煤矿档案保存年限制度

PAGE煤矿档案保存年限制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本档案保存年限制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿及所属各部门、各单位在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法进行档案的收集、整理、保管和利用。2.统一管理原则：实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。3.全程管理原则：对档案形成、积累、整理、归档到销毁的全过程进行有效监控和管理。4.便于利用原则：以方便利用为出发点，合理确定档案保存年限，提高档案的利用效率。二、档案分类及保存年限（一）行政管理类档案1.上级文件党和国家领导人、上级主管部门针对本煤矿的重要指示、批复、决定等文件，永久保存。一般性文件，保存10年。2.本煤矿文件年度工作计划、总结、报告等综合性文件，永久保存。阶段性工作安排、方案、通知等文件，保存5年。会议纪要、记录等，根据会议性质和重要程度确定保存年限，重要会议纪要永久保存，一般性会议纪要保存3年。3.人事档案职工履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料、工资变动材料等，永久保存。劳动合同、培训记录等，保存至职工离职后5年。4.财务档案会计凭证、账簿、报表等，按照国家财务档案管理规定保存，一般为10年或30年。财务审计报告、税务资料等，保存10年。（二）生产技术类档案1.地质勘探资料井田地质报告、勘探线剖面图、煤层对比图等，永久保存。补充勘探资料、地质素描图等，保存30年。2.设计图纸矿井初步设计、施工图设计等全套图纸，永久保存。设计变更图纸，保存至该工程结束后30年。3.采掘工程资料采掘工作面作业规程、安全技术措施等，保存至该工作面结束后3年。巷道布置图、采掘工程平面图等，保存30年。4.通风安全资料通风系统图、安全监测监控系统图等，定期更新，保存5年。通风阻力测定报告、安全评价报告等，永久保存。5.机电运输资料设备台账、技术档案、检修记录等，保存至设备报废后5年。供电系统图、提升运输系统图等，保存30年。（三）基本建设类档案1.项目立项文件项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等，永久保存。2.工程招投标文件招标文件、投标文件、中标通知书等，保存至工程竣工验收后5年。3.工程合同施工合同、监理合同、设备采购合同等，保存至合同履行完毕后5年。4.工程竣工验收资料竣工验收报告、质量检验报告、竣工决算报告等，永久保存。（四）经营管理类档案1.市场营销资料市场调研报告、销售合同、客户档案等，保存5年。2.物资管理资料物资采购计划、采购合同台账、物资出入库记录等，保存至物资使用完毕后3年。3.企业经营业绩资料年度财务报表、统计报表、经营分析报告等，永久保存。（五）特殊载体档案1.照片档案反映煤矿重大活动、重要工程建设、安全生产等方面的照片，永久保存。一般性工作照片根据其价值确定保存年限，一般保存5年。2.录音录像档案重要会议、重大活动的录音录像，永久保存。其他录音录像根据其内容和重要程度确定保存年限，一般保存5年。3.电子档案与纸质档案相对应的电子文件，保存期限与纸质档案相同。重要的数据库文件、系统备份文件等，根据其重要性和使用频率确定保存年限，一般保存5年以上。三、档案保存期限的确定方法（一）法律法规和政策依据严格按照国家有关档案管理的法律法规及行业标准中关于档案保存期限的规定执行。如《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。（二）档案的重要性和价值1.对煤矿生产、经营、管理具有重大影响的文件、资料，如涉及安全生产、重大决策、重要工程建设等方面的档案，应永久保存。2.一般性的工作文件、资料，根据其在一定时期内的查考利用价值确定保存年限。（三）档案的形成时间和时效性1.近期形成的档案，由于其时效性较强，在一定时期内具有较高的利用价值，保存期限相对较短。2.历史档案，因其具有不可替代的历史研究价值，保存期限相对较长。四、档案保存与管理要求（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、有序。（二）档案整理与归档1.各部门应按照档案分类标准，定期对本部门形成的档案进行整理、立卷、编目。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.整理好的档案应及时移交档案管理部门进行归档，归档时应办理交接手续。（三）档案保管1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，对档案进行科学分类、编号、存放。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的完整无缺。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。（四）档案利用1.建立档案查阅利用制度，明确查阅利用的范围、程序和要求。2.查阅利用档案时，应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。3.查阅利用档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、拍照等，应按照规定办理相关手续。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.对已到保存期限且无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报经主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。五、监督与检查（一）监督机制1.成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组由煤矿分管领导、档案管理部门负责人及相关部门代表组成。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案保存期限的确定和执行情况。（三）问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部