档案管理制度扣分

PAGE档案管理制度扣分一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本档案管理制度扣分细则（以下简称“细则”）。（二）适用范围本细则适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况，数据准确无误。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各部门及员工对档案信息的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档等工作。3.集中保管公司各类档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和完整性。5.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务水平。（二）各部门职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案整理归档，并向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。（三）员工职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料应及时整理，交本部门兼职档案员归档。2.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将公司档案带出公司或转借他人。3.积极配合档案管理部门的工作，按照要求提供档案利用所需的相关信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利文件等。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算与决算资料等。4.业务经营类：业务合同、项目文档、市场调研资料、销售数据、客户信息等。5.技术研发类：研发项目资料、技术方案、实验报告、专利文件等。6.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.对于重要文件和资料，应进行备份，防止丢失或损坏。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁或添加内容。（三）整理规范1.分类标准：按照档案的形成部门、时间、内容等因素进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。2.编号规则：为每一份档案编制唯一编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于识别和检索。3.装订要求：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目要求：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确，便于查阅。四、档案归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在文件形成后[X]个工作日内归档。2.人事管理类档案应在相关业务完成后[X]个工作日内归档。3.财务管理类档案应按照会计年度及时归档，年度终了后[X]个月内完成归档工作。4.业务经营类档案应在业务合同签订或项目完成后[X]个工作日内归档。5.技术研发类档案应在研发项目结题后[X]个工作日内归档。（二）移交程序1.各部门兼职档案员在档案整理完毕后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，核对无误后在移交清单上签字确认，并办理档案接收手续。3.对于不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行整改，整改合格后重新移交。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.对于重要的档案，应采用多种保管方式，如同时保存纸质档案和电子档案，并进行异地备份。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.清查结果应形成报告，上报公司领导，并抄送各部门。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可向档案管理部门提出申请。2.外部单位因合法事由需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用程序1.内部利用：申请部门填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。申请表经部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，审核通过后安排查阅，并在查阅登记表上记录查阅情况。2.外部利用：外部单位提交查阅申请函，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，并加盖单位公章。申请函经公司领导批准后，档案管理部门与外部单位签订档案查阅协议，明确双方的权利和义务。外部单位按照协议要求查阅档案，档案管理部门安排专人陪同，并在查阅登记表上记录查阅情况。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.档案查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，须经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，查阅完毕后应及时归还档案管理部门。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行价值评估，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司领导组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、档案管理违规处理（一）扣分标准1.档案收集不及时：未按照规定期限收集档案的，每次扣[X]分。2.档案整理不规范：档案分类混乱、编号错误、装订不整齐等，每次扣[X]分。3.档案归档不按时：未在规定时间内将档案归档的，每次扣[X]分。4.档案移交手续不全：档案移交清单填写不完整、签字手续不全等，每次扣[X]分。5.档案保管不善：因保管不当导致档案丢失、损坏的，每次扣[X]分，并根据损失情况追究相关人员责任。6.违规提供档案利用：未经批准擅自将档案提供给外部单位或个人查阅的，每次扣[X]分，并视情节轻重追究相关人员责任。7.档案鉴定不准确：因鉴定失误导致不应销毁的档案被销毁或应销毁的档案未及时销毁的，每次扣[X]分。8.档案销毁程序不规范：未按照规定程序进行档案销毁的，每次扣[X]分。（二）处理方式1.对于档案管理工作中出现的违规行为，档案管理部门应及时发出整改通知，要求责任部门或个人限期整改。2.累计扣分达到[X]分的，给予警告处分；累计扣分达到[X]分的，给予通报批评处分；累计扣分达到[X]分及以上且情节严重的，