资料员档案室制度

PAGE资料员档案室制度一、总则（一）目的为加强公司/组织资料员档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案资料管理的部门及人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案资料实行集中统一管理，由资料员档案室归口负责。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织各项活动的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案资料进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案资料的查询、借阅和使用。二、档案资料分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司/组织的规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等。2.人事档案类：员工个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：各类业务合同、协议、订单等。5.项目文档类：项目立项文件、可行性研究报告、项目方案、项目进度记录、项目验收资料等。6.技术资料类：产品设计图纸、技术标准、工艺流程、技术研发报告等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。8.其他类：不属于以上分类的其他档案资料。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，二级类目用两位数字表示，三级类目用三位数字表示，以此类推。例如：行政文件类为“A”，人事档案类为“B”，财务档案类为“C”，业务合同类为“D”，项目文档类为“E”，技术资料类为“F”，市场营销类为“G”，其他类为“Z”。2.编号应具有唯一性，一个编号对应一份档案资料。3.编号应按照档案资料的形成时间顺序进行编排，新形成的档案资料编号应排在已有编号之后。三、档案资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.档案资料的收集应遵循全面、系统的原则，涵盖公司/组织各项活动的各个方面。3.对于重要的档案资料，应在形成后及时收集，防止丢失或损坏。（二）整理规范1.收集到的档案资料应进行分类整理，按照本制度规定的分类标准和编号规则进行编号。2.对每份档案资料应进行编目，编目内容包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等。3.档案资料应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等，以便于查找和管理。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的完整性和可读性。四、档案资料归档与保管（一）归档流程1.档案资料整理完毕后，由资料员填写档案资料归档清单，一式两份，一份随档案资料一同归档，一份留存资料员档案室备查。2.档案资料应按照规定的保管期限进行分类存放，分别存放在不同的档案柜或存储设备中。3.档案资料归档后，应建立档案资料索引，以便于快速查找和利用。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司/组织的重要历史文件、规章制度、合同协议等。3.长期保管的档案资料包括公司/组织的一般性业务文件、项目文档等，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案资料包括公司/组织的临时性文件、一般性报表等，保管期限一般为1年至10年。（三）保管环境1.资料员档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.档案资料应存放在专用的档案柜或存储设备中，避免阳光直射、潮湿和灰尘等因素对档案资料的损害。3.定期对档案资料进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案资料的安全和完整。五、档案资料借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写档案资料借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到资料员档案室办理借阅手续。2.借阅重要档案资料或涉及公司/组织机密的档案资料，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案资料的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅时应在资料员档案室指定地点进行，不得将档案资料带离档案室。（二）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.重要档案资料或涉及公司/组织机密的档案资料的借阅期限应根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅登记1.资料员档案室应建立档案资料借阅登记册，对借阅档案资料的人员、时间、内容、期限等进行详细登记。2.借阅人员归还档案资料时，应在借阅登记册上注明归还时间，并由资料员进行核对验收。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（四）利用规定1.档案资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.借阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案资料。如需复印档案资料，应经资料员档案室负责人批准，并在指定地点进行复印。3.利用档案资料形成的成果，如研究报告、论文等，其知识产权归公司/组织所有。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料鉴定工作应定期进行，确保档案资料的保管期限合理、准确。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，对档案资料的价值进行综合评估。（二）鉴定组织1.成立档案资料鉴定小组，由资料员档案室负责人、相关部门负责人及业务骨干组成。2.鉴定小组负责对档案资料进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案资料，应填写档案资料销毁申请表，经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案资料销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在档案资料销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。七、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、借阅和利用。2.通过信息化管理，提高档案资料管理的效率和水平，方便档案资料的查询和利用。（二）信息化管理流程1.档案资料应及时进行数字化扫描，扫描后的电子文件应按照本制度规定的分类标准和编号规则进行命名和存储。2.建立档案资料信息化管理系统的索引数据库，确保电子文件与纸质档案资料的对应关系准确无误。3.档案资料信息化管理系统应具备权限管理功能，不同人员根据其工作需要具有不同的访问权限。4.定期对档案资料信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全。八、档案资料管理人员职责（一）资料员档案室负责人职责1.负责资料员档案室全面工作，制定档案资料管理制度和工作计划，并组织实施。2.组织档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅和利用等工作，确保档案资料管理工作的规范、有序进行。3.负责档案资料信息化管理系统的建设和维护，提高档案资料管理的信息化水平。4.定期对档案资料管理工作进行检查和总结，及时发现问题并提出改进措施。（二）档案资料管理人员职责1.负责档案资料的具体收集、整理、编目、归档、保管等工作，确保档案资料的完整、准确和安全。2.按照规定的借阅流程办理档案资料的借阅手续，对借阅人员进行登记和跟踪管理，及时催还到期借阅的档案资料。3.负责档案资料信息化管理系统的数据录入、维护和更新工作，确保电子文件与纸质档案资料的一致性。4.协