资料档案信息化管理制度

PAGE资料档案信息化管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料档案的信息化管理，提高资料档案的利用效率，确保资料档案的安全与完整，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资料档案信息化管理过程中的各项活动。（三）基本原则1.真实性原则：资料档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖公司各类业务活动产生的所有资料档案，保证档案资料的全面性和系统性。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等资料档案进行严格保密，防止信息泄露。4.安全性原则：采取有效措施保障资料档案信息化系统的安全稳定运行，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。5.便利性原则：优化资料档案的信息化管理流程，提高查询、借阅、使用等环节的便利性，满足公司业务发展对资料档案的需求。二、资料档案信息化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司资料档案信息化管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司资料档案信息化建设，包括系统选型、升级、维护等工作。3.负责公司各类资料档案的收集、整理、分类、编目、数字化处理等工作，确保档案资料的质量和规范。4.建立和维护公司资料档案信息数据库，实现档案资料的电子化存储和检索。5.负责对公司各部门资料档案信息化管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理工作评估。6.按照国家有关规定和公司要求，做好资料档案的安全保密工作，制定保密措施，防止档案信息泄露。7.组织开展资料档案信息化管理相关培训工作，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门资料档案的收集、整理、初步审核，并及时移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好本部门资料档案的数字化处理、信息录入等工作。3.按照公司资料档案信息化管理制度的要求，规范本部门资料档案的日常管理，确保档案资料的安全和完整。4.根据工作需要，向档案管理部门提出资料档案查询、借阅等申请，并在规定时间内归还。5.负责对本部门员工进行档案管理相关知识的培训和教育，提高员工对档案管理工作的重视程度。（三）信息技术部门职责1.为公司资料档案信息化管理提供技术支持，确保信息化系统的正常运行。2.负责资料档案信息化系统的网络安全防护、数据备份与恢复等工作，保障系统和数据的安全。工业和信息化部3.协助档案管理部门进行系统功能优化和升级，根据业务需求开发相关的档案管理应用模块。4.对涉及资料档案信息化管理的信息技术人员进行培训，提高其技术水平和服务能力。三、资料档案的分类与编号（一）分类原则根据公司业务活动的性质和特点，对资料档案进行科学分类，确保分类清晰、合理，便于管理和查询。（二）分类方法1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等文件。2.业务合同类：涵盖公司与外部单位签订的各类业务合同、协议等。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案类：涉及员工个人基本信息、入职离职手续、绩效考核、培训记录等人事相关资料。5.项目文档类：针对公司各类项目产生的项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等文档。6.技术资料类：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。7.市场营销类：如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.其他类：不属于上述分类的其他资料档案。（三）编号规则为便于资料档案的标识和管理，对每一类资料档案进行统一编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，具体规则如下：1.类别代码：根据上述分类方法，为每一类资料档案设定两位字母代码，如行政文件类为“XZ”，业务合同类为“HT”等。2.年份：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如2023年表示为“23”。3.流水号：按照资料档案产生的先后顺序，为每一份档案编制四位流水号，从“0001”开始依次递增。例如，一份2023年产生的行政文件，其编号为“XZ230001”；一份2022年签订的业务合同，编号为“HT220010”。四、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责资料档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的资料档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种形式的原始资料。3.对于重要会议、活动等产生的资料档案，应在活动结束后及时收集整理，确保资料的准确性和完整性。4.涉及多方合作的项目，各参与方应按照约定及时提供相关资料档案，并确保资料的一致性和完整性。（二）整理流程1.初步筛选：收集到的资料档案由各部门收集人员进行初步筛选，剔除重复、无关或无效的资料。2.分类排序：按照本制度规定的分类方法，对筛选后的资料档案进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目登记：为每一份资料档案编制详细的目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并进行登记造册。4.装订归档：对于纸质资料档案，应进行装订成册，并在封面标注档案名称、编号、日期等信息；对于电子资料档案，应按照统一的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。五、资料档案的数字化处理（一）数字化范围1.对具有长期保存价值、利用频率较高的资料档案进行数字化处理，包括但不限于重要业务合同、财务档案、人事档案、项目文档等。2.对于已损坏、褪色或字迹模糊的纸质资料档案，应优先进行数字化处理，以确保档案资料的可读性和完整性。（二）数字化标准1.图像质量：扫描分辨率应不低于300dpi，确保图像清晰、完整，能够准确反映原始资料的内容。2.色彩模式：采用24位真彩色模式进行扫描，保证图像色彩还原准确。3.文件格式：扫描后的电子文件应保存为通用的PDF格式，确保文件的兼容性和稳定性。4.元数据录入：在数字化过程中，应准确录入资料档案的元数据信息，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等，以便于后续的检索和利用。（三）数字化流程1.扫描准备：对需要数字化的纸质资料档案进行整理、去污、修复等预处理，确保扫描工作的顺利进行。2.扫描操作：使用专业的扫描设备按照数字化标准进行扫描，生成电子图像文件。3.图像处理：对扫描后的电子图像进行去噪、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。4.元数据录入：根据档案目录信息，在图像处理软件中准确录入元数据信息。5.数据挂接：将处理后的电子图像文件与对应的元数据信息进行挂接，形成完整的数字化档案记录，并上传至资料档案信息化系统。六、资料档案的存储与保管（一）存储方式1.电子存储：建立资料档案信息数据库，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对数字化档案资料进行集中存储，并定期进行数据备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.纸质存储：对于尚未进行数字化处理或需要长期保存纸质原件的资料档案，应按照档案管理的要求，存放在专门的档案库房中。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保纸质档案的安全保存。（二）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类资料档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限如下：1.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、重要资产权益等资料档案，如公司章程、股东会议记录、重大业务合同、财务审计报告等。2.长期保管：对公司业务发展具有重要参考价值、需要长期保存的资料档案，如年度工作计划与总结、项目竣工资料、员工人事档案等。3.短期保管：在一定时期内具有查考利用价值，但保管期限相对较短的资料档案，如一般性业务文件、临时性会议记录等。（三）保管要求1.建立健全资料档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查和盘点，确保档案资料的安全与完整。2.对电子存储的资料档案，应定期进行数据维护和更新，检查存储设备的运行状况，及时处理数据丢失、损坏等问题。3.对于纸质存储的资料档案，应按照档案库房管理要求，进行分类存放、标识清晰，并定期进行通风、晾晒、防虫等处理。4.严格控制档案库房的访问权限，未经授权人员不得进入库房。档案管理人员应做好库房出入登记工作，记录出入人员姓名、时间、事由等信息。5.定期对档案保管情况进行总结和评估，针对存在的问题及时采取改进措施，不断完善档案保管工作。七、资料档案的检索与利用（一）检索方式1.在资料档案信息化系统中建立完善的检索功能，支持按档案编号、名称、日期、类别、关键词等多种方式进行检索。2.提供模糊检索功能，方便用户在不确定档案具体信息时能够快速找到相关档案。3.建立索引目录，对各类资料档案的主要内容和关键信息进行标注，以便于用户快速了解档案的大致内容，提高检索效率。（二）利用流程1.申请：公司员工因工作需要查阅、借阅资料档案时，应填写《资料档案查阅/借阅申请表》，注明申请日期、申请人姓名、部门、申请查阅/借阅的档案名称及编号、查阅/借阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人应根据申请内容，对查阅/借阅的必要性和合规性进行审核。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅/借阅申请，需经公司分管领导审批。3.查阅/借阅：经审批通过后，申请人持有效证件到档案管理部门办理查阅/借阅手续。档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的资料档案，并做好查阅/借阅记录，包括查阅/借阅时间、归还时间、查阅/借阅人签名等信息。4.归还：查阅/借阅人员应在规定时间内归还资料档案。档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、敏感信息等资料档案的查阅/借阅，应严格按照公司保密制度的规定执行，限制知悉范围，并要求查阅/借阅人员签署保密协议。2.对于永久保管的重要资料档案，原则上不允许外借。如有特殊情况需要外借，必须经公司高层领导批准，并采取必要的安全措施，确保档案资料的安全。3.资料档案的查阅/借阅应仅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。严禁私自复制、传播、篡改档案资料内容。八、资料档案的安全与保密（一）安全措施1.建立资料档案信息化系统安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部网络攻击和非法入侵。2.定期对资料档案信息化系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的安全性和稳定性。3.加强对存储设备的管理，设置访问密码和权限控制，定期进行数据备份，并将备份数据异地存储。4.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据，保证业务的连续性。（二）保密制度1.明确资料档案保密范围，包括公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务数据等各类敏感信息。2.对涉及保密的资料档案，应在档案封面、存储介质等显著位置标注保密标识，并采取加密存储、限制访问等措施。3.加强对档案管理人员和涉及档案利用的员工的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。4.严格控制档案资料的传播和使用，未经授权不得将保密档案资料提供给外部单位或个人。如因工作需要必须提供的，应按照公司保密审批程序进行审批，并采取相应的保密措施。5.对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任，并采取措施防止保密信息的进一步扩散。九、资料档案信息化管理的监督与检查（一）监督机制1.公司成立资料档案信息化管理监督小组，由档案管理部门、信息技术部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司资料档案信息化管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方式、频率等要求，确保监督检查工作的规范化和常态化。（二）检查内容1.资料档案信息化管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管、检索、利用、安全保密等环节的操作是否符合制度规定。2.资料档案信息化系统的运行情况，包括系统的稳定性、安全性、数据准确性等方面的检查。3.档案管理人员的工作质量和效率，如档案整理的及时性、准确性，检索服务的满意度等。4.各部门资料档案管理工作的开展情况，包括档案资料的移交、保管、利