厦门招标档案管理制度

PAGE厦门招标档案管理制度一、总则（一）目的为加强厦门招标档案管理，规范招标档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保招标档案的完整、准确、系统和安全，为公司各项工作提供可靠的参考依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在厦门地区范围内进行的各类招标活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则招标档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则招标档案应如实反映招标活动的全过程，保证档案内容真实、准确、可靠。3.完整齐全原则全面收集招标活动中形成的各类文件资料，确保档案不遗漏、不缺失。4.安全保密原则采取有效措施确保招标档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则对招标档案进行科学分类、整理和编目，方便公司内部及相关部门查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招标档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门招标档案的收集、整理、保管等工作。3.集中统一管理公司的招标档案，建立健全档案管理台账。4.对招标档案进行分类、整理、编目、装订和上架，确保档案的规范化管理。5.负责招标档案的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。6.按照规定的期限保管招标档案，定期对档案进行鉴定和销毁。7.为公司内部及相关部门提供招标档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。8.开展招标档案管理工作的培训和宣传，提高员工的档案意识。（二）招标项目承办部门职责1.负责本部门招标项目档案的收集、整理和初步立卷工作，并在项目结束后及时移交档案管理部门。2.明确专人负责招标档案管理工作，确保档案资料的及时收集和完整归档。3.按照档案管理部门的要求，对招标档案进行分类、编号和编目，确保档案资料的规范整理。4.在招标活动过程中，严格按照档案管理规定，妥善保管各类文件资料，防止丢失和损坏。5.协助档案管理部门做好招标档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和支持。（三）其他部门职责1.涉及招标活动的其他部门应配合档案管理部门和招标项目承办部门，做好相关档案资料的收集和整理工作。2.在工作中形成的与招标活动有关的文件资料，应及时移交档案管理部门或招标项目承办部门，不得擅自留存或销毁。三、档案收集（一）收集范围1.招标前期文件包括招标项目的立项批复、可行性研究报告、资金来源证明等。2.招标公告及相关文件招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑文件、补遗文件等。3.投标文件投标单位的投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。4.开标、评标文件开标记录、评标报告、评标专家名单、中标候选人公示等。5.中标文件中标通知书、合同文件（包括合同协议书、中标人的投标文件、技术规范、图纸、工程量清单等）。6.其他相关文件与招标活动有关的会议纪要、来往函件、投诉处理文件等。（二）收集要求1.及时性招标项目承办部门应在招标活动结束后[X]个工作日内，将应归档的文件资料收集齐全，并移交档案管理部门。2.完整性收集的文件资料应完整无缺，包括纸质文件和电子文件。电子文件应与纸质文件内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.准确性确保收集的文件资料内容准确无误，如有修改或补充，应提供相应的说明和依据。（三）收集方式1.主动收集招标项目承办部门安排专人负责文件资料的收集工作，在招标活动过程中及时跟踪文件的产生和流转情况，确保各类文件资料按时收集。2.定期催交档案管理部门定期对招标项目承办部门的档案收集情况进行催交，督促其按时完成档案移交工作。3.交接签字档案移交时，双方应办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。交接清单应包括档案名称、数量、移交时间等内容。四、档案整理（一）分类标准1.按照招标项目的类别进行分类，如工程建设项目招标、货物采购招标、服务项目招标等。2.对于工程建设项目招标档案，可进一步按照项目阶段进行细分，如前期准备、勘察设计、施工招标、竣工验收等。3.对于货物采购招标档案，可按照货物类别进行分类，如机械设备、办公用品、原材料等。4.对于服务项目招标档案，可按照服务内容进行分类，如咨询服务、监理服务、培训服务等。（二）编号规则1.采用分类编号法，对每一类招标档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。2.编号格式为：[项目类别代码][年份][流水号]。例如：GCZB2023001，表示工程建设项目招标档案，2023年的第1份档案。3.项目类别代码根据上述分类标准进行设定，如GC表示工程建设项目招标，HW表示货物采购招标，FW表示服务项目招标等。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限、密级等内容。2.档案名称应准确反映档案的主要内容，日期应填写文件的形成时间或归档时间。3.保管期限根据档案的重要性和价值，按照相关规定确定为短期、中期或长期。密级根据档案内容的敏感程度，分为绝密、机密、秘密三级。4.档案目录应打印成册，并一式两份，一份随档案装订，一份单独存放，便于查阅。（四）装订要求1.对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。2.装订顺序为：封面、目录、文件材料、封底。3.采用左侧装订方式，装订线应整齐、牢固，不得影响文件的查阅。4.对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其尺寸符合档案装订要求。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案的安全。（二）保管期限1.招标档案的保管期限根据其重要性和价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的招标项目档案，如小型货物采购招标、简单服务项目招标等。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要的招标项目档案，如较大规模的工程建设项目招标、重要货物采购招标等。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于具有重大历史价值或长期利用价值的招标项目档案，如涉及公司重大战略决策的招标项目档案等。（三）档案存储1.纸质档案应按照分类编号顺序，存放在档案柜中，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.电子档案应按照档案编号和名称进行分类存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对档案的数量、质量、保管期限等进行核对，发现问题及时处理。3.对于检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充，并查明原因，追究相关人员的责任。六、档案利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅招标档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的招标档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经公司保密管理部门批准后，方可查阅。3.外部单位查阅招标档案，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅手续1.公司内部人员借阅招标档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。4.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。（三）复制规定1.公司内部人员复制招标档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复制，并对复制件进行登记和编号。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。4.涉及公司机密的招标档案，未经公司保密管理部门批准，不得复制。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、利用内容、归还时间等。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、招标项目承办部门负责人、相关业务专家等组成。鉴定工作小组负责对到期的招标档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，对到期档案进行鉴定。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案的保存价值时，应综合考虑档案的内容、形式、来源、历史背景等因素。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清