沈阳市采购档案管理制度

PAGE沈阳市采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强沈阳市采购档案管理，确保采购活动的合法性、规范性和可追溯性，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于沈阳市公司/组织内所有采购活动形成的档案管理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.真实性原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖采购活动从计划、审批、执行到验收等各个环节的相关文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息的采购档案，应严格保密，防止信息泄露。二、采购档案的内容（一）采购计划与审批文件1.采购申请：包括采购需求的详细说明、预算金额、预计采购时间等。2.采购计划审批表：记录采购计划的审批过程，包括审批部门、审批意见、审批日期等。3.相关会议纪要：涉及采购计划讨论、决策的会议纪要，明确采购的必要性、可行性等。（二）采购文件1.招标文件：包括招标公告、招标文件正文、投标邀请书、评标标准等。2.投标文件：供应商提交的投标文件，包括投标函、报价清单、技术方案、售后服务承诺等。3.谈判文件：用于采购谈判的文件，如谈判邀请函、谈判议程、谈判记录等。4.询价文件：询价函、报价单、供应商回复等相关文件。（三）采购合同1.采购合同正本：明确采购双方的权利义务、采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等主要条款的正式合同文本。2.采购合同副本：与正本内容一致的副本，用于存档备份。3.合同变更协议：记录采购合同在履行过程中发生变更的相关协议文件。（四）采购过程记录1.开标记录：详细记录开标时间、地点、投标人情况、开标过程等信息。2.评标记录：包括评标委员会成员名单、评标过程、评标结果等内容。3.谈判记录：谈判过程中的对话、协商内容、达成的共识等记录。4.询价记录：询价过程中与供应商的沟通记录、报价比较等。（五）验收文件1.验收报告：由验收小组出具的采购项目验收报告，包括验收结论、验收意见等。2.质量检验报告：对采购物资的质量进行检验的报告，证明物资符合质量标准。3.验收记录：验收过程中的具体操作记录，如验收时间、验收人员、验收内容等。（六）付款文件1.付款申请：采购部门提交的付款申请，注明付款金额、付款依据、收款单位等信息。2.付款审批表：记录付款审批过程，包括审批部门、审批意见、审批日期等。3.付款凭证：如支票存根、银行转账记录、发票等付款相关凭证。（七）其他相关文件1.供应商资质证明文件：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等。2.市场调研资料：采购前进行市场调研的相关资料，如市场价格分析、供应商情况调研等。3.往来函件：与供应商、相关部门之间的往来信件、传真、电子邮件等。三、采购档案的整理（一）整理要求1.采购档案应按照形成的时间顺序进行整理，确保档案的连贯性和系统性。2.每份档案应单独装订成册，编制页码，并在封面注明档案名称、年度、编号等信息。3.对于同一采购项目的相关文件，应集中整理在一起，便于查阅和管理。（二）分类方法1.按采购项目分类：将采购档案按照不同的采购项目进行分类，每个项目下再按照档案内容的类别进一步细分。2.按时间分类：在每个采购项目类别下，按照文件形成的时间先后顺序排列。（三）编号规则1.采购档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。2.编号格式可采用“年份+采购项目序号+档案类别序号”的形式，例如：2023001001，表示2023年第1个采购项目的第1类档案。3.具体编号规则应在公司/组织内部统一规定，并在档案整理过程中严格执行。四、采购档案的保管（一）保管期限1.采购档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体采购项目档案的保管期限如下：采购计划与审批文件：短期保管3年。采购文件：中期保管5年。采购合同：长期保管，直至合同履行完毕后10年。采购过程记录：中期保管5年。验收文件：长期保管10年。付款文件：长期保管10年。其他相关文件：根据其重要性和关联性确定保管期限，一般为中期或长期。（二）保管地点1.应设立专门的采购档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案保管库房应实行专人管理，限制无关人员进入，确保档案的安全。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于查询和盘点。2.定期对采购档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.对于超过保管期限的档案，可以按照规定进行鉴定和销毁，但应保留相关销毁记录。五、采购档案的利用（一）利用原则1.采购档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的利用符合公司/组织的利益和相关法律法规要求。2.严格履行档案查阅审批手续，未经批准，不得擅自查阅、复印、借出采购档案。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅与本部门相关的采购档案，用于业务参考、审计监督、绩效评估等。2.外部审计机构、监管部门等依法依规查阅采购档案时，应按照规定办理相关手续，并在指定地点查阅。（三）利用流程1.查阅申请：公司/组织内部人员如需查阅采购档案，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对查阅申请进行审核，签署审批意见。对于涉及重要采购项目或敏感信息的查阅申请，应报公司/组织高层领导审批。3.查阅登记：经审批同意后，档案管理人员根据查阅申请表，在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅服务：档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的采购档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。5.归还档案：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后在查阅登记簿上记录归还时间。六、采购档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息的采购档案，应严格保密，明确保密责任人和保密范围。2.档案管理人员应与接触采购档案的人员签订保密协议，明确保密义务和违规责任。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对查阅人员进行保密提醒等。4.禁止在非保密场所谈论、传播采购档案中的敏感信息。（二）安全管理1.加强采购档案保管库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房24小时处于监控状态。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，确保在紧急情况下能够迅速采取措施保护采购档案的安全。七、监督与检查（一）监督机制1.建立采购档案管理监督机制，由公司/组织内部的审计部门或相关管理部门负责对采购档案管理工作进行定期监督检查。2.监督检查内容包括档案的整理、保管、利用、保密等方面的工作是否符合本制度的要求。（二）检查方式1.定期检查：审计部门或相关管理部门应每年至少组织一次对采购档案管理工作的全面检查，检查结果形成书面报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对采购档案管理的某个环节或部分档案进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针