债权资产档案管理制度

PAGE债权资产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司债权资产档案管理，规范债权资产档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保债权资产档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及债权资产的部门及相关业务活动中形成的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：债权资产档案应如实反映债权业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与债权资产相关的各类文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，按照规范的流程和方法进行操作。4.保密性原则：严格保护债权资产档案中涉及的商业秘密、个人隐私等信息，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善债权资产档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门做好债权资产档案的收集、整理、归档工作。集中保管债权资产档案，建立档案检索系统，提供档案查阅服务。定期对债权资产档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.业务部门负责本部门债权业务档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的正确使用。对本部门形成的债权资产档案的真实性、完整性负责。3.财务部门从财务角度对债权资产档案进行审核，确保档案与财务记录的一致性。协助档案管理部门做好与债权资产相关的财务资料的归档工作。4.风险管理部门参与债权资产档案管理工作，对档案中涉及的风险信息进行分析和评估。为档案管理工作提供风险管理方面的专业意见和建议。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.债权形成过程中的相关合同、协议，包括借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等。2.债权凭证，如借条、欠条、还款承诺书等。3.催款记录，包括催款函、电话记录、短信记录、面谈纪要等。4.债务人的基本信息资料，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、联系方式等。5.债务人的财务状况资料，如财务报表、审计报告、资产清单等。6.与债权相关的诉讼、仲裁文件，如起诉状、答辩状、判决书、裁定书、仲裁决定书等。7.其他与债权资产有关的文件资料，如评估报告、拍卖文件、抵债协议等。（二）收集要求1.业务部门应在债权业务发生的同时，指定专人负责收集相关文件资料，确保资料的及时、完整。2.收集的文件资料应原件为主，如无法取得原件，应取得与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.对于重要的文件资料，应进行备份，以防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类整理：按照债权资产的类别、形成时间、业务阶段等进行分类，如分为正常类债权、关注类债权、次级类债权、可疑类债权、损失类债权等，每类再细分具体项目。合同类：按照合同签订时间顺序排列，同一合同的附件、补充协议等附在合同后面。凭证类：按照凭证形成时间顺序排列。催款记录类：按照催款时间顺序排列，并注明催款方式和对象。债务人资料类：按照债务人名称分类，同一债务人的不同资料集中存放。诉讼仲裁文件类：按照案件编号或时间顺序排列。2.编号标识：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号可采用字母和数字相结合的方式，如“ZQ[年份][序号]”，其中“ZQ”代表债权资产档案，“年份”为档案形成年份的后两位数字，“序号”为该年份内档案的流水号。3.编制目录：根据分类整理的结果，编制债权资产档案目录。目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。三、档案的保管（一）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、索引和检索，同时做好数据的安全防护工作，防止数据丢失、损坏或泄露。（二）保管期限1.债权资产档案的保管期限根据其重要程度和可能涉及的法律纠纷等情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于一些时效性较强、对后续业务影响较小的债权档案，如一般性的催款记录等。中期保管期限为10年，适用于有一定风险但风险相对可控的债权档案，如部分正常类和关注类债权的相关档案。长期保管期限为15年以上，适用于涉及重大金额、可能引发重大法律纠纷或对公司有重要影响的债权档案，如次级类、可疑类、损失类债权的相关档案，以及涉及诉讼、仲裁的债权档案等。2.保管期限自债权业务终结之日起计算。对于因特殊原因未能及时终结的债权业务，档案保管期限从业务发生之日起计算，但应在业务终结后重新确定实际保管期限。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的完好无损。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格控制档案库房内的温度、湿度等环境条件，保持库房清洁卫生，防止档案受到灰尘、霉菌等侵害。3.对电子档案应定期进行数据备份，并进行数据完整性和可用性检查，确保电子档案的安全存储和正常使用。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还、销毁等情况，做到账物相符。四、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅债权资产档案的，应填写《债权资产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密或重要债权信息的档案，查阅申请人应经公司分管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人因司法调查、审计等原因需要查阅公司债权资产档案的，应出具相关单位的正式介绍信和查阅申请文件，并按照公司相关规定办理审批手续。未经公司同意，外部单位或个人不得查阅公司债权资产档案。（二）查阅程序1.档案管理部门收到查阅申请后，对申请进行审核，确认申请手续齐全、查阅目的合理合规后，为查阅人员提供相应的档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应按照公司规定办理复制手续，并注明复制用途。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记簿上签字确认。（三）借阅管理1.公司内部人员因工作需要借阅债权资产档案的，应填写《债权资产档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，确认档案完好无损后，办理归还手续。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立债权资产档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门、风险管理部门等相关人员组成。鉴定小组负责对到期债权资产档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否已失去保存价值，如债权已全部收回、已过诉讼时效且无其他潜在风险等。3.档案的真实性、完整性和准确性是否得到确认。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的债权资产档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定内容提出鉴定意见，形成鉴定报告。3.鉴定报告经公司分管领导审批后，作为档案销毁的依据。（四）销毁实施1.档案管理部门根据审批通过的鉴定报告，组织实施档案销毁工作。销毁工作应在专人监督下进行，确保档案销毁彻底、安全。2.对于纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并确保存储介质无法恢复数据。3.销毁过