文艺协会规范化管理制度

PAGE文艺协会规范化管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范文艺协会的组织架构、运作流程和成员行为，确保协会能够高效、有序地开展各项文艺活动，促进文艺事业的发展，丰富会员的精神文化生活，同时维护协会的合法权益，提升协会在社会文化领域的影响力和公信力。（二）适用范围本制度适用于文艺协会全体成员，包括理事会成员、会员以及参与协会各项活动的工作人员和志愿者。（三）基本原则1.合法性原则：协会的一切活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，不得从事任何违法违规行为。2.民主原则：充分尊重会员的权利，实行民主决策、民主管理，保障会员的参与权、知情权和监督权。3.公开原则：协会的财务状况、活动信息、工作进展等应向会员公开，接受会员监督。4.服务原则：以服务会员、服务社会文化事业为宗旨，积极开展各类文艺活动，为会员提供交流、学习和展示的平台。5.创新原则：鼓励在文艺创作、活动形式、管理模式等方面进行创新，不断提升协会的活力和竞争力。二、组织架构与职责（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是文艺协会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改协会章程。选举和罢免理事会成员。审议理事会工作报告和财务报告。决定协会的重大事项，如发展规划、活动计划、经费预算等。决定协会的终止事宜。3.召开与表决会员大会每年至少召开一次。遇有重大事项或经三分之一以上会员提议，可以临时召开会员大会。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与任期：理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导协会开展日常工作。理事会成员人数根据协会规模合理确定，任期[X]年，可连选连任。2.职责执行会员大会的决议。选举和罢免会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议制度理事会会议每季度至少召开一次。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。（三）会长办公会1.组成：会长办公会由会长、副会长、秘书长组成。2.职责：在理事会闭会期间，研究决定协会日常工作中的重要事项，执行理事会的授权，对理事会负责并报告工作。（四）会长1.职责召集和主持理事会、会长办公会。检查会员大会、理事会决议的落实情况。代表协会签署有关重要文件。全面负责协会的日常工作，领导协会各部门开展业务活动，制定协会工作计划和目标，并组织实施。协调协会与政府有关部门、其他社会组织以及社会各界的关系，拓展协会发展空间，提升协会社会影响力。（五）副会长1.职责：协助会长开展工作，受会长委托分管协会相关工作，负责组织、协调所分管部门的工作，完成会长交办的其他任务。（六）秘书长1.职责主持协会办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划。协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作。提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或会长办公会决定。决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用。处理其他日常事务。（七）办事机构及各部门职责1.秘书处负责协会日常行政事务，包括文件起草、收发、归档，会议组织与记录等。管理协会的印章、证照等重要文件资料。协调协会内部各部门之间的工作关系，保障协会工作的顺畅运转。负责协会的人事管理、财务管理、后勤保障等工作。2.创作部组织会员开展文艺创作活动，鼓励会员进行各类文艺作品的创作，包括文学、音乐、舞蹈、美术、戏剧、摄影等领域。举办创作讲座、研讨会、培训班等活动，提高会员的创作水平和艺术素养。负责收集、整理会员的优秀作品，建立协会作品库，并积极推荐会员作品参加各类文艺比赛、展览、演出等活动。3.活动策划部制定协会年度活动计划，策划并组织各类文艺演出、展览、比赛、交流活动等，丰富会员的文化生活，提升协会的社会影响力。负责活动的筹备工作，包括场地租赁、节目编排、嘉宾邀请、宣传推广等。协调活动现场的各项工作，确保活动顺利进行，并做好活动后的总结与评估工作。4.外联部加强与政府有关部门、其他社会组织、企业以及社会各界的联系与沟通，拓展协会的合作渠道和资源。积极争取政府部门、社会组织和企业对协会活动的支持与赞助，为协会发展筹集资金。代表协会参加各类社会活动，宣传协会宗旨和工作成果，提升协会的知名度和美誉度。5.宣传部负责协会的宣传工作，制定宣传计划，利用多种媒体渠道宣传协会的活动信息、工作动态、会员风采以及优秀文艺作品等。设计制作协会的宣传资料，如海报、宣传单页、宣传册、网站、公众号等，提升协会的形象和影响力。收集、整理社会各界对协会的反馈意见，及时调整宣传策略，优化宣传效果。三、会员管理（一）会员资格1.承认并遵守本协会章程。2.自愿申请加入本协会，提交入会申请书。3.经协会理事会讨论通过。4.按规定缴纳会费。（二）会员入会程序1.申请人向协会秘书处提交入会申请书。2.秘书处对申请人资格进行初步审核，符合条件的提交理事会审议。3.理事会审议通过后，由秘书处向申请人颁发会员证，并将其信息录入协会会员管理系统。（三）会员权利1.享有本协会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本协会组织的各类文艺活动，包括创作活动、演出、展览、培训、交流等。3.获得本协会提供的文艺信息、资料、咨询和指导服务。4.对本协会的工作提出批评、建议和监督。5.入会自愿，退会自由。（四）会员义务1.遵守本协会章程，执行本协会的决议。2.维护本协会的合法权益和声誉。3.积极参加本协会组织的各项活动，完成协会交办的工作任务。4.按规定缴纳会费。5.向本协会反映情况，提供有关信息和资料。（五）会员退会1.会员退会应书面通知本协会，并交回会员证。2.会员如果一年不缴纳会费或不参加本协会活动的，视为自动退会。（六）会员除名会员如有严重违反本协会章程或损害本协会利益的行为，经理事会表决通过，予以除名。四、活动管理（一）活动策划1.活动策划部应根据协会年度工作计划和会员需求，提前制定活动策划方案。2.策划方案应包括活动主题、目的、时间、地点、内容、形式、参与人员、预算等详细内容。3.策划方案需经会长办公会或理事会审议通过后方可实施。（二）活动筹备1.成立活动筹备小组，明确各成员的职责分工，确保筹备工作有序进行。2.按照策划方案开展各项筹备工作，包括场地租赁、设备器材准备、节目编排、嘉宾邀请、宣传推广、物资采购等。3.加强与各相关部门和人员的沟通协调，及时解决筹备过程中出现的问题。4.筹备工作完成后，进行活动预演或彩排，检查活动流程和效果，及时发现并整改存在的问题。（三）活动实施1.活动现场应安排专人负责组织引导、安全保障、秩序维护等工作，确保活动顺利进行。2.按照活动策划方案和流程安排，有序开展各项活动内容，如演出、展览、比赛、交流等。3.活动过程中应做好记录工作，包括文字、图片、视频等资料收集，为活动总结和后续宣传提供素材。4.加强与参与活动的会员、嘉宾、观众等的互动交流，及时收集反馈意见，不断优化活动效果。（四）活动总结1.活动结束后，活动策划部应及时组织召开活动总结会议，对活动进行全面总结。2.总结内容包括活动策划、筹备、实施过程中的经验教训，活动效果评估，会员、嘉宾和观众反馈意见等。3.根据活动总结情况，提出改进措施和建议，为今后开展类似活动提供参考。4.将活动总结报告提交会长办公会或理事会审议，并在协会内部进行通报。五、财务管理（一）财务制度1.协会应建立健全财务管理制度，规范财务行为，确保财务工作合法、合规、透明。2.财务管理制度应包括财务预算、收支管理、资产管理、财务审计等方面的内容。（二）财务预算1.协会应根据年度工作计划和活动安排，编制年度财务预算。2.财务预算应包括收入预算和支出预算两部分，收入预算主要来源于会费收入、捐赠收入、活动赞助收入等；支出预算主要包括人员费用、活动费用、办公费用、设备购置费用等。3.财务预算需经理事会审议通过后方可执行。（三）收支管理1.协会的各项收入应及时足额入账，不得截留、挪用。2.协会的各项支出应严格按照财务预算执行，遵循审批程序，确保支出合理、合规。3.费用报销应提供真实、合法、有效的凭证，经相关负责人审批后，方可报销。4.协会应定期进行财务核算，编制财务报表，如实反映协会的财务状况和收支情况。（四）资产管理1.协会应加强资产管理，建立资产台账，对协会的固定资产、流动资产等进行登记和管理。2.协会的资产应妥善保管，定期进行清查盘点，确保资产安全完整。3.协会的资产不得随意处置，如需处置，应按照相关规定进行审批，并办理相应的手续。（五）财务审计1.协会应定期接受财务审计，确保财务工作规范、透明。2.财务审计可由协会内部审计人员进行，也可委托专业审计机构进行。3.审计结束后，应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见，协会应及时进行整改。六、档案管理（一）档案范围协会档案包括协会章程、会员档案、活动资料、财务档案、会议记录、文件资料、宣传资料等各类与协会工作相关的文件、资料和记录。（二）档案管理职责1.秘书处负责协会档案的统一管理工作，指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。2.各部门应及时将本部门产生的文件、资料和记录移交秘书处归档，并配合秘书处做好档案管理工作。（三）档案整理与归档1.档案管理人员应按照档案类别和时间顺序，对档案进行分类整理，确保档案资料完整、准确。2.档案应及时归档，归档文件应编制目录，便于查阅。3.电子档案应进行备份存储，确保数据安全。（四）档案保管1.协会应设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。