局档案保密管理制度

PAGE局档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强本局档案保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在档案管理工作中涉及的保密事项。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密管理工作。2.预防为主原则：强化档案保密意识，采取有效措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，确保重点档案的安全。4.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门档案保密管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案保密工作。二、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本局档案保密管理制度，并组织实施。2.对本局各类档案进行集中统一管理，确保档案的安全存放。3.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理，并向上级报告。4.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高工作人员的保密意识和技能。5.负责对档案信息的查阅、借阅、利用等环节进行严格管理，确保档案信息不被非法获取或泄露。6.对违反档案保密制度的行为进行调查处理，并提出整改建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.加强对本部门工作人员的档案保密教育，督促其严格遵守档案保密制度。3.严格控制本部门档案信息的查阅、借阅范围，履行审批手续，并对查阅、借阅人员进行监督。4.发现本部门档案信息存在安全隐患或发生泄露事件时，及时采取措施，并向档案管理部门报告。（三）工作人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案秘密。2.妥善保管个人使用的档案资料，不得擅自复制、传播或转借他人。3.在档案查阅、借阅、利用过程中，严格按照规定程序操作，不得违规操作或泄露档案信息。4.发现档案信息泄露或可能泄露的情况时，及时向本部门负责人和档案管理部门报告。三、档案的分类与分级（一）档案分类本局档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。具体分类标准按照国家和行业相关规定执行。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和保密性，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案：是指涉及国家安全、重要军事机密、核心商业秘密等，一旦泄露会给国家和本局造成重大损失的档案。2.机密级档案：是指涉及重要业务信息、关键技术资料、内部决策文件等，泄露后会对本局工作产生较大影响的档案。3.秘密级档案：是指一般性业务档案、普通工作文件等，泄露后可能会对本局工作造成一定影响的档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式。3.对重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.整理过程中，应确保档案的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案进行补充、修正或剔除。3.对电子档案应进行规范的命名和分类存储，建立相应的索引目录，便于查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.本局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案库房内不得存放易燃易爆炸物品和与档案无关的杂物。（二）档案存储1.档案应按照类别、级别、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒、档案柜等进行存放，标识清晰。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.声像档案应按照载体形式进行分类存放，并做好标识和保护措施。（三）档案保管期限1.根据国家和行业相关规定，结合本局实际情况，确定各类档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为[X]年；短期保管的档案保管期限一般为[X]年。3.对超过保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅审批1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本局相关部门负责人审核，报局领导批准后，方可查阅。3.查阅绝密级档案的，必须经局主要领导批准。（二）查阅登记1.档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称等信息。2.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）借阅审批1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员因工作需要借阅本局档案的，参照查阅审批程序办理借阅手续。借阅机密级以上档案的，须经局主要领导批准。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅归还1.档案管理部门应对借阅档案的人员进行跟踪管理，督促其按时归还档案。2.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量、内容等，确保档案完整无损。3.如发现借阅人员在借阅期间对档案造成损坏或丢失的，应责令其照价赔偿，并依法追究相关责任。七、档案的利用与保密措施（一）档案利用范围限定1.档案利用应严格限定在工作需要的范围内，不得用于与工作无关的目的。2.利用档案形成的各种资料、文件等，应注明档案来源，不得擅自更改或伪造。（二）利用过程保密要求1.在档案利用过程中，利用人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案信息。2.如需对档案进行复制、摘录等操作的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.复制的档案应与原件具有同等的保密要求，复制件应注明复制日期、复制单位、复制人等信息。（三）档案信息传输安全1.通过网络传输档案信息时，应采取加密等安全措施，确保信息传输的安全性。2.严禁在互联网等公共网络上传输机密级以上档案信息。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.本局成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.按照国家和行业相关规定，结合本局实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定档案时，应从档案的内容、价值、保管期限等方面进行综合评估，确定是否需要销毁。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核，报局领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的场所进行销毁，并确保销毁彻底。4.销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存。九、档案保密监督与检查（一）监督检查机制1.本局建立档案保密监督检查机制，定期对档案保密管理工作进行检查。2.档案管理部门应加强对各部门档案保密工作的日常监督，发现问题及时督促整改。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案保管场所安全设施、档案存储情况、查阅借阅登记、档案利用保密措施、档案鉴定销毁等方面。2.检查方式可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等