舟山综合档案管理制度

PAGE舟山综合档案管理制度一、总则（一）目的为加强舟山综合档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于舟山市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的综合档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则综合档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，确保档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便档案使用者查阅和获取所需信息。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.设立专门的档案管理部门各级组织应设立独立的档案管理部门，负责综合档案的集中管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。2.明确档案管理部门职责档案管理部门负责制定档案管理制度、规划档案工作发展、组织档案收集整理、保管利用以及档案信息化建设等工作。同时，负责对本单位各部门档案工作进行监督指导，确保档案管理工作的有效落实。（二）档案管理人员1.配备专业档案管理人员档案管理部门应配备具有档案管理专业知识和技能的人员，档案管理人员应具备大专以上学历，经过档案业务培训，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.档案管理人员职责档案管理人员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、检索、利用以及档案的数字化处理等。同时，负责档案库房的安全管理，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。此外，档案管理人员还应积极开展档案编研工作，为单位各项工作提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、重要合同协议等。2.科技档案凡在科研、生产、基建等活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像等科技文件材料，均应纳入科技档案收集范围。3.人事档案按照国家人事档案管理规定，收集本单位工作人员的履历、自传、鉴定、考核、学历、学位、培训、专业技术职务（职称）、党团材料、奖励处分、工资待遇、任免、出国（境）等方面的文件材料。4.会计档案收集本单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务报表等会计文件材料。5.声像档案收集本单位在重大活动中形成的照片、录音、录像等声像材料，以及反映单位历史风貌、业务工作等方面的声像资料。6.电子档案收集本单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片、电子视频等。（二）档案收集要求1.明确收集责任各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.规范收集流程档案收集过程中，应严格履行交接手续，填写档案交接清单，注明档案名称、数量、日期等信息，确保档案交接的准确性和完整性。3.保证档案质量收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，载体应符合档案保管要求。对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。（三）档案整理1.分类标准按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，对收集的档案进行科学分类。文书档案可采用年度机构保管期限分类法；科技档案可按项目、专业、时间等进行分类；人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类；会计档案按照会计档案管理办法进行分类；声像档案按照内容主题、时间等进行分类；电子档案按照文件类型、年度、保管期限等进行分类。2.整理方法档案整理应遵循便于保管和利用的原则，对每份档案进行编号、编目、装订等处理。文书档案应按照文件的形成规律和内在联系进行排列，编制卷内文件目录；科技档案应绘制档案分类编号索引，建立档案目录数据库；人事档案应按照规定进行整理装订，填写档案材料目录；会计档案应按照规定进行组卷、编目、装订；声像档案应进行编号、标注说明，并制作声像档案目录；电子档案应进行分类存储，建立电子档案索引和数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地方。库房周围应保持环境整洁，无易燃易爆物品和腐蚀性物质。2.建筑要求档案库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等功能。库房的墙体、地面、天花板应采用防火、防潮、防虫、防鼠的材料进行装修，门窗应安装防盗门窗和防虫网，配备必要的消防器材和监控设备。3.设施配备档案库房内应配备档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、空调、除湿机、吸尘器、灭火器等档案保管设施设备，确保档案保管环境的安全与适宜。（二）档案保管措施1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应定期对库房温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。2.防火防盗加强档案库房的安全管理，制定防火防盗制度，严禁在库房内吸烟和使用明火，配备必要的消防器材和监控设备，定期进行安全检查和维护，确保档案库房的安全。3.防虫防鼠定期对档案进行检查，发现虫害和鼠害应及时采取防治措施。可采用物理防治、化学防治等方法，防止档案受到虫害和鼠害的破坏。4.档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（三）档案的存储与排列1.存储方式档案应按照分类编号顺序进行存储，文书档案应存放在档案密集架或档案柜中，科技档案、人事档案、会计档案等可根据实际情况选择合适的存储方式。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，确保电子档案的安全。2.排列方法档案在库房内的排列应便于查找和利用，可按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行排列。同时，应在档案密集架或档案柜上标注档案类别、年度、保管期限等标识，方便档案管理人员查找和定位档案。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.方便快捷原则优化档案利用流程，提高档案检索和利用效率，为档案使用者提供方便快捷的服务。3.保密安全原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.内部利用本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部利用外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应按照规定的范围和程序进行，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（三）利用方式1.查阅档案管理人员应根据档案利用申请表，为档案使用者提供必要的档案查阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，档案使用者不得擅自将档案带出档案管理部门。2.借阅档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人或擅自涂改、伪造、损毁档案。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。3.复制档案使用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。（四）利用登记与统计1.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细登记。登记内容包括档案利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供决策依据。统计内容包括档案利用人次、利用档案数量、利用目的分布等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，对保管期限已满的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家法律法规和有关规定档案鉴定应严格按照国家法律法规和档案管理的有关规定进行，确保鉴定工作的合法性和规范性。2.考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值对档案进行全面分析和评估，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案是否仍具有保存意义。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对保管期限已满的档案进行初步审查，提出拟销毁档案清单。2.详细审查档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行详细审查，逐份分析档案的内容和价值，确定是否需要销毁。3.审批经档案鉴定工作小组审查通过的拟销毁档案清单，报本单位分管领导审批。（四）销毁1.销毁方式对批准销毁的档案，应采用安全可靠的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁记录档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应保存[X]年。七、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的数字化、网络化和智能化通过档案信息化建设，将档案管理工作与信息技术相结合，提高档案管理效率和服务水平。2.建立档案信息资源共享平台整合各类档案信息资源，建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的快速检索和共享利用。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将档案信息转换为电子数据，建立档案数字化数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在本单位内部以及与其他单位之间的共享交换。（三）安全管理1.网络安全加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术措施，防止网络攻击和数据泄露。2.数据安全建立数据备份和恢复机制，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。同时，加强对数据的访问控制，设置不同的用户权限，防止数据被非法篡改和删除。八、监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理监督检查小组，由本单位纪检监察部门、档案管理部门等人员组成。档案管理监督检查小组负责对本单位各部门档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查各部门是否严格执行本单位档案管理制度，档案管理工作是否规范有序。2.档案收集、整理、保管、利用等工作情况检查档案收集是否齐全完整，整理是否规范，保管是否安全，利用是否合理等。3.档案信息化建设情况检查档案信息化建设是否符合要求，档案管理系统是否正常运行，档案信息资源共享平台是否发挥作用等。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理监督检查小组定期对各部门档案管理工作进行全面检查，每年不少于