甲方招投标档案管理制度

PAGE甲方招投标档案管理制度一、总则（一）目的为加强甲方招投标档案管理，规范招投标活动中的文件资料收集、整理、归档和保管，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司决策、项目实施及后续管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甲方在各类招投标活动中形成的文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：招投标档案由公司指定的专门部门或岗位进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映招投标活动的全过程，保证档案资料的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护公司利益。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善制度：负责制定和修订甲方招投标档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.档案收集与整理：组织收集、整理、分类和归档招投标活动中的各类文件资料，确保档案的齐全、完整。3.档案保管与维护：负责档案的保管工作，配备必要的保管设施和设备，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全。4.档案利用服务：建立档案检索系统，为公司内部各部门提供档案查询、借阅等服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，并做好记录。5.档案统计与分析：对招投标档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。6.档案鉴定与销毁：按照规定对到期或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。（二）招标部门职责1.文件生成与提交：负责在招投标活动中生成各类文件资料，如招标公告、招标文件等，并及时提交给档案管理部门。2.过程记录与协助：记录招投标活动的全过程，包括开标、评标、定标等环节的相关情况，协助档案管理部门收集、整理相关资料。3.资料核对与补充：在档案管理部门整理档案过程中，对涉及本部门的文件资料进行核对，确保档案内容准确无误，并及时补充遗漏的资料。（三）其他部门职责1.配合档案管理：各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照要求及时提供本部门在招投标活动中形成的文件资料，并协助做好档案的收集、整理等工作。2.遵守档案规定：严格遵守甲方招投标档案管理制度，不得擅自留存、销毁或转移应归档的文件资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.招标阶段：招标公告、招标文件（含资格预审文件、技术规格书、评标标准等）、招标答疑文件、投标邀请书、资格预审文件及相关申请材料等。2.投标阶段：投标文件（包括商务标、技术标、资格证明文件等）、投标保证金缴纳凭证、投标函、开标一览表、投标报价明细表等。3.开标评标阶段：开标记录、评标报告、评标专家名单及签到表、评标过程中的各类评审意见和记录、中标候选人推荐表等。4.定标及合同签订阶段：中标通知书、合同文本（包括主合同、补充合同等）、合同签订审批表、履约保证金缴纳凭证等。5.其他相关文件：与招投标活动有关的会议纪要、往来函件、电话记录、电子邮件等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在招投标活动结束后[X]个工作日内，将本部门负责的相关文件资料整理后提交给档案管理部门。对于重要或紧急的招投标项目，应随时将相关资料移交档案管理部门。2.确保完整：提供的文件资料应齐全完整，包括正本、副本及电子文档等。如有缺页、破损或字迹不清等情况，应及时进行补充或修复。3.真实准确：文件资料内容应真实反映招投标活动的实际情况，不得弄虚作假。相关签字、盖章等手续应完备，确保文件的有效性。（三）整理方法1.分类：按照招投标活动的流程和文件性质，对收集到的档案进行分类。一般可分为招标文件类、投标文件类、开标评标文件类、定标及合同文件类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号可采用年份+项目序号+档案类别代码+流水号的形式，如“2023001ZB001”，其中“2023”表示年份，“001”表示项目序号，“ZB”表示招标文件类别，“001”表示该类别下的流水号。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。题名应准确概括档案的主要内容，日期填写文件形成的日期，责任者填写文件的生成部门或个人。保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件资料进行整理和装订。装订应整齐牢固，便于查阅和保管。对于电子文档，应进行备份并存储在规定的存储介质上，同时建立电子文档索引目录，注明文档名称、存储位置、日期等信息。四、档案的保管（一）保管设施1.档案库房：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内安装温湿度调节设备，保持适宜的温度（[X]℃[X]℃）和湿度（[X]%[X]%）。2.档案装具：配备符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。档案柜应坚固耐用，便于移动和查找档案。3.存储介质：为电子档案配备专用的存储设备，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份。存储介质应存放在安全可靠的环境中，防止数据丢失或损坏。（二）档案存放1.分类存放：按照档案分类体系，将不同类别的档案分别存放在相应的档案柜或档案架上。同一项目的档案应集中存放，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案柜、档案架及档案盒上标明档案类别、项目名称、保管期限等信息，确保档案存放位置清晰明确，便于快速定位和查找。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年的档案，主要包括一般性的招投标文件、临时性的往来函件等。2.中期档案：保管期限为[X]年的档案，如部分项目的投标文件、评标报告等，这些档案在一定时期内对公司有一定的参考价值。3.长期档案：保管期限为[X]年以上的档案，包括重要项目的招投标文件、合同文本、与公司重大利益相关的文件等，应长期保存以备查阅。（四）定期检查1.日常巡查：档案管理人员应每天对档案库房进行巡查，检查库房的温湿度、安全设施等是否正常，档案是否有损坏、丢失等情况。2.季度检查：每季度对档案进行一次全面检查，检查档案的存放状况、保管期限是否到期等。对发现的问题及时进行处理，并做好记录。3.年度盘点：每年年底对档案进行一次全面盘点，核对档案的数量、种类、保管期限等信息，确保档案账实相符。盘点结果应形成报告，上报公司领导。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部：公司各部门因工作需要，可查阅、借阅招投标档案，用于项目决策、合同执行、审计监督等工作。2.外部单位：根据法律法规要求或公司与外部单位的约定，在办理相关手续后，可向外部单位提供部分招投标档案资料。（二）利用流程1.申请：公司内部部门如需查阅、借阅档案，应填写《招投标档案查阅申请表》或《招投标档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、查阅期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.审批：档案管理部门收到申请表后，对申请进行审核。对于涉及重要项目或敏感信息的档案查阅、借阅申请，应报公司分管领导审批。3.查阅或借阅：经批准后，档案管理人员按照申请表的要求提供档案。查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。借阅档案的，应办理借阅登记手续，明确借阅期限，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、摘录档案内容。4.归还：查阅或借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）利用限制1.保密限制：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招投标档案，应严格遵守保密规定，限制查阅范围和使用方式。未经公司批准，不得向任何无关人员透露档案内容。2.使用限制：档案利用人应按照申请用途使用档案，不得擅自将档案用于其他目的。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复制和登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查：对拟鉴定的档案进行全面审查其内容、来源、形式等，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.定期鉴定：每年定期对到期档案进行鉴定，确保档案鉴定工作的及时性和连续性。3.集体鉴定：成立由档案管理部门、招标部门及相关业务专家组成的档案鉴定小组，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定方法1.直接鉴定：鉴定人员直接审查档案内容，判断其是否具有保存价值。对于重要文件、反映公司重大决策和业务活动的文件等，应重点审查。2.参考相关标准：参考国家有关档案保管期限的规定、公司的档案管理制度以及行业通行做法，确定档案的保管期限是否合理。3.结合利用情况：根据档案的利用频率、利用效果等情况，判断档案是否仍有继续保存的必要。对于长期未被利用且已失去保存价值的档案，可考虑进行销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定小组确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《招投标档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清单报公司分管领导审批，经批准后方可实施销毁。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。销毁过程中，应安排专人监督，确保档案彻底销毁。4.记录备