产品生产过程档案制度

PAGE产品生产过程档案制度一、总则（一）目的为加强公司产品生产过程管理，规范生产过程档案的建立、收集、整理、保管和利用，确保产品生产过程的可追溯性，提高产品质量和生产管理水平，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有产品的生产过程档案管理，包括原材料采购、生产加工、质量检验、包装入库等各个环节所形成的文件、记录和资料。（三）基本原则1.真实性原则：生产过程档案应如实反映产品生产的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖产品生产全过程的各类文件和记录，保证档案资料的完整无缺。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理和管理，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.可追溯性原则：通过生产过程档案能够清晰追溯产品生产的各个环节，便于质量问题的查找和分析。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善产品生产过程档案管理制度，并监督执行。2.指导和协助各部门做好生产过程档案的收集、整理和归档工作。3.集中统一管理公司产品生产过程档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管档案，并根据需要进行档案的销毁和处置。（二）各部门职责1.生产部门负责本部门在产品生产过程中所产生文件和记录的收集、整理和初步审核。按照档案管理部门的要求，及时将生产过程档案移交归档。确保生产过程记录的真实、准确和完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。2.质量部门负责产品质量检验过程中形成的各类文件和记录的管理。对生产过程中的质量数据进行分析和统计，并将相关资料纳入生产过程档案。协助档案管理部门对质量相关档案进行审核和整理。3.采购部门负责原材料采购过程中合同、订单、检验报告等文件的收集和保管。将采购相关档案按照规定时间和要求移交档案管理部门。4.技术部门提供产品生产所需的技术文件、图纸等资料，并确保其准确性和完整性。对生产过程中的技术问题进行记录和分析，相关资料作为生产过程档案的重要组成部分。5.其他部门：按照各自职责范围，做好与产品生产过程相关文件和记录的管理工作，并配合档案管理部门完成档案的收集和归档。三、档案内容与分类（一）原材料采购档案1.采购合同：包括与供应商签订的原材料采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期等条款。2.订单：采购部门下达的原材料采购订单，记录订单编号、下达时间、采购明细等信息。3.供应商资质文件：供应商的营业执照、生产许可证、质量认证证书等相关资质证明文件。4.原材料检验报告：原材料到货后，质量部门出具的检验报告，包括检验项目、结果、判定等内容。（二）生产过程文件1.生产计划：根据销售订单或市场预测制定的产品生产计划，明确生产产品名称、规格、数量、生产时间等安排。2.工艺文件：产品生产的工艺流程、操作规程、工艺参数等文件，指导生产人员正确进行生产操作。3.生产记录：生产日报表：记录每日产品生产的数量、质量情况、设备运行状况等信息。生产批次记录：详细记录每个生产批次的产品编号、生产日期、生产班组、原材料使用情况等。设备运行记录：设备的开机时间、停机时间、维修保养记录、运行参数等。人员操作记录：生产人员的出勤情况、操作步骤、操作时间等。（三）质量检验档案1.检验计划：针对产品制定的质量检验计划，明确检验项目、检验方法、检验频次、检验标准等。2.检验记录：首件检验记录：对每个生产批次的首件产品进行检验的记录，包括检验项目、结果、判定等。巡检记录：生产过程中质量检验人员进行巡回检查的记录，记录检查时间、发现的质量问题及处理情况。成品检验记录：对生产完成的成品进行全面检验的记录，包括外观、尺寸、性能等各项检验结果。3.质量统计分析报告：定期对产品质量数据进行统计分析，形成的质量统计分析报告，分析质量趋势、存在问题及改进措施建议。（四）包装与入库档案1.包装设计文件：产品的包装设计图纸、包装材料清单等文件。2.包装过程记录：记录包装材料的领用、包装操作过程、包装数量等信息。3.入库单：产品入库时填写的入库单，注明产品名称、规格、数量、入库时间、仓库等信息。4.库存盘点记录：定期对仓库库存产品进行盘点的记录，确保账实相符。（五）其他相关档案1.设备维护档案：设备的维护保养计划、维修记录及设备档案等，包括设备的基本信息、维护保养历史、维修更换部件等。2.环境监测记录：生产车间的环境监测数据，如温度、湿度、洁净度等记录，确保生产环境符合要求。3.人员培训档案：与产品生产相关的人员培训记录，包括培训内容、培训时间、培训人员等信息，以保证员工具备相应的生产技能和知识。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责生产过程档案的收集工作，确保各类文件和记录及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。对于电子文档，应确保其存储介质的安全性和数据的完整性。3.生产过程中的临时性文件和记录，如临时通知、紧急处理记录等，应在事件结束后及时收集归档。（二）整理原则1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.每份档案应具有明确的标识，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对纸质档案进行编号和编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。对于电子档案，应建立相应的电子索引和目录结构。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效或无关的文件和记录，保证档案的精炼和有效。（三）整理方法1.纸质档案按照档案分类顺序，将每份文件或记录进行排序，依次放入档案盒或文件夹中。在档案盒或文件夹封面标注档案类别、年度、月份等信息，并建立档案索引标签，注明档案盒内包含的档案名称和编号范围。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第1份档案。编制档案目录，目录内容包括档案编号、档案名称、日期、来源、保管期限等信息，并打印成册或建立电子目录。2.电子档案根据档案分类，在计算机系统中建立相应的文件夹结构，将电子文件按照类别和日期进行分类存储。对电子文件进行命名，命名规则应简洁明了，能够反映文件的主要内容和日期，如“原材料采购合同供应商A20230501.docx”。建立电子档案索引表，记录电子文件的名称、存储路径、文件格式、日期、来源等信息，方便快速查找和调用。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。五、档案的保管（一）保管期限1.根据相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定各类产品生产过程档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.原材料采购档案、生产记录等与产品生产直接相关的重要档案，保管期限为长期；质量检验报告、设备维护档案等一般保管期限为中期；临时性文件和一般性记录保管期限为短期。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。2.电子档案采用服务器存储和磁盘阵列等方式进行电子档案的集中存储，确保数据的安全性和可靠性。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带库或异地服务器。安装电子档案管理软件，对电子档案进行分类管理、检索查询和权限控制，防止电子档案被非法篡改或删除。（三）档案借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅生产过程档案时，应填写《档案借阅申请表》注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别和保管期限决定是否批准借阅。对于涉及重要机密的档案，应严格控制借阅范围和审批权限。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。4.借阅档案时，借阅人员不得擅自将档案带出公司或转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。六、档案的利用（一）查询与检索1.档案管理部门应建立完善的档案查询与检索系统，方便公司内部人员快速准确地查找所需档案。2.提供多种查询方式，如按档案编号、名称、日期、类别、关键词等进行查询。同时，应建立档案索引目录和电子检索数据库，提高查询效率。3.对于查询到的档案，档案管理部门应及时提供给查询人员，并做好查询记录，包括查询时间、查询人员、查询内容等信息。（二）统计与分析1.定期对产品生产过程档案进行统计分析，如档案数量、类别分布、保管期限等情况，为档案管理决策提供数据支持。2.根据统计结果，分析档案管理中存在的问题和不足，及时调整档案管理制度和管理方法，提高档案管理水平。3.结合公司生产经营情况，利用档案数据进行质量追溯、成本分析、生产效率评估等工作，为公司管理提供有价值的信息。（三）档案的编研与开发1.档案管理部门应根据公司发展需要，对生产过程档案进行编研和开发，形成专题资料、案例分析、经验总结等编研成果。2.通过编研工作，挖掘档案中的潜在价值，为公司产品研发、生产管理、质量改进等方面提供参考和借鉴。3.编研成果应及时向公司内部相关部门发布和推广，促进档案资源的共享和利用。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的产品生产过程档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、严格把关的原则，确保销毁档案的准确性和必要性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括生产部门、质量部门、技术部门等相关人员。鉴定小组负责对档案进行全面审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值，如是否涉及公司核心技术、商业秘密、法律纠纷等。2.检查档案的完整性和准确性，对于存在缺失、损坏或信息不准确的档案，应进一步核实和补充。3.根据公司实际情况和发展需要，综合考虑档案的利用频率、历史价值等因素，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导