策划部档案管理制度

PAGE策划部档案管理制度一、总则（一）目的为加强策划部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于策划部在各项策划工作中形成的各类档案，包括但不限于策划方案、市场调研资料、创意素材、客户沟通记录、项目执行记录等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：策划部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映策划工作的实际情况，不得篡改或伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.策划方案类：包括各类项目的策划方案、营销策划方案、活动策划方案等。2.市场调研类：涵盖市场调研报告、竞争对手分析报告、消费者调研数据等。3.创意素材类：如创意文案、设计草图、图片、视频等创意资料。4.客户资料类：包含客户基本信息、合作协议、沟通记录、项目反馈等。5.项目执行类：涉及项目执行计划、进度报告、费用支出记录等。6.其他类：不属于以上分类的其他相关档案。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构为：[部门代码][分类代码][年份][流水号]。部门代码：“CH”代表策划部。分类代码：根据档案分类，分别用“CF”（策划方案类）、“DY”（市场调研类）、“CY”（创意素材类）、“KH”（客户资料类）、“ZX”（项目执行类）、“QT”（其他类）表示。年份：取公元纪年的后两位数字，如“23”代表2023年。流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从0001开始。3.例如，一份2023年策划部形成的策划方案类档案，编号为“CHCF230001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.策划项目负责人应及时将项目过程中产生的各类文件、资料收集齐全，确保无遗漏。2.对于外来文件，如客户提供的资料、合作方的函件等，应在接收后及时登记，并移交档案管理人员。3.档案管理人员应定期对各项目组的档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整地收集。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，如有附件，应一并整理齐全，并在档案封面注明附件数量。3.对档案进行编号，填写档案目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.对于电子档案，应按照分类建立文件夹，并以清晰、规范的文件名命名，确保电子档案与纸质档案内容一致。四、档案归档与存储（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员应及时进行归档。2.归档时，按照档案编号顺序依次排列，放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。3.同时，建立档案索引目录，方便快速查找档案。（二）存储方式1.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的档案库房中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，以确保数据安全。3.对于重要的纸质档案和电子档案，应进行加密存储，设置访问权限，防止未经授权的访问。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经部门负责人批准后，方可到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。如发现问题，应及时报告并查明原因。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人审核，分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或擅自复制。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后，在借阅申请表上签字注销。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度规定，对涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案进行严格保密管理。2.未经公司授权，任何人不得擅自将档案内容透露给无关人员。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员注意保密事项，确保档案信息不被泄露。4.对因工作需要接触敏感档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全存储。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。4.如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。同时，查明原因，追究相关人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由策划部负责人、档案管理人员及相关业务骨干组成。2.鉴定小组根据档案的形成时间与来源、内容的重要性与完整性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保存期限。3.档案保存期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。（三）销毁程序1.对已到销毁期限且无保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.经档案鉴定小组审核通过后，报分管领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁，并填写《档案销毁登记表》，注明销毁日期、销毁档案名称、编号、数量等内容，销毁人员和监销人员签字确认。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除工具，确保数据无法恢复。同时，在存储设备上进行物理销毁，防止数据泄露。八、档案管理人员职责（一）档案管理职责1.负责策划部档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全等日常管理工作。2.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案管理制度和档案索引目录，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保证档案的完整和安全。（二）业务指导职责1.对策划部各项目组的档案管理工作进行业务指导，提高项目组人员的档案管理意识和能力。2.协助项目组人员做好档案的收集、整理工作，确保项目档案的质量和完整性。（三）培训职责1.定