关于公文写作规范制度

PAGE关于公文写作规范制度一、总则（一）目的为了提高公司公文写作质量，确保公文的准确性、规范性和严肃性，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在处理公务活动中形成的各类公文，包括但不限于请示、报告、通知、通报、决定、意见、函等。（三）基本原则1.合法性原则：公文写作必须符合国家法律法规和相关政策要求，确保公文内容合法合规。2.准确性原则：公文表述应准确无误，避免模糊、歧义或错误信息，数据、事实等要真实可靠。3.规范性原则：严格遵循公文的格式、体例、语言风格等规范，保持公文的一致性和严肃性。4.时效性原则：根据工作需要及时撰写和传递公文，确保信息的及时性和有效性，避免延误工作。二、公文格式规范（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸，纵向排版。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名下一行，成文日期右空四字编排。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。8.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明中的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）排版规则1.行距：一般采用固定值28磅，以保证公文页面的整洁和易读性。2.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文种类及写作要求（一）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.写作要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于XX事项的请示”。主送机关：只能有一个上级主管机关，不得多头主送。正文：开头应简要说明请示的原因和背景，阐述请示事项的必要性和紧迫性；主体部分详细说明请示的具体内容，包括问题的分析、解决方案或建议等；结尾一般用“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”等惯用语。附件：如有需要，可附上相关的文件、资料、图表等作为请示的依据或补充说明。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.写作要求标题：同请示标题的构成方式。主送机关：与请示相同，一般为一个上级主管机关。正文：开头可概述报告的目的或背景；主体部分详细叙述工作进展情况、取得的成绩、存在的问题及下一步工作计划等；结尾可用“特此报告”“以上报告，请审阅”等惯用语。报告中不得夹带请示事项。附件：根据需要附上相关的统计报表、工作总结、调研材料等。（三）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.写作要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于召开XX会议的通知”。也可省略发文机关名称，直接用事由和文种，如“关于做好XX工作的通知”。主送机关：根据通知内容确定，可多个。正文：开头说明通知的目的和依据；主体部分详细阐述通知的具体事项，包括工作任务、要求、时间、地点、人员等；结尾可提出执行要求或注意事项，如“请各单位认真贯彻落实”“请相关人员按时参加会议”等。附件：如有需要，附上相关的文件、资料、表格等。（四）通报1.适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。2.写作要求标题：同通知标题的构成方式。主送机关：根据通报内容确定，可多个。正文：表彰通报开头介绍表彰对象的基本情况和主要事迹，阐述表彰的原因和意义，然后宣布表彰决定；批评通报开头说明错误事实，分析错误原因和危害，提出批评处理意见；情况通报开头概述通报事项的基本情况，然后详细说明情况的具体内容和分析结论。结尾可提出希望和要求，如“希望各单位以先进为榜样，努力工作”“要求相关单位吸取教训，加强管理”等。附件：如有相关的事迹材料、调查结果报告等，可作为附件。（五）决定1.适用范围适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.写作要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于XX的决定”。主送机关：根据决定内容确定，可多个。正文：开头说明决定的背景和目的；主体部分详细阐述决定事项的具体内容，包括决策部署、奖惩措施、变更或撤销的事项等；结尾可提出执行要求或强调决定的重要性，如“各单位要认真贯彻执行本决定”“本决定自发布之日起生效”等。附件：如有相关的政策文件、实施方案等，可作为附件。（六）意见1.适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.写作要求标题：同决定标题的构成方式。主送机关：根据意见内容确定，可多个。正文：开头阐述提出意见的背景和依据；主体部分详细分析问题，提出具体的见解和处理办法，可分条列项进行说明；结尾可提出实施要求或期望效果，如“请各单位结合实际情况，认真研究落实本意见”“希望通过本意见的实施，能够有效解决相关问题”等。附件：如有相关的调研数据、参考资料等，可作为附件。（七）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.写作要求标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于商洽XX事项的函”。主送机关：明确函的对象，即不相隶属的机关。正文：开头说明函的目的和缘由；主体部分详细阐述函的具体内容，包括商洽事项、询问问题、请求批准的事项等；结尾可用“请予函复”“特此函告”等惯用语。附件：如有需要，附上相关的文件、资料、图表等。四、行文规则（一）行文关系1.公司各部门之间一般不得越级行文，因特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。2.向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。3.向下级机关行文，应当遵循以下规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（二）联合行文1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。2.联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.联合行文时，使用主办机关的发文字号。4.联合行文的成文日期以最后签发机关负责人签发的日期为准。（三）公文传递1.公文一般通过公司内部办公系统进行传递，重要公文可采用纸质文件形式同时传递。2.传递公文时，应确保文件的完整性和准确性，按照规定的流程和权限进行审批和分发。3.对于紧急公文，应采取加急传递方式，确保及时送达相关人员手中。五、公文审核与签发（一）审核1.公文起草完成后，起草部门应进行认真审核，重点审核公文内容是否符合法律法规和政策要求，是否准确表达发文意图，格式是否规范，语言是否严谨等。2.审核人员应填写审核意见，对存在的问题提出修改建议，经起草部门修改完善后，再提交审批。（二）签发1.公文经审核无误后，按照公司的审批流程进行签发。2.一般公文由部门负责人签发；重要公文由公司分管领导签发；涉及公司全局的重大事项公文，由公司主要领导签发。3.签发人应认真审阅公文内容，签署同意或不同意的意见，并注明签发日期。六、公文归档与保管（一）归档1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及相关材料整理归档。2.