教育局档案保管制度

PAGE教育局档案保管制度一、总则（一）目的为加强教育局档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为教育工作提供可靠的历史依据和决策支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育局机关各科室、直属单位以及下属学校的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则教育局设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映教育工作的实际情况，严禁篡改、伪造档案。3.保密性原则对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构教育局设立档案管理室，负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目和装订等工作。建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查阅和利用。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。办理档案的借阅、归还手续，做好借阅登记。负责档案库房的管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.档案管理负责人负责制定和完善档案管理制度，指导和监督档案管理工作。根据工作需要，合理配备档案管理人员，组织档案业务培训。审核档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作符合规定要求。协调档案管理工作与其他业务工作的关系，为档案利用提供支持和保障。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件包括党和国家领导人关于教育工作的重要指示、批示，上级教育行政部门颁发的各类文件、通知、通报等。2.本局文件教育局机关各科室制发的文件、报告、请示、批复等，以及本局召开的重要会议文件材料。3.下属学校文件下属学校报送的工作计划、总结、报表、统计资料等，以及学校在教育教学、师资队伍建设、校园管理等方面形成的重要文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属单位和下属学校应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、教育业务类、人事管理类、财务管理类、基建档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映教育局主要职能活动和基本历史面貌的，对教育事业发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管凡是在较长时间内对教育局工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对教育局工作有参考价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年至15年。（二）保管方式1.纸质档案采用档案盒、档案柜等方式进行保管，档案盒应标明档案类别、编号、题名等信息。档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行保管，并建立电子档案目录。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管条件1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案装具档案装具应符合国家标准要求，具有防火、防潮、防虫等功能。档案盒应采用无酸纸制作，档案柜应选用优质钢材制作。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、档案管理员以及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.分析判断法对档案进行综合分析，判断档案是否具有保存价值，是否符合保管期限的规定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册应经档案管理负责人审核签字，并报教育局领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保统计数据的真实、准确、完整。（二）移交工作1.下属学校因撤销、合并等原因终止时，应将档案移交给教育局档案管理室。2.移交档案时，应编制档案移交清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等内容。3.档案移交清册应经双方签字确认，并归档保存。七、档案的利用（一）利用范围1.教育局机关各科室、直属单位以及下属学校因工作需要查阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据查阅者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经档案管理负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转