客户驻厂档案管理制度

PAGE客户驻厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强客户驻厂期间档案的规范化管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司与客户的合作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于所有在公司驻厂的客户相关档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映客户驻厂期间的实际情况。2.完整性原则：涵盖客户驻厂的各个方面，确保档案资料全面无遗漏。3.保密性原则：严格保护客户信息及相关档案资料，防止泄露。4.规范性原则：按照统一标准和流程进行档案的整理、归档和保管。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门负责制定和完善客户驻厂档案管理制度；指导、监督各部门的档案管理工作；负责档案的集中统一保管、整理、分类、编目、检索等工作。（二）驻厂联络人员负责收集、整理客户驻厂期间产生的各类原始资料，并及时移交档案管理部门；协助档案管理部门做好档案的核对、补充等工作。（三）相关业务部门负责提供与客户驻厂相关的业务资料，并对资料的真实性和完整性负责；配合档案管理部门做好档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.客户基本信息档案：包括客户营业执照、法定代表人身份证明、联系方式等。2.驻厂协议档案：涵盖驻厂时间、驻厂目的、双方权利义务等内容的协议文件。3.工作安排与沟通档案：涉及驻厂期间工作任务分配、会议纪要、沟通记录等。4.质量与生产档案：如产品质量检验报告、生产进度记录等。5.安全与环境档案：有关驻厂期间安全检查记录、环保措施落实情况等。6.财务档案：包括费用结算凭证、发票等财务相关资料。7.其他档案：不属于以上分类的其他重要资料。（二）编号规则采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023K001，其中“2023”表示年份，“K”表示客户驻厂档案类别，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.驻厂联络人员应定期收集客户驻厂期间产生的各类资料，确保资料的及时性。2.相关业务部门应主动配合，及时提供涉及客户驻厂的业务资料。3.对于重要文件和紧急资料，应优先收集并及时移交档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理部门收到资料后，应按照分类标准进行初步整理，剔除重复、无效的资料。2.对收集到的资料进行编号、编目，确保每份资料都有唯一标识。3.资料应保持整齐、清洁，破损或褪色的资料应进行修复或复制。五、档案归档（一）归档流程1.整理后的档案资料由档案管理部门按照类别进行归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。2.建立纸质档案与电子档案的对应关系，确保查阅方便。3.归档时应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。（二）归档时间每月末进行一次集中归档，特殊情况及时归档。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅客户驻厂档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，需经公司高层领导批准方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出。2.查阅时应保持档案资料的整洁，不得涂改、损坏。3.查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，详细说明借阅目的、期限等，经相关领导审批后办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对档案的安全负责，不得转借他人，不得在借阅的档案上批注、涂改或抽取、撤换文件。七、档案保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全存储。（二）保管期限1.客户基本信息档案、驻厂协议档案等长期保存。2.工作安排与沟通档案、质量与生产档案、安全与环境档案等根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。3.财务档案按照国家财务法规规定的保管期限进行保管。（三）定期盘点档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少一次，确保档案数量与登记记录一致，档案状态良好。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应与接触档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及客户商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.限制档案查阅和借阅范围，严禁无关人员接触档案。（二）泄密处理如发现档案资料有泄密情况，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司领导。对泄密责任人依法依规进行严肃处理，同时采取措施降低泄密造成的损失。九、档案销毁（一）销毁条件档案保管期限届满或已失去保存价值的，经档案管理部门鉴定，报公司领导批准后进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确