盖章制度管理规范

PAGE盖章制度管理规范一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本管理规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内所有印章的管理与使用，包括但不限于公章、合同章、财务章、法人章、部门章等各类具有法律效力或代表公司/组织意志的印章。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理与使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司/组织行为的合法性。2.专人负责原则：设立专门的印章管理岗位，明确印章管理人员职责，确保印章管理工作的专业性和规范性。3.审批授权原则：印章使用必须经过严格的审批流程，获得相应的授权后方可使用，严禁擅自使用印章。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案，确保印章管理全过程可追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门审核《印章刻制申请表》，核实申请理由及相关信息的真实性、必要性。审核通过后，报公司/组织领导审批。3.经公司/组织领导批准后，行政部门统一安排具有资质的印章制作单位刻制印章。印章制作单位必须具备合法经营资质，确保印章质量符合国家标准。4.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、材质、文字、图案等是否与申请要求一致，印章是否清晰、完整、无瑕疵等。验收合格后，填写《印章验收单》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司/组织内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、管理部门及管理人员等信息。2.印章管理人员负责将新印章的印模留存归档，并在公司/组织的印章管理台账中进行详细登记。登记内容包括印章名称、编号、规格、材质、启用日期、使用范围、保管人等信息。3.新印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时收回废止印章，并按照规定进行封存或销毁处理。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司/组织设立专门的印章保管室或保险柜，指定专人负责印章的保管工作。印章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。如发现印章存在异常情况，应立即报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，严禁在未获得授权的情况下私自使用印章。4.印章保管人员应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完整、可用。如发现印章磨损、损坏等情况，应及时报告行政部门，并申请更换印章。（二）保管方式1.公章、合同章、财务章、法人章等重要印章应实行双人保管制度，由两名印章保管人员分别保管印章的不同部分（如钥匙、印模等），使用时必须两人同时在场。2.部门章等一般性印章可由部门负责人指定专人保管，但必须明确保管责任，严格按照规定使用。3.印章保管人员应将印章存放在专门的保管设备中，如保险柜、印章箱等，并确保保管设备的安全可靠。保管设备应设置密码、钥匙等多重防护措施，防止印章被盗取或滥用。（三）印章存放地点1.印章保管室应具备安全防护设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，确保印章存放环境安全。2.印章保管室应保持整洁、干燥，避免印章受潮、生锈等情况影响印章质量和使用效果。3.印章存放地点应严格限制人员出入，除印章保管人员外，其他人员未经批准不得进入印章保管室。四、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至相关审批部门。2.审批部门根据用印事项的性质和审批权限，对《印章使用申请表》进行审核。审核内容包括用印事项是否符合公司/组织规定、用印文件是否真实有效、审批流程是否完整等。审核通过后，在《印章使用申请表》上签署审批意见，并签字确认。3.用印申请人持经审批通过的《印章使用申请表》到印章保管室，向印章保管人员申请用印。印章保管人员核对《印章使用申请表》上的审批意见、签字等信息无误后，按照规定的用印流程进行用印操作。4.用印时，印章保管人员应将印章放置在干净、平整的用印台上，确保印章与文件接触清晰、完整。用印后，在文件规定的位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、文件名称、份数、用印人等信息。5.用印完成后，印章保管人员应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，以备查阅。（二）审批权限1.公章使用审批权限：涉及公司/组织重大决策、重要合同签订、对外投资、融资等事项的用印，需经公司/组织董事长或总经理审批。涉及公司/组织日常经营管理活动中的一般性文件用印，需经公司/组织分管领导审批。涉及公司/组织内部文件流转、通知发布等事项的用印，需经部门负责人审批。2.合同章使用审批权限：金额在[X]万元以上的合同用印，需经公司/组织董事长或总经理审批。金额在[X]万元以下的合同用印，需经公司/组织分管领导审批。合同章使用前，合同承办部门应确保合同条款符合法律法规及公司/组织规定，并经法务部门审核通过。3.财务章使用审批权限：涉及财务收支、资金结算、票据开具等事项的用印，需经财务负责人审批。财务章使用应严格按照财务管理制度执行，确保财务操作的准确性和安全性。4.法人章使用审批权限：法人章使用需经公司/组织法定代表人或授权代表人审批。法人章使用应严格控制，确保用印事项符合公司/组织利益和法律法规要求。5.部门章使用审批权限：部门章使用由部门负责人审批。部门章使用应仅限于部门内部文件、资料的盖章确认，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。（三）使用范围1.公章使用范围：公司/组织对外报送的各类文件、报表、证明等。公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。公司/组织出具的授权委托书、介绍信等。其他需要加盖公章的事项。2.合同章使用范围：公司/组织签订的各类经济合同、业务合同、租赁合同等。与合同相关的补充协议、变更协议等。3.财务章使用范围：公司/组织开具的发票、收据、支票等财务票据。涉及财务收支、资金结算的各类文件、凭证等。4.法人章使用范围：公司/组织法定代表人签署的重要文件、合同等。按照法律法规及公司章程规定需要法定代表人签字盖章的其他事项。5.部门章使用范围：部门内部使用的文件、资料、报表等。经部门负责人批准的与部门业务相关的对外联系文件。（四）禁止使用印章的情况1.未经审批的文件、资料不得加盖印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。特殊情况确需加盖印章的，必须经公司/组织领导批准，并在印章使用登记表中详细记录用途、份数、使用期限等信息。3.涉及违法违规、损害公司/组织利益的事项不得加盖印章。4.与公司/组织业务无关的文件、资料不得加盖印章。五、印章的变更与停用（一）印章变更1.因公司/组织名称变更、经营范围调整、印章损坏等原因需要变更印章时，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经公司/组织领导审批。2.经公司/组织领导批准后，行政部门按照印章刻制流程重新刻制印章，并办理印章启用手续。同时，收回原印章，并按照规定进行封存或销毁处理。3.印章变更后，行政部门应及时在公司/组织内部发布《印章变更通知》，明确新印章的启用日期、使用范围、管理部门及管理人员等信息，并对相关文件、资料、合同等进行印章变更确认。（二）印章停用1.因公司/组织机构调整、业务终止、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经公司/组织领导审批。2.经公司/组织领导批准后，行政部门及时收回停用印章，并在公司/组织的印章管理台账中进行停用登记。登记内容包括印章名称、编号、规格、材质、停用日期、保管人等信息。3.印章停用后，原印章保管人员应将印章妥善保管，不得擅自使用或销毁。如需销毁印章，应按照规定的程序进行审批和销毁处理。六、印章的销毁（一）销毁条件1.印章因磨损、损坏、变更等原因不再使用的，应及时进行销毁。2.印章被盗、丢失或其他原因导致印章失控的，应立即报告公司/组织领导，并采取相应的措施进行处理。如确认印章已无法找回或存在安全隐患，应及时进行销毁。（二）销毁流程1.由行政部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、规格、材质、销毁原因等信息，并经公司/组织领导审批。2.经公司/组织领导批准后，行政部门会同审计部门、法务部门等相关人员共同对拟销毁的印章进行审核确认。审核内容包括印章的真实性、有效性、是否已完成相关文件的盖章确认等。3.审核通过后，行政部门指定专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并填写《印章销毁记录》。记录内容包括印章名称、编号、规格、材质、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息。4.印章销毁方式可采用粉碎、熔化、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，监督人员应在《印章销毁记录》上签字确认。5.《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关文件应归档保存，以备查阅。七、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立印章管理监督小组，由行政部门、审计部门、法务部门等相关人员组成。监督小组负责对印章管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理规范执行。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用、销毁等环节是否符合规定。2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管人员的履职情况，是否严格遵守印章保管规定，确保印章安全。4.印章管理台账的记录情况，是否及时、准确、完整地记录印章管理相关信息。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处