纠纷案件档案管理制度

PAGE纠纷案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司纠纷案件档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司处理纠纷案件提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及纠纷案件的档案管理，包括但不限于合同纠纷、知识产权纠纷、劳动纠纷、侵权纠纷等各类纠纷案件所形成的文件、资料、证据等档案材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司纠纷案件档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案管理人员应严格按照档案形成的时间顺序和自然规律，及时、准确地收集各类纠纷案件档案，保证档案内容真实、完整，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.安全保密原则加强纠纷案件档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案服务公司业务工作的效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司纠纷案件档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好纠纷案件档案的收集、整理、移交等工作。3.集中统一管理公司纠纷案件档案，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作。4.负责档案的保管、安全保密工作，定期对档案进行检查、盘点，确保档案的安全与完整。5.根据公司业务需要，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.对已超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁处理。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）案件承办部门职责1.负责本部门承办纠纷案件档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的齐全、完整和真实。2.在案件处理过程中，及时将形成的各类文件、资料、证据等移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案信息。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供必要的鉴定意见和依据。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责纠纷案件档案的日常收集、整理、保管、利用等具体工作，及时完成档案的分类、编号、装订、上架等整理任务。3.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案的安全与完整。4.为档案查阅、借阅人员提供热情、周到的服务，严格按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，严禁私自复制、传播档案信息。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集（一）收集范围1.纠纷案件的立案材料，包括起诉状、答辩状、仲裁申请书、受理通知书等。2.案件处理过程中形成的各类文件、资料，如证据清单、证据材料、调查笔录、鉴定报告、会议纪要、往来函件等。3.在纠纷案件处理过程中签订的各类协议、合同、补充协议等。4.与纠纷案件相关的财务凭证、票据、报表等资料。5.案件处理结果的相关文件，如判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等。6.其他与纠纷案件有关的文件、资料。（二）收集要求1.案件承办部门应在纠纷案件发生后，及时收集相关档案材料，并按照档案形成的时间顺序和逻辑关系进行整理。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，不得遗漏重要信息。对于复印件，应注明原件存放处，并由提供人签字确认。3.档案材料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。对于不符合要求的材料，应及时补充或更正。4.案件承办部门应在案件处理完毕后[X]个工作日内，将全部档案材料移交档案管理部门，并填写《纠纷案件档案移交清单》，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准1.按纠纷类型分类根据纠纷案件的性质，分为合同纠纷、知识产权纠纷、劳动纠纷、侵权纠纷等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干小类。2.按案件处理阶段分类分为立案阶段、审理阶段、执行阶段等，每个阶段下再根据具体工作内容细分若干项目。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+纠纷类型代码+流水号”的形式。2.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“20XX”。3.纠纷类型代码：根据纠纷类型分类标准，为每类纠纷设定相应的代码，如合同纠纷用“HT”表示，知识产权纠纷用“ZSCQ”表示等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。（三）装订要求1.档案材料应按照一定的顺序进行排列，一般为立案材料、证据材料、处理过程文件、处理结果文件等。2.对于纸张大小不一致的材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一为A4纸张。3.采用左侧装订的方式，使用线绳或胶棒装订牢固，不得有掉页、漏页现象。4.在装订处加盖档案装订章，并注明装订日期。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、年度、纠纷类型、案件名称、当事人信息、档案内容摘要、页码等内容。2.目录应打印或手写清晰、准确，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册作为检索工具。3.对档案中的每份文件材料，应在右上角加盖页码章，标注页码。五、档案保管（一）保管期限1.纠纷案件档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的合同纠纷、简单的劳动纠纷等案件档案。3.中期保管档案：保管期限为[X]年，适用于较为复杂的合同纠纷、知识产权纠纷等案件档案。4.长期保管档案：保管期限为[X]年以上，主要涉及重大合同纠纷、涉及公司核心利益的纠纷案件档案等。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存放安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（三）保管措施1.对档案进行分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库时间、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点。3.对电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等多种存储介质，并分别存放在不同的地点，防止数据丢失。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭、设备断电。5.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅纠纷案件档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅纠纷案件档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。按照国家法律法规和公司规定，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格限制借阅范围和审批程序。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。借阅人员归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员核实并处理。（三）出具证明1.公司外部单位或个人因工作需要要求出具纠纷案件档案相关证明的，应提供有效证明文件和申请函，说明出具证明的用途和内容。2.档案管理部门应对申请内容进行审核，经公司相关领导批准后，方可出具证明。证明内容应客观、准确，不得超出档案记载范围。3.出具证明时，应在证明上加盖公司档案管理专用章，并注明出具日期。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、案件承办部门负责人、法务人员等组成，负责对已超过保管期限的纠纷案件档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规和公司实际情况，对档案的保存价值进行评估。主要考虑档案对公司处理类似纠纷案件的参考作用、是否涉及公司重要权益、是否具有历史研究价值等因素。2.对于仍具有一定保存价值的档案，可适当延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.将档案清单提交档案鉴定工作小组，由工作小组对档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，对确无保存价值的档案，编制《档