食堂配送档案管理制度

PAGE食堂配送档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂配送业务的档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂配送业务涉及的所有档案资料管理，包括但不限于食材采购记录、供应商资质文件、配送路线规划、配送车辆信息、配送人员档案、食品安全检测报告等。（三）管理原则1.集中统一原则：食堂配送档案由专门的档案管理部门或指定人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映食堂配送业务的实际情况，数据准确无误，不得弄虚作假。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，满足公司内部管理和外部监管的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食堂配送档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管食堂配送业务的各类档案资料，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对档案进行分类、编号、装订、编目等规范化处理，保证档案的质量。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.为公司内部各部门提供档案查询、借阅服务，做好登记和跟踪管理。7.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）业务部门职责1.负责本部门在食堂配送业务中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的信息和资料。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备档案管理专业知识和技能，熟悉食堂配送业务流程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，保证档案的整齐、美观。3.严格执行档案管理制度，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄露。4.及时更新档案目录和索引，确保档案信息的准确性和完整性，便于查询和利用。5.积极为档案利用者提供优质服务，解答疑问，协助查找所需档案。6.定期对档案管理工作进行总结和自查，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.食材采购档案：包括食材采购合同、采购订单、供应商报价单、食材验收记录、采购发票等。2.供应商档案：涵盖供应商营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量检验报告、供应商评估记录等。3.配送路线档案：包含配送路线规划图、路线调整记录、交通状况分析等。4.配送车辆档案：有车辆行驶证、车辆保险单、车辆维护保养记录、车辆安全检查记录等。5.配送人员档案：涉及配送人员身份证复印件、健康证、培训记录、考勤记录、绩效考核记录等。6.食品安全档案：包括食品安全检测报告、食品留样记录、食品安全事故处理记录等。7.其他档案：如食堂配送业务相关的会议记录、文件通知、客户投诉处理记录等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别档案的顺序号。2.例如：食材采购档案编号为“CG001”，其中“CG”代表食材采购，“001”为该类档案的顺序号。3.编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别、查询和管理。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应按照档案管理制度的规定，及时将本部门在食堂配送业务中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照类别进行初步整理，确保资料的有序性。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案资料进行进一步整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.对档案库房进行合理布局，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。（二）保管期限1.根据档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大利益、具有长期查考利用价值的档案，如食堂配送业务的重要合同、协议、食品安全事故处理记录等。3.长期保管的档案一般为10年至50年，包括食材采购合同、供应商档案、配送路线规划等。4.短期保管的档案为1年至10年，如配送人员考勤记录、食品留样记录等。保管期限自档案形成之日起计算。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、变质等情况，发现问题及时处理。2.对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和霉菌滋生。5.加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。六、档案利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅食堂配送档案。查阅档案应符合档案利用的目的，不得用于其他非工作用途。（二）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表，查找并提供相应档案，办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案内容。如有违反，应承担相应责任。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出库房。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.档案管理人员应对借阅情况进行跟踪检查，确保档案按时归还。如发现档案丢失或损坏，应及时查明原因，并采取相应措施。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史查考价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定。（三）鉴定方法1.档案管理人员对超过保管期限的档案进行初步清理，列出拟销毁档案清单。2.鉴定小组根据档案清单，对档案进行逐一审查，分析档案的重要性、利用价值和保存必要性。3.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，经鉴定小组批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门填写《档案销毁申请表》，附上拟销毁档案清单，报公司领导审批。2.经批准后，档案管理部门安排专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程要有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应注明档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，保存备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立食堂配送档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案进行维护，更新档案信息，保证系统数据的准确性和完整性。3.建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份到移动存储设备或云端存储，防止数据丢失。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等基本功能。2.提供灵活的查询方式，可根据档案类别、编号、日期、关键词等进行快速检索查询。3.实现借阅流程的信