规范办公室用房管理制度

PAGE规范办公室用房管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用房管理，合理配置办公资源，提高办公用房使用效率，降低行政成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的办公用房管理。（三）基本原则1.统一规划原则根据公司发展战略和实际需求，对办公用房进行统一规划和布局，确保办公资源的合理配置和有效利用。2.节约高效原则倡导节约办公资源，提高办公用房使用效率，避免资源浪费。3.规范透明原则办公用房管理严格按照相关法律法规和公司规定执行，做到公平、公正、公开，确保管理过程透明。二、办公用房标准（一）人员编制与办公用房面积标准1.根据公司各部门的人员编制，按照国家及行业相关标准，确定办公用房面积标准。具体标准如下：公司高层管理人员：[X]平方米/人部门正职：[X]平方米/人部门副职：[X]平方米/人普通员工：[X]平方米/人2.对于特殊业务部门，如研发、设计等，可根据实际工作需求，适当增加办公用房面积，但需报公司办公用房管理部门审核备案。（二）办公用房功能区域划分办公用房应根据功能需求划分为办公区、会议室、接待室、档案室、资料室等区域。各区域应布局合理，满足工作需要。1.办公区应配备必要的办公桌椅、电脑、文件柜等办公设备，保证员工能够正常开展工作。办公区内应保持整洁、明亮、通风良好，营造舒适的办公环境。2.会议室根据公司规模和会议需求，设置不同规格的会议室。大型会议室应满足[X]人以上会议需求，中型会议室应满足[X]人左右会议需求，小型会议室应满足[X]人以下会议需求。会议室应配备投影仪、音响设备、会议桌椅等设施，确保会议的顺利进行。3.接待室接待室应布置简洁、大方，体现公司形象。配备沙发、茶几、饮水机、茶具等接待设施，为来访客人提供良好的接待环境。4.档案室档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案资料的安全存放。配备档案柜、档案架、除湿机、灭火器等设备，按照档案管理规定进行分类存放和管理。5.资料室资料室应存放公司各类文件、资料、图书等，便于员工查阅和使用。配备书架、阅览桌椅等设施，保持资料室的整洁和有序。三、办公用房调配（一）调配原则1.以满足工作需要为前提，根据各部门人员变动、业务发展等情况，合理调配办公用房。2.优先考虑将闲置办公用房调配给急需用房的部门，提高办公用房使用效率。3.在调配办公用房时，应遵循就近、方便的原则，减少员工通勤时间和成本。（二）调配流程1.需求申请各部门因人员变动、业务拓展等原因需要调整办公用房的，应提前[X]个工作日向公司办公用房管理部门提交《办公用房需求申请表》，详细说明申请理由、所需办公用房面积、功能需求等信息。2.审核评估办公用房管理部门收到申请后，应在[X]个工作日内进行审核评估。根据公司办公用房实际情况和各部门需求，提出调配方案，并报公司领导审批。3.调配实施经公司领导批准后，办公用房管理部门负责组织实施办公用房调配工作。调配过程中，应通知相关部门做好搬迁准备，并协调解决可能出现的问题。4.交接验收办公用房调配完成后，原使用部门和新使用部门应办理交接手续。交接内容包括办公设备、家具、文件资料等。交接完成后，双方应签字确认，确保办公用房资产的完整和准确。四、办公用房使用管理（一）使用权限1.公司办公用房由各部门按照公司分配方案使用，未经公司批准，任何部门和个人不得擅自改变办公用房用途或私自占用其他部门办公用房。2.员工个人对所使用的办公用房只有使用权，没有所有权。不得将办公用房出租、出借或转让给他人使用。（二）安全管理1.各部门应加强对办公用房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。定期检查办公用房的设施设备，确保安全无隐患。2.员工应妥善保管办公用房内的财物和文件资料，离开办公用房时应关闭门窗、电器设备等，防止发生安全事故。3.严禁在办公用房内使用明火、私拉乱接电线、违规使用大功率电器等行为。如因工作需要使用特殊设备或进行电气改造，应提前报公司办公用房管理部门审批，并按照相关安全规定操作。（三）环境卫生管理1.各部门应保持办公用房内的环境卫生整洁，定期进行清扫和消毒。做到地面无杂物、桌面无灰尘、文件资料摆放整齐。2.办公用房内的公共区域（如走廊、楼梯、卫生间等）由公司统一安排保洁人员进行清扫和维护。各部门应积极配合保洁工作，不得随意丢弃垃圾或破坏公共卫生设施。3.严禁在办公用房内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮纸屑等行为。倡导文明办公，营造良好的办公环境。（四）设施设备管理1.办公用房内配备的设施设备（如办公桌椅、电脑、空调、饮水机等）由公司统一配置和管理。各部门应负责本部门设施设备的日常维护和保养，确保正常使用。2.如设施设备出现故障或损坏，使用部门应及时向公司办公用房管理部门报修。办公用房管理部门应安排专业人员进行维修或更换，维修费用按照公司相关规定执行。3.员工离职或调动时，应将所使用的设施设备完好无损地交回公司办公用房管理部门。如有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。五、办公用房维修与改造（一）维修管理1.办公用房维修分为日常维修和专项维修。日常维修主要针对办公用房内设施设备的一般性故障和损坏进行维修；专项维修主要针对办公用房结构、水电线路、消防设施等重大问题进行维修。2.各部门发现办公用房设施设备出现故障或损坏时，应及时填写《办公用房维修申请表》，报公司办公用房管理部门。办公用房管理部门应根据维修情况，安排维修人员进行维修。3.对于专项维修项目，办公用房管理部门应组织相关人员进行现场勘查，制定维修方案和预算，并报公司领导审批。维修项目完成后，应进行验收，确保维修质量符合要求。（二）改造管理1.因公司业务发展、办公布局调整等原因需要对办公用房进行改造的，由公司办公用房管理部门提出改造方案，报公司领导审批。2.改造方案应包括改造内容、改造预算、改造时间安排等信息。改造预算应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金使用合理、合规。3.办公用房改造项目应选择具有相应资质的施工单位进行施工，并签订施工合同。施工过程中，办公用房管理部门应加强监督管理，确保施工安全和质量。4.改造项目完成后，应组织相关部门和人员进行验收。验收合格后，方可投入使用。六、办公用房租赁管理（一）租赁原则1.公司因业务发展需要租赁办公用房的，应遵循合法、合规、经济、适用的原则。2.在租赁办公用房时，应充分考虑地理位置、交通便利程度、周边配套设施等因素，确保满足公司办公需求。（二）租赁流程1.需求申请各部门因业务发展需要租赁办公用房的，应提前[X]个月向公司办公用房管理部门提交《办公用房租赁申请表》，详细说明租赁理由、租赁面积、租赁期限、租金预算等信息。2.市场调研办公用房管理部门收到申请后，应组织相关人员进行市场调研，了解周边办公用房租赁市场情况，收集租赁房源信息。3.谈判签约根据市场调研情况，办公用房管理部门与意向租赁方进行谈判，协商租赁价格、租赁期限、租赁条款等内容。谈判达成一致后，签订租赁合同，并报公司领导审批。4.备案管理租赁合同签订后，办公用房管理部门应将合同副本报公司财务部门和档案管理部门备案，作为财务核算和档案管理的依据。（三）租金支付与管理1.租金支付方式和时间应在租赁合同中明确约定。公司财务部门应按照合同约定及时支付租金，确保公司租赁权益。2.办公用房管理部门应定期对租金支付情况进行核对和统计，发现问题及时与财务部门沟通解决。3.如因特殊原因需要调整租金支付方式或时间，应提前与租赁方协商，并签订补充协议。补充协议应报公司领导审批后执行。七、办公用房资产管理（一）资产登记1.公司办公用房资产实行统一登记管理。办公用房管理部门应建立办公用房资产台账，详细记录办公用房的位置、面积、使用部门、资产状态等信息。2.办公用房资产台账应定期更新，确保资产信息的准确和完整。同时，应将办公用房资产台账与公司财务资产账进行核对，保证账账相符。（二）资产清查1.公司每年应组织一次办公用房资产清查工作，对办公用房的数量、面积、使用情况等进行全面清查。2.资产清查工作由办公用房管理部门牵头，会同财务部门、审计部门等相关人员共同进行。清查结束后，应形成资产清查报告，报公司领导审批。3.如在资产清查过程中发现资产盘盈、盘亏、闲置等情况，应及时查明原因，按照公司相关规定进行处理。（三）资产处置1.办公用房资产处置包括出售、出租、报废等方式。资产处置应遵循公开、公正、公平的原则，按照公司相关规定进行审批和操作。2.出售办公用房资产时，应委托具有资质的评估机构进行评估，以评估价格为基础确定出售价格。出售价格应报公司领导审批后执行。3.出租办公用房资产时，应按照本制度第五章的规定进行租赁管理。4.办公用房资产报废应按照公司固定资产报废管理规定执行。报废资产应及时清理，确保资产安全。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公用房管理部门负责对各部门办公用房使用情况进行定期监督检查。检查内容包括办公用房面积使用是否合规、安全管理是否到位、环境卫生是否达标等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结果应形成检查报告，报公司领导审阅。3.对于检查中发现的问题，办公用房管理部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自改变办公用房用途、私自占用其他部门办公用房、违规使用办公用房等行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因管理不善、使用不当等原因导致办公用房资产损坏、丢失或发生安全事故的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成