管护档案管理制度

PAGE管护档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织管护档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及管护档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则管护档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映管护工作的实际情况，数据准确无误，不得弄虚作假。3.完整安全原则保证档案的完整性，防止档案丢失、损坏和泄密，确保档案信息安全。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善管护档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的管护档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管和统计工作，定期对档案进行清查和盘点。4.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。5.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复印等手续。6.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。7.加强档案管理设施建设，确保档案库房的安全和整洁，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设备。8.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门管护档案的收集、整理和归档工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门档案管理人员进行业务指导和培训，提高档案管理工作水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的规范有序。3.严格遵守档案借阅、查阅、复印等手续，做好登记和记录工作。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.加强档案管理设施的维护和管理，确保档案库房的安全和整洁。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.管护工作中形成的各类文件、报告、报表、合同、协议等纸质材料。2.电子文件，包括文档、表格、图片、音频、视频等。3.实物档案，如证书、奖杯、奖章等。（二）收集要求1.档案形成部门应及时将本部门产生的档案进行收集整理，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档程序1.档案形成部门对收集的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类。2.编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行审核和验收。4.档案管理部门对验收合格的档案进行编号、装订、上架等工作，并录入档案管理系统。四、档案的分类与编号（一）分类方案根据管护工作的特点和档案管理的需要，制定以下分类方案：1.综合管理类：包括公司/组织关于管护工作的规章制度、工作计划、总结、报告等文件。2.项目管理类：包括各类管护项目的立项文件、实施方案、验收报告等。3.人员管理类：包括管护人员的基本信息、培训记录、考核情况等。4.物资设备类：包括管护工作中使用的物资设备清单、采购合同、维修记录等。5.资金管理类：包括管护工作的经费预算、决算、报销凭证等。6.其他类：包括不属于以上分类的其他管护档案。（二）编号规则档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据分类方案，用两位字母表示，如“ZH”表示综合管理类，“XM”表示项目管理类等。3.流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年综合管理类的第一份档案编号为“2023ZH0001”。五、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司/组织的重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：在较长时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管：在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案库房的安全和整洁。2.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案的利用（一）借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，办理档案借阅手续，借阅人应在《档案借阅登记薄》上签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、损毁，按时归还档案。（二）查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，安排专人陪同查阅，查阅人不得擅自摘抄、复制档案内容。4.查阅结束后，查阅人应在《档案查阅登记薄》上签字确认。（三）复印1.因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、编号、复印内容等信息。2.《档案复印申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，按照规定的程序进行复印，复印份数应根据实际需要确定。4.复印后的档案应加盖档案管理部门的印章，并在《档案复印登记薄》上登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.《档案销毁清单》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织领导。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案信息化管理系统的要求，及时将纸质档案和电子档案进行数字化录入，确保档案数据的准确和完整。2.定期对档案数据进行维护和更新，保证档案信息的时效性和有效性。（三）系统安全与保密1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，加强对档案信息化管理系统的保密管理。九、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化管理系统的运行情