幼儿园档案管理制度制度

PAGE幼儿园档案管理制度制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集幼儿园在不同时期、不同工作领域形成的各类档案，保证档案的完整性。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等工作应遵循统一的规范和标准，确保档案管理的科学性和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、幼儿园机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、利用和销毁等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案资料支持。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理人员的业务培训。（二）各部门档案管理责任人1.负责本部门档案的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案管理工作的日常事务，对档案管理中出现的问题及时向综合档案室反馈。三、档案的分类与编号（一）档案分类幼儿园档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括幼儿园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学研究资料、学生成绩档案、教师业务档案等。3.招生工作类：有招生计划、招生简章、报名登记表、录取名单等。4.学籍管理类：包含学生学籍档案、转学记录、休学复学记录、毕业档案等。5.后勤管理类：涉及校园建设规划、维修记录、物资采购档案、食品安全档案等。6.安全管理类：包括安全制度、安全检查记录、应急预案、事故处理档案等。7.卫生保健类：如幼儿健康档案、预防接种记录、卫生消毒档案、疾病防控档案等。8.家园共育类：有家长委员会记录、家长会资料、家园联系手册、家长意见反馈等。9.团队建设类：包含教职工培训档案、团队活动记录、师德师风建设资料等。10.其他类：不属于以上各类的其他重要档案。（二）编号规则1.每大类档案用一个大写英文字母表示，如行政管理类用“A”表示，教育教学类用“B”表示，以此类推。2.每大类档案下的小类用两位阿拉伯数字表示，如行政管理类中的行政文件用“A01”表示，会议记录用“A02”表示。3.小类下的具体档案资料按顺序编号，用三位阿拉伯数字表示，如“A01001”表示行政管理类中的第一份行政文件。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、法规等。3.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要材料。5.幼儿在园期间的各类档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门的档案资料，确保档案的及时、完整。2.收集到的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对重要的档案资料应进行备份，防止因意外情况导致档案丢失。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每类档案进行编号，编制档案目录。3.去除档案资料中的金属物，对破损的档案进行修补，对纸张规格不一致的档案进行折叠或裱糊。4.按照档案装订要求，将档案资料进行装订，确保整齐、牢固。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理归档，并移交综合档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案资料，应在活动结束或项目完成后及时归档移交。（二）移交手续1.各部门档案管理责任人向综合档案室移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、移交时间等信息。2.综合档案室接收档案时，应认真核对档案移交清单，对档案的数量、质量等进行检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案移交清单一式两份，双方签字确认后各执一份。六,档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门用于存放档案的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于管理和查阅。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.对声像档案应进行整理编目，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并存储在专门的存储设备中。声像档案的存储设备应定期进行检查和维护，防止音像资料失真或损坏。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的档案丢失、损坏等情况应及时进行登记，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应编写档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合档案室查阅。2.查阅涉及幼儿园机密、个人隐私等重要档案，需经幼儿园分管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经幼儿园分管领导批准后，并在综合档案室工作人员的陪同下查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损等。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，查阅时间一般不超过两个工作日。如需延长查阅时间，应重新办理申请手续。3.查阅人员如需复印档案资料，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案资料应与原件核对无误，并加盖综合档案室印章。（三）利用登记1.综合档案室应对档案的查阅利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用效果等。2.档案利用登记应定期进行整理和统计，为档案信息开发利用提供数据支持。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理，避免档案资源的浪费。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理责任人及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，对档案进行全面审查和分析。2.对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限，保管期限分为永久保存、长期保存（15年以上）和短期保存（15年以下）。（四）销毁程序1.对已鉴定为失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经幼儿园分管领导批准后，由综合档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。九、档案管理人员职责（一）综合档案室管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的收集、整理、保管、查阅、利用和销毁等工作。2.负责档案库房的日常管理，保持库房环境整洁、安全，确保档案的安全和完整。3.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.积极开展档案信息开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案资料支持。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理人员的业务培训。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门档案管理责任人职责1.负责本部门档案的收集、整