2026年工业机器人公司外部审计协调与配合管理办法

2026年工业机器人公司外部审计协调与配合管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司外部审计工作的协调与配合流程，保障各类外部审计活动高效、有序开展，确保审计结果真实、客观反映公司经营管理、财务收支、内控合规等实际情况，提升公司审计配合工作的标准化、规范化水平，降低审计风险，结合工业机器人行业研发投入高、供应链链条长、智能制造场景复杂等行业特性及公司经营管理实际，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司接受的各类外部审计活动的协调与配合管理，包括但不限于年度财务报表审计、内部控制审计、研发费用专项审计、税务专项审计、行业合规性审计、投融资相关尽调审计等；覆盖公司财务部、研发部、生产部、采购部、销售部、法务部、人力资源部、仓储物流部等所有涉及外部审计资料提供、问询答复、现场核查的部门及全体相关工作人员。第三条基本原则合规性原则：所有审计配合工作需严格遵守《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国审计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，以及工业机器人行业监管要求，确保配合行为合法合规，提供的资料真实、完整、有效。及时性原则：收到外部审计机构的资料需求、问询通知后，相关部门需在规定时限内完成资料整理、问题答复，不得无故拖延，保障审计工作按计划推进。真实性原则：向审计机构提供的所有资料、答复的所有问题均需以公司实际经营情况为依据，不得虚构、篡改、隐瞒相关信息，不得误导审计人员判断。协作性原则：各部门需树立全局意识，按照审计配合牵头部门的统一安排，主动衔接、密切配合，形成审计配合工作合力，避免出现推诿、脱节等情况。保密性原则：对审计过程中涉及的公司财务数据、核心技术信息、客户资源、供应链信息等商业秘密严格保密，未经授权不得向审计机构以外的第三方泄露，同时妥善保管审计机构提供的工作资料。第四条管理职责财务部（审计配合牵头部门）：作为外部审计协调与配合的归口管理部门，负责接收外部审计机构的各类通知、需求，统筹制定审计配合工作计划，协调各业务部门开展资料整理、问题答复工作；负责对接审计机构的日常沟通，汇总审计发现的问题，牵头组织整改工作；建立外部审计配合台账，记录审计全流程信息。研发部：配合提供研发项目立项文件、研发费用支出凭证、研发过程记录、技术成果转化资料、专利及软著等知识产权文件，答复审计机构关于研发项目真实性、研发费用归集合理性等相关问询。生产部：配合提供生产工单、物料消耗台账、生产工艺文件、设备运行记录、产品质量检测报告、生产成本核算资料等，协助审计机构开展生产现场核查，答复生产经营相关问询。采购部：配合提供采购合同、供应商准入资料、采购订单、入库单、付款凭证、物料价格核定依据等，答复采购业务真实性、采购成本合理性等问询。销售部：配合提供销售合同、客户订单、发货单、回款凭证、销售价格政策、售后服务记录等，答复销售收入确认、客户信用管理等相关问询。法务部：配合提供公司合规性文件、合同审核记录、诉讼仲裁资料、知识产权保护文件等，答复审计机构关于法律风险、合同合规性的问询。人力资源部：配合提供员工劳动合同、薪酬发放凭证、社保公积金缴纳记录、研发人员考勤及岗位职责证明等，答复人力资源管理相关问询。仓储物流部：配合提供库存台账、出入库记录、仓储环境记录、物流运输凭证等，协助审计机构开展库存盘点，答复仓储物流管理相关问询。管理层（财务负责人/总经理）：审批审计配合工作计划，协调跨部门审计配合争议，审核重大审计问题的答复意见，督促审计发现问题的整改落实。全体相关员工：按照所在部门安排，配合整理本岗位相关审计资料，如实答复审计机构的问询，不得拒绝、推诿审计配合工作。第二章审计前准备管理第五条审计通知接收与传达财务部收到外部审计机构的审计通知书（含审计范围、审计时间、审计重点、需提前准备的资料清单等）后，需在1个工作日内完成通知内容的梳理，形成《外部审计配合工作通知单》，明确各部门需配合的事项、责任人、完成时限，通过公司内部办公系统传达至相关部门负责人。相关部门负责人收到通知单后，需在0.5个工作日内指定本部门审计配合专员，负责本部门资料整理、问询对接等具体工作，并将专员信息反馈至财务部。第六条资料梳理与准备各部门配合专员需按照《外部审计配合工作通知单》要求，分类梳理需提供的资料：财务类资料（会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、纳税申报表、费用报销凭证等）、业务类资料（各类合同协议、订单台账、出入库记录、生产研发记录、资质证书等）、管理类资料（内部控制制度、会议纪要、审批文件、岗位职责说明、考核记录等）。资料梳理过程中需确保资料的完整性，对缺失的资料需注明原因，及时向部门负责人及财务部反馈，确需补充的需在审计进场前完成补充；对涉及电子资料的，需按审计机构要求格式整理，纸质资料需按类别装订，标注清晰。各部门需在审计机构进场前2个工作日内完成资料初步整理，提交财务部审核，财务部对资料的完整性、规范性进行核查，不符合要求的需通知相关部门限期整改。第七条对接人员培训财务部在审计进场前1个工作日内组织审计配合专项培训，内容包括审计工作流程、配合注意事项、保密要求、常见问题答复规范等，确保所有对接人员熟悉审计要求，掌握配合要点。针对研发费用审计、智能制造合规审计等专项审计，需邀请相关业务骨干进行专项讲解，确保对接人员能够准确答复审计机构的专业问询。第八条审计方案沟通财务部牵头与外部审计机构提前沟通审计方案，明确审计进场时间、现场核查计划、问询安排等，结合公司实际经营情况提出合理的配合建议，优化审计工作流程。对审计机构提出的超出合理范围的资料需求或核查要求，财务部需协同法务部评估合规性及合理性，及时与审计机构沟通调整，避免不必要的工作负担。第三章审计中协调配合管理第九条现场接待与统筹审计机构进场后，财务部指定专人担任现场协调人，负责审计人员的现场接待、办公场地安排、资料交接等基础工作，每日梳理审计进展，向管理层汇报。现场协调人需建立《审计资料交接台账》，记录资料提供时间、名称、份数、接收人，交接双方签字确认，确保资料流转可追溯。第十条资料提供与补充审计机构现场提出资料需求的，财务部需在1个工作日内将需求分解至相关部门，相关部门配合专员需在2个工作日内完成资料整理并提交财务部，特殊复杂资料经财务部审批后可延长至3个工作日，同时向审计机构说明情况。对审计机构要求补充的资料，相关部门需及时核实补充，确无相关资料的，需出具书面说明，经部门负责人签字确认后提交财务部，由财务部统一反馈至审计机构。第十一条问询答复管理审计机构提出口头或书面问询的，财务部需第一时间将问询内容转发至相关部门，相关部门需指定熟悉业务的人员负责答复，答复内容需经部门负责人审核确认，重大问题需经管理层审批后答复。口头答复需确保表述准确、条理清晰，避免模糊表述；书面答复需形成正式文件，加盖部门公章（如需）后提交财务部，由财务部统一提交审计机构，并留存复印件归档。对审计机构提出的专业技术性问询（如工业机器人研发工艺、生产流程合规性等），相关部门需提供充分的依据支撑答复意见，必要时可提供现场核查指引。第十二条现场核查配合审计机构需开展生产现场、仓储库房、研发实验室等现场核查的，相关部门需提前做好准备，安排专人陪同核查，及时解答核查过程中的问题，提供必要的核查条件。现场核查过程中，陪同人员需如实介绍相关情况，不得隐瞒、误导，对核查发现的问题需及时记录，反馈至财务部。第十三条进度跟进与沟通财务部每日与审计机构沟通审计进展，了解审计重点、存在的疑问及需配合的事项，及时协调解决审计过程中的堵点、难点问题。对审计机构提出的初步疑问，财务部需协同相关部门及时分析原因，提供佐证资料，避免疑问扩大化；对可能影响审计结论的重大问题，需及时向管理层汇报，制定应对方案。第四章审计后整改管理第十四条审计问题接收与分解财务部收到审计机构出具的初步审计意见或审计报告初稿后，需在2个工作日内梳理审计发现的问题，形成《外部审计问题整改清单》，明确问题类别、涉及部门、整改要求。《外部审计问题整改清单》经管理层审批后，下发至相关部门，相关部门需在3个工作日内确认问题，分析问题产生的原因，制定整改方案。第十五条整改方案制定整改方案需明确整改目标、具体整改措施、责任人、整改期限，整改期限一般不超过1个月，复杂问题经管理层审批后可延长至2个月。整改方案需提交财务部审核，财务部结合审计机构要求及公司管理实际，提出优化建议，确保整改方案具备可操作性。第十六条整改执行与跟踪相关部门需严格按照整改方案推进整改工作，定期向财务部报送整改进展，财务部每周跟踪整改情况，对整改滞后的部门进行督促。整改过程中需留存完整的整改资料，包括整改审批文件、执行记录、佐证材料等，确保整改结果可验证、可追溯。第十七条整改验证与反馈整改完成后，相关部门提交《整改完成报告》及佐证资料至财务部，财务部对整改情况进行核查验证，验证通过后，将整改结果反馈至外部审计机构。对审计机构要求复核的整改事项，财务部协同相关部门配合复核工作，确保整改结果符合审计要求。第十八条整改资料归档整改工作完成后，财务部将审计报告、问题整改清单、整改方案、整改完成报告、佐证资料等整理归档，归档资料保存期限不少于5年。财务部需对整改情况进行总结分析，识别公司管理漏洞，提出制度优化建议，避免同类问题重复发生。第五章保密与风险管控第十九条审计资料保密所有参与审计配合的人员需签订《审计保密承诺书》，承诺对审计过程中接触的公司商业秘密、财务数据、核心技术信息等严格保密，不得向无关人员泄露。审计资料的查阅、复制需经财务部审批，电子资料需设置访问权限，纸质资料需存放在保密柜中，审计结束后及时回收所有对外提供的资料复印件。对审计机构泄露公司保密信息的行为，财务部需协同法务部及时交涉，追究相关责任，维护公司合法权益。第二十条审计风险预警财务部在审计配合过程中需实时识别审计风险，包括资料缺失风险、答复不实风险、合规性风险等，对潜在风险及时向管理层预警，并制定应对措施。针对工业机器人行业特殊审计风险（如研发费用归集不规范、智能制造设备核算不准确等），相关部门需提前排查，主动整改，降低审计风险。第六章监督考核第二十一条配合情况考核公司将外部审计配合工作纳入部门及个人绩效考核，考核内容包括资料提供及时性、答复准确性、现场配合积极性等。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级：资料提供及时率100%、答复无差错、配合主动的为优秀；未出现重大失误，但存在轻微延迟或表述不规范的为合格；无故拖延资料提供、答复不实、拒绝配合的为不合格。第二十二条奖惩机制对审计配合工作优秀的部门及个人，给予绩效加分、现金奖励等表彰；对提出有效审计风险预警或整改优化建议的人员，额外给予奖励。对审计配合工作不合格的部门及个人，扣减绩效分，情节严重的进行通报批评；因配合不当导致公司出现审计风险、声誉损失或经济损失的，追究相关人员责任。第二十三条整改完成情况考核财务部将整改完成率、整改质量纳入相关部门绩效考核，整改完成率100%、整改验证通过的为合格，未按要求完成整改的扣减部门绩效分。对整改工作成效显著，有效提升公