涉密项目档案管理制度

PAGE涉密项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密项目档案管理，确保涉密项目档案的安全与完整，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉密项目档案的管理，包括项目立项、实施、验收等全过程中形成的各类文件、资料、数据等。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保涉密项目档案信息不被泄露。2.完整性原则：全面收集、整理和保存涉密项目档案，保证档案的齐全与完整。3.准确性原则：涉密项目档案内容应真实、准确、可靠，符合实际情况。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对涉密项目档案进行管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司涉密项目档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好涉密项目档案的收集、整理、归档等工作。3.集中管理公司涉密项目档案，建立健全档案保管、利用等管理制度。4.定期对涉密项目档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.负责向公司领导及相关部门提供涉密项目档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件材料的形成、积累和整理工作，确保项目文件材料的齐全、完整。2.对项目文件材料的质量和真实性负责，及时向档案管理部门移交应归档的项目档案。3.协助档案管理部门做好项目档案的整理、编目、数字化等工作，配合档案管理部门开展档案利用工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉密项目文件材料的收集、整理和保管工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.在项目实施过程中，各部门应严格遵守保密规定，确保项目文件材料的安全。3.积极配合档案管理部门做好涉密项目档案的管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：包括项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.项目实施阶段：包括项目实施方案、技术方案、会议纪要、工作记录、实验数据、测试报告、来往信函等。3.项目验收阶段：包括项目验收申请书、验收报告、验收意见等。4.其他与项目相关的重要文件、资料，如知识产权文件、合同协议、财务文件等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织本项目相关人员收集项目文件材料，确保文件材料的形成与项目进展同步。2.收集的文件材料应真实、有效，字迹清晰，签署完整。3.对于电子文件材料应采用规范的格式存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照项目阶段和文件类别对收集的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。4.对重要文件材料应进行装订或装盒，并在封面标注相关信息。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.项目负责人应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的项目档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的项目档案进行审核，审核内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等。3.审核无误后，档案管理部门对项目档案进行归档，并建立档案台账。（二）保管期限1.涉密项目档案的保管期限根据国家相关法律法规及行业标准确定，一般分为永久、长期和短期。2.对于涉及公司核心技术、商业秘密等重要信息的项目档案，应确定为永久保管。3.对于一般性涉密项目档案，根据其重要程度和使用价值，确定为长期或短期保管。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的涉密档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对涉密项目档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.档案管理人员应定期对涉密项目档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.严格遵守国家保密法律法规，确保涉密项目档案信息不被泄露。2.坚持“谁使用、谁负责”的原则，使用人员应妥善保管涉密项目档案，不得擅自复制、转借或传播。3.涉密项目档案的利用应仅限于公司内部，因工作需要确需对外提供的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅涉密项目档案的，应填写《涉密项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：公司内部人员因工作需要借阅涉密项目档案的，应填写《涉密项目档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：公司内部人员因工作需要复制涉密项目档案的，应填写《涉密项目档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门指定专人进行复制，并做好登记。复制的涉密项目档案应按照原件的保管要求进行保管。（三）利用记录1.档案管理部门应对涉密项目档案的利用情况进行详细记录，记录内容包括利用时间、利用人员、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量等。2.利用记录应保存[X]年以上，以备查阅。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触涉密项目档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉密项目档案的存储、传输、使用等环节应采取加密、访问控制等技术措施，确保档案信息的安全。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露涉密项目档案信息。4.在涉密项目档案的整理、归档、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息被泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对涉密档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备等。2.定期对涉密档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保库房安全。3.对涉密项目档案的电子数据应进行备份存储，并异地存放，防止数据丢失。4.发生涉密项目档案安全事故时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.涉密项目档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格保密的原则。2.根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，对涉密项目档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定组织1.成立由档案管理部门、项目负责人及相关业务部门人员组成的涉密项目档案鉴定小组，负责对涉密项目档案进行鉴定。2.鉴定小组应定期对涉密项目档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的涉密项目档案，应填写《涉密项目档案销毁申请表》，经公司领导审批后进行销毁。2.销毁涉密项目档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁涉密项目档案时，应指定专人负责监督，并做好记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称及数量等。4.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。八、监督与检查（一）监督机制1.公司应建立健全涉密项目档案管理监督机制，定期对各部门涉密项目档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应加强对涉密项目档案管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、保密等环节。2.档案管理人员的业务水平和工作责任心。3.涉密项目档案的安全与