生产企业采购及请款制度

PAGE生产企业采购及请款制度一、总则1.目的本制度旨在规范生产企业采购及请款流程，确保采购活动的合规性、高效性，保障企业生产运营的顺利进行，合理控制采购成本，维护企业利益。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产所需物资、设备、服务等的采购活动及相关请款事宜。3.基本原则合规性原则：采购及请款活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，确保所有参与方享有平等的机会。职责明确原则：明确各部门在采购及请款流程中的职责，避免职责不清导致的工作延误或失误。二、采购流程1.需求提出生产部门：根据生产计划和实际生产需求，填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资或服务的名称、规格、型号（如有）、数量、预计到货时间等信息。对于紧急采购需求，应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因。其他部门：如因维修、办公等其他需求需要采购物资或服务时，同样填写《采购需求申请表》，经部门负责人审核后提交至采购部门。2.需求审核采购部门：收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括需求是否与生产计划或部门工作实际相符、所需物资或服务的规格型号是否准确、数量是否合理等。财务部门：从财务角度对采购需求进行审核，评估采购预算的合理性以及对企业资金流的影响。对于超出预算范围的采购需求，需经相关领导特批。审批流程：金额在[X]元以下的采购需求，由采购部门负责人审核批准。金额在[X]元至[X]元之间的采购需求，经采购部门负责人审核后，报分管采购的副总经理批准。金额在[X]元以上的采购需求，需经采购部门负责人、分管采购的副总经理审核后，报总经理批准。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。实地考察（必要时）：对于重要物资或首次合作的供应商，采购部门可组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系等实际情况。供应商确定：采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《采购合同》或《采购框架协议》。合同或协议应明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、付款方式等关键条款。供应商评价与管理：采购部门定期对供应商进行评价，评价指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。对于评价结果不佳的供应商，采购部门应采取相应措施，如警告、减少订单量、终止合作等。4.采购订单下达采购合同签订后：采购部门根据合同条款，制作《采购订单》，明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。订单审核：《采购订单》提交至采购部门负责人审核，确保订单内容与合同一致，各项信息准确无误。订单下达：审核通过后，采购部门将《采购订单》发送给供应商，并要求供应商确认回传。5.采购跟踪与验收采购跟踪：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等信息。对于可能影响交货期的问题，应提前与供应商协商解决，并及时向相关部门反馈。到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部门预计到货时间。采购部门收到通知后，及时通知相关验收部门做好验收准备。验收：验收部门：根据采购物资或服务的性质，由生产部门、质量部门、仓库管理部门等相关人员组成验收小组进行验收。验收标准：按照合同要求、行业标准以及公司内部质量规范对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、外观质量、性能指标等方面。验收报告：验收合格后，验收小组填写《采购验收报告》，明确验收结论。验收不合格的，应出具详细的不合格报告，并要求供应商限期整改或退换货。三、请款流程1.请款申请采购完成且验收合格后：采购部门根据合同约定及实际采购情况，填写《请款申请表》，详细注明请款金额、请款事由、对应的采购订单编号、供应商名称等信息。请款申请附件：附上采购合同、采购订单、验收报告、发票等相关凭证的复印件，确保请款依据充分。2.请款审核采购部门负责人审核：对请款申请的真实性、准确性、完整性进行审核，确认采购事项已经完成且符合合同要求，相关附件齐全。财务部门审核：财务人员核对采购合同条款与请款金额是否相符，发票信息是否正确，付款方式是否符合约定。对发票的真实性、合法性进行验证，确保可用于财务报销和税务抵扣。审核请款金额是否在预算范围内，如有超预算情况，需查看是否有相应的审批文件。检查请款申请的审批流程是否完整，签字盖章是否齐全。审批流程：金额在[X]元以下的请款申请，由财务部门负责人审核批准。金额在[X]元至[X]元之间的请款申请，经财务部门负责人审核后，报分管财务的副总经理批准。金额在[X]元以上的请款申请，需经财务部门负责人、分管财务的副总经理审核后，报总经理批准。3.请款支付审核通过后：财务部门根据审批结果，按照合同约定的付款方式进行请款支付。支付方式：银行转账：对于与供应商签订了银行转账协议的，财务部门通过银行转账方式将款项支付至供应商指定的银行账户。支票支付：在符合相关规定的情况下，可开具支票支付款项。支票开具后，应做好登记和跟踪，确保支票安全、及时送达供应商。其他支付方式（如有）：根据实际情况和合同约定，可采用电子支付、承兑汇票等其他支付方式，但需严格按照相关流程操作，确保资金安全。四、采购及请款相关职责1.采购部门职责负责制定采购计划，根据各部门需求进行采购活动的组织与实施。建立和维护供应商数据库，筛选、评估、选择合格供应商，并与之签订采购合同或协议。下达采购订单，跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。组织采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。填写请款申请表，提供相关请款附件，配合财务部门完成请款审核及支付工作。2.需求部门职责准确提出采购需求，填写《采购需求申请表》，确保需求信息真实、准确、完整。参与采购过程中的供应商评估、验收等工作，提供专业意见和建议。负责对采购物资或服务的使用情况进行跟踪和反馈，如发现问题及时与采购部门沟通。3.财务部门职责审核采购需求的预算合理性，从财务角度对采购活动进行监督和控制。审核请款申请，核对采购合同、发票等相关凭证，确保请款金额准确、支付方式合规。按照审批结果进行请款支付，做好资金管理和账务处理工作。定期对采购及请款情况进行财务分析，为企业决策提供数据支持。4.质量部门职责制定采购物资或服务的质量验收标准，参与验收工作，确保采购物资或服务符合质量要求。对验收过程中发现的质量问题进行判定和处理，提出整改意见和建议。5.仓库管理部门职责负责采购物资的入库管理，核对物资的数量、规格、型号等信息，确保入库物资准确无误。配合验收部门做好采购物资的验收工作，提供相关仓储信息和协助。对库存物资进行管理和盘点，及时反馈库存动态信息。五、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购及请款流程进行审计检查，重点审查采购活动的合规性、请款手续的完整性、资金使用的合理性等方面。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查与评估采购部门、财务部门等相关部门定期对采购及请款制度的执行情况进行自查和评估，总结经验教训，发现制度执行过程中的问题和不足之处，及时提出改进措施和建议。3.违规处理对于违反采购及请款制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、解除劳动合同