白酒生产企业采购制度

PAGE白酒生产企业采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范白酒生产企业的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障企业生产经营的顺利进行，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及白酒生产所需原材料、包装材料、设备及备品备件等物资的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。经济性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，实现企业经济效益最大化。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资符合白酒生产的质量要求。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同，维护企业良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，根据生产需求及时采购所需物资。开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理、合法。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。人员配置采购部门应根据企业规模和采购业务量合理配置人员，包括采购经理、采购专员等。采购经理负责部门整体管理和决策，采购专员负责具体采购业务操作。2.其他相关部门生产部门职责：根据生产计划，及时向采购部门提供准确的物资需求信息，包括品种、规格、数量、交货时间等。参与采购合同的评审，对采购物资的质量和适用性提出意见和建议。人员配置：生产部门应指定专人负责与采购部门沟通协调物资需求事宜。质量部门职责：参与供应商的评估和选择，对采购物资的质量标准和检验方法提出意见和建议。负责采购物资的质量检验工作，确保所采购的物资符合白酒生产的质量要求。人员配置：质量部门应配备专业的质量检验人员，负责采购物资的检验工作。财务部门职责：审核采购合同，确保合同付款条款符合公司财务规定。负责采购款项的支付审核和账务处理，监督采购资金的使用情况。人员配置：财务部门应安排专人负责采购相关财务工作。三、采购流程1.需求计划生产部门根据年度生产计划、月度生产安排以及库存情况，每月定期向采购部门提交物资需求计划。需求计划应详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、预计交货时间等信息。采购部门收到需求计划后，进行汇总和审核，如有疑问及时与生产部门沟通确认。对于紧急需求，生产部门应及时向采购部门提出申请，采购部门应优先安排处理。2.供应商选择与管理供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。供应商评估采购部门组织相关人员（如生产部门、质量部门等）对筛选后的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、设备状况、人员素质、价格竞争力等。根据评估结果，对供应商进行打分，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等。供应商选择采购部门根据供应商评估结果，选择得分较高、综合实力较强的供应商作为合作对象。对于重要物资的采购，应选择至少两家以上的供应商进行比价采购，以降低采购风险。在选择供应商时，应签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。供应商管理采购部门定期对供应商进行跟踪评估，评估内容包括交货及时性、产品质量稳定性、售后服务质量等方面。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应终止合作关系。3.采购订单下达采购部门根据审核后的需求计划和选定的供应商，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如因特殊情况需要变更采购订单，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。4.采购物资验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门做好验收准备工作。质量部门根据采购合同和相关质量标准，制定详细的验收方案。采购物资到货后，采购部门、质量部门和仓库管理人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等方面。如发现物资存在质量问题或数量不符，应及时与供应商联系，要求其采取相应的解决措施。验收合格的物资，仓库管理人员应及时办理入库手续，并填写入库单。入库单应注明物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、供应商名称等信息。验收不合格的物资，应及时办理退货手续，并做好记录。5.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购合同、发票、入库单等相关资料，提交给财务部门进行付款审核。财务部门根据采购合同和公司财务制度，对采购付款资料进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。采购部门应定期与财务部门核对采购付款情况，确保采购款项支付准确、及时。四、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动可能导致采购成本增加；市场供应短缺可能影响企业生产进度。供应商风险：供应商破产、倒闭或违约可能导致物资供应中断；供应商提供的物资质量不合格可能影响企业产品质量。合同风险：采购合同条款不明确、不合理可能导致合同纠纷；合同执行过程中出现变更或违约情况可能给企业带来损失。内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控可能导致采购舞弊；采购人员业务能力不足或职业道德缺失可能影响采购工作质量。2.风险评估采购部门定期对采购风险进行评估，采用定性和定量相结合的方法，确定风险的等级和影响程度。对于高风险事项，应制定专项应对措施，加强风险监控。3.风险应对市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。加强市场调研，拓宽物资采购渠道，确保物资供应稳定。供应商风险应对对供应商进行多元化管理，避免过度依赖单一供应商。加强对供应商的日常监督和管理，定期评估供应商的经营状况和信用等级。要求供应商提供银行保函或其他担保措施，降低供应商违约风险。合同风险应对加强采购合同管理，签订合同前应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款明确、合理、合法。合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，如出现合同变更或违约情况，应及时采取法律措施维护企业合法权益。内部管理风险应对完善采购流程，明确各环节的职责和审批权限，加强内部审计和监督。加强采购人员培训，提高其业务能力和职业道德水平。建立采购人员绩效考核制度，激励采购人员积极履行职责，降低采购风险。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。同时，采购部门应建立内部监督机制，对采购人员的工作进行自我监督和相互监督，确保采购工作规范、廉洁。2.外部监督积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门开展的各类专项检查和审计工作。及时了解和遵守国家法律法规和政策的变化，确保采购活动合法合规。鼓励供