规范作业资料管理制度

PAGE规范作业资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司作业资料管理，确保作业资料的完整性、准确性、规范性和可追溯性，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及作业资料管理的部门、岗位及人员，包括但不限于生产部门、研发部门、质量控制部门、销售部门、采购部门等在业务活动中产生、使用、流转、存储的各类作业资料。（三）基本原则1.合法性原则：作业资料管理必须严格遵守国家法律法规及行业标准的要求，确保资料的合法性和合规性。2.准确性原则：作业资料应准确反映业务活动的实际情况，数据真实可靠，内容完整无误。3.规范性原则：统一作业资料的格式、内容、编号等，使其符合公司内部规范和行业通行标准，便于管理和使用。4.及时性原则：及时生成、收集、整理、归档作业资料，确保资料的时效性，为业务决策提供及时有效的支持。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的作业资料，应严格保密，防止信息泄露。二、作业资料的分类与编号（一）分类1.生产作业资料：包括生产计划、工艺文件、操作规程、生产记录、设备维护记录等，用于指导生产过程的顺利进行。2.研发作业资料：涵盖项目立项报告、实验方案、研究数据、技术文档、知识产权文件等，是研发工作的重要成果体现。3.质量控制作业资料：如质量标准、检验计划、检验报告、不合格品处理记录等，保障产品质量符合要求。4.销售作业资料：包含客户信息、销售合同、报价单、市场调研报告等，支持销售业务的开展和客户关系管理。5.采购作业资料：有采购订单、供应商评估报告、采购合同、到货验收记录等，规范采购流程和物资管理。6.行政人事作业资料：涉及员工档案、考勤记录、培训资料、会议纪要、行政文件等，服务于公司日常运营和人力资源管理。（二）编号1.作业资料编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于识别、查询和管理。2.编号格式采用[部门代码][年份][流水号]的形式。例如，生产部门2023年第100号作业资料编号为SC2023100。其中，部门代码根据公司组织架构设定，如SC代表生产部门，YF代表研发部门等；年份为资料产生的年份；流水号为该部门当年产生资料的顺序编号。3.对于同一业务流程中产生的系列作业资料，可在流水号后添加细分编号，以进一步明确资料的具体内容和顺序。例如，生产订单编号为SC202310001、SC202310002等，分别代表该订单下的不同环节资料。三、作业资料的生成与收集（一）职责分工1.业务部门：负责按照业务流程和工作要求，及时、准确地生成各类作业资料，并对资料的真实性和完整性负责。各部门应指定专人负责作业资料的收集、整理和初步审核工作。2.归口管理部门：根据公司业务分工，明确各业务领域作业资料的归口管理部门。归口管理部门负责对相关作业资料进行统筹管理、指导和监督，确保资料符合规范要求，并定期进行汇总和归档。3.质量管理部门：参与涉及质量控制的作业资料审核，对资料的质量标准、检验方法等进行把关，确保资料能够有效支持质量控制工作。（二）生成要求1.作业资料应依据实际业务活动产生，内容详实、准确反映业务过程和结果。例如，生产记录应详细记录生产时间（具体到分钟）、生产设备运行参数、原材料消耗情况、产品产量及质量检验结果等信息。2.资料的格式应符合公司统一规定，使用规范的字体、字号、排版方式等。如文件标题一般采用二号黑体，正文采用四号宋体，段落间距为1.5倍行距等。3.涉及签字、盖章的作业资料，应按照规定的流程和权限进行签字确认和盖章，确保资料的有效性和严肃性。（三）收集流程1.业务人员在完成某项业务活动后，应及时将生成的作业资料提交给本部门指定的资料收集人员。2.资料收集人员对收到的资料进行初步整理，检查资料的完整性、准确性和格式规范性。对于不符合要求的资料，及时反馈给业务人员进行补充或修正。3.收集人员将整理好的作业资料定期（每周或每月）提交给归口管理部门。归口管理部门在收到资料后，进行再次审核，如有问题及时与相关部门沟通协调解决。四、作业资料的整理与归档（一）整理要求1.归口管理部门收到作业资料后，应按照分类标准对资料进行进一步整理。将资料按照类别、时间顺序等进行排列，确保资料条理清晰，便于查找和使用。2.对于纸质资料，应去除不必要的附件，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行装订或粘贴。对于电子资料，应按照统一的文件夹结构和命名规则进行存储，确保文件名能够准确反映资料内容和日期等关键信息。3.对每份作业资料进行编号登记，建立资料目录清单。目录清单应包含资料编号、名称、日期、来源部门、保管期限等详细信息，方便查阅和管理。（二）归档方式1.纸质归档：将整理好的纸质作业资料按照类别和年度分别装入档案盒，在档案盒上标明资料类别、年份等信息，并在档案盒内放置档案目录清单。档案盒应存放在专门的档案柜中，档案柜应按照一定的顺序排列，便于查找。2.电子归档：建立电子档案管理系统，将电子作业资料按照分类标准进行存储。电子档案应进行备份存储，可采用磁带备份、磁盘阵列存储或云存储等方式，确保数据的安全性和可恢复性。同时，在电子档案管理系统中设置权限管理功能，不同人员根据工作需要具有相应的查阅、下载、修改等权限。（三）保管期限1.根据作业资料的重要性、性质和法律法规要求，确定不同类型作业资料的保管期限。一般分为短期（13年）、中期（310年）和长期（10年以上）。2.生产作业资料中的生产记录、设备维护记录等一般保管期限为3年；研发作业资料中的项目立项报告、技术文档等重要资料保管期限为10年以上；质量控制作业资料中的检验报告等保管期限为5年；销售作业资料中的销售合同等保管期限为5年；采购作业资料中的采购合同等保管期限为5年；行政人事作业资料中的员工档案等保管期限为员工离职后5年。3.保管期限届满后，经相关部门审核批准，按照公司档案销毁制度进行销毁处理。销毁过程应进行记录，包括销毁资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，以备查考。五、作业资料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅作业资料，应填写《作业资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到归口管理部门查阅。2.归口管理部门应设立专门的资料查阅区域，为查阅人员提供必要的查阅条件。查阅人员应在规定的查阅区域内进行查阅，不得擅自将资料带出查阅区域。3.涉及公司机密的作业资料，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得复制、摘抄或传播资料内容。（二）借阅流程1.因工作需要借阅作业资料的，借阅人应填写《作业资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和归口管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向归口管理部门提出申请，经批准后方可延长。3.借阅人应妥善保管借阅的作业资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏或遗失。借阅期满后，应及时归还归口管理部门。归口管理部门应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏或遗失情况，借阅人应承担相应的责任。六、作业资料的变更与废止（一）变更管理1.当作业资料所涉及的业务流程、技术标准、法律法规等发生变化时，需要对作业资料进行变更。变更申请应由业务部门提出，填写《作业资料变更申请表》，说明变更的原因、内容、涉及资料等信息。2.变更申请经归口管理部门审核、相关部门会签后，报公司领导审批。审批通过后，由业务部门负责按照审批意见对作业资料进行修改，并将修改后的资料重新提交给归口管理部门进行审核和归档。3.变更后的作业资料应在资料编号、版本号等方面进行明确标识，以便于识别和追溯。同时，应对变更过程进行记录，包括变更申请、审批意见、修改内容、修改时间等信息，作为资料管理的重要依据。（二）废止处理1.作业资料因业务调整、法律法规变化等原因不再使用时，应由归口管理部门提出废止申请，填写《作业资料废止申请表》，说明废止的原因、涉及资料等信息。2.废止申请经公司领导审批后，对废止的作业资料进行标识和隔离。对于纸质资料，应在资料上加盖“废止”印章，并单独存放；对于电子资料，应在电子档案管理系统中进行标注，并将其转移至专门的废止资料存储区域。3.定期对废止的作业资料进行清理，按照公司档案销毁制度进行销毁处理。销毁过程应进行详细记录，确保废止资料得到妥善处理，防止信息泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立作业资料管理监督小组，定期对各部门作业资料管理情况进行检查。监督小组由公司内部审计、质量管理、行政等部门人员组成，负责对作业资料的生成、收集、整理、归档、查阅、借阅、变更、废止等环节进行全面监督。2.监督检查内容包括资料的完整性、准确性、规范性、及时性，以及管理制度的执行情况等。检查方式可采用现场检查、资料抽查、人员访谈等多种形式。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.将作业资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的作业资料管理工作进行量化考核。考核指标包括资料完整率、准确率、及