会议室议事制度规范标准

PAGE会议室议事制度规范标准一、总则（一）目的为规范公司会议室的使用和管理，提高会议效率，确保公司各项决策的科学性和民主性，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各层级召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题研讨会、项目推进会、决策会议等。（三）基本原则1.高效原则：确保会议能够高效地进行，达到预期的目的，避免冗长、拖沓的讨论。2.规范原则：严格按照规定的程序和要求使用会议室，保证会议的组织和管理有序进行。3.民主原则：充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见，确保决策的科学性和合理性。4.保密原则：对于涉及公司机密的会议内容，要严格保密，防止信息泄露。二、会议室管理规定（一）会议室的分类及使用权限1.大型会议室：可容纳[X]人以上，主要用于公司重要决策会议、大型活动等。使用权限为公司高层领导及相关部门负责人。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门工作例会、专题研讨会等。使用权限为各部门负责人及相关人员。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，一般用于小组讨论、项目沟通等。使用权限为各部门内部人员。（二）会议室的预约与安排1.预约流程各部门或个人需要使用会议室时，应提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。将申请表提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行审核和安排。审核通过后，行政部门将以邮件或短信的形式通知申请人，并在会议室门口张贴预约信息。2.优先安排原则重要紧急的会议优先安排。涉及公司整体战略、重大决策等会议优先安排大型会议室。同一部门连续使用会议室时，在不影响其他部门使用的情况下，尽量给予便利。（三）会议室的使用时间1.每次会议的使用时间原则上不超过[X]小时，如有特殊情况需要延长，需提前向行政部门申请。2.会议结束后，使用部门应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备，保持会议室整洁。（四）会议室的设备管理1.行政部门负责会议室设备的日常维护和管理工作，定期检查设备的运行情况，确保设备正常使用。2.使用部门在使用会议室设备时，应按照操作规程进行操作，如发现设备故障，应及时通知行政部门维修。3.会议期间如需使用特殊设备，如投影仪、音响设备等，使用部门应提前向行政部门说明，行政部门负责安排技术人员进行调试和操作。（五）会议室的环境卫生1.每次会议结束后，使用部门应安排专人清理会议室，将垃圾带走，保持会议室地面、桌面、门窗等清洁卫生。2.行政部门定期对会议室进行全面清洁和消毒，确保会议室环境符合卫生标准。三、会议组织与管理（一）会议的发起与筹备1.会议发起部门应明确会议的主题、目的、议程、参会人员等信息，并提前向参会人员发送会议通知。会议通知应包含以下内容：会议主题会议时间、地点参会人员名单会议议程会议要求（如是否需要提前准备资料、发言时间限制等）2.会议筹备人员应提前做好会议资料的准备工作，如会议文件、报告、演示文稿等，并确保资料的准确性和完整性。3.根据会议的规模和性质，合理安排会议场地和设备，确保会议的顺利进行。（二）会议的主持与记录1.会议主持人应具备良好的组织协调能力和沟通能力，能够有效地引导会议进程，确保会议按照议程进行。2.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，掌握会议的重点和难点问题，以便在会议中能够及时做出决策和协调。3.会议记录人员应认真做好会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决策事项等，并形成会议纪要。会议纪要应包含以下内容：会议基本信息（会议主题、时间、地点、参会人员等）会议主要内容讨论结果决策事项及责任人下一步工作计划（三）会议的发言与讨论1.参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向会议发起部门请假。2.参会人员应认真听取他人发言，积极参与讨论，充分发表自己的意见和建议。发言应简洁明了，突出重点，避免冗长、无关的发言。3.在讨论过程中，应尊重他人的意见和权利，不得进行人身攻击或恶意诋毁。如有不同意见，应通过理性的方式进行沟通和协商，寻求共识。（四）会议的决策与执行1.对于会议讨论的决策事项，应明确责任人、时间节点和工作要求，确保决策能够得到有效执行。2.决策事项的责任人应按照会议要求，制定具体的工作计划，并组织实施。在执行过程中，应及时向相关部门和人员汇报工作进展情况，如有问题应及时协调解决。3.行政部门负责对会议决策事项的执行情况进行跟踪和检查，定期向公司领导汇报执行情况，确保决策事项能够按时、高质量地完成。四、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.按时出席会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向会议发起部门请假，并获得批准。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内接听电话或玩手机。如有紧急情况需要接听电话，应到会议室外接听。3.认真听取他人发言，不得随意打断他人。如有不同意见，应在他人发言结束后再发表自己的看法。4.遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和机密信息。（二）会议主持人纪律1.提前到达会议现场，做好会议准备工作。2.按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。3.引导参会人员积极参与讨论，充分发表意见，避免出现冷场或混乱局面。4.对会议讨论的问题进行及时总结和归纳，形成决策意见，并明确责任人和时间节点。（三）会议记录人员纪律1.将会议记录完整、准确地记录下来，不得遗漏重要信息。2.会议记录应客观、公正，不得加入个人观点和意见。3.会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪