购跟踪与催货工作，及时掌握供应商的生产进度和发货情况，确保按时交货。对于可能影响交货期的因素，提前与供应商协商解决方案，必要时可要求供应商增加备用生产能力或寻找替代供应商。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况等。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同档案、财务凭证等资料，实地走访供应商、验收部门等方式，获取审计证据，对采购活动进行全面评价。3.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反采购制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。（二）日常监督检查1.采购部门应建立健全采购内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.各部门应相互监督采购活动，对于发现的违规行为，应及时向采购部门或相关领导报告。3.公司管理层应定期听取采购工作汇报，了解采