办公室资料档案管理制度

PAGE办公室资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室及各部门在工作中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司的资料档案进行集中统一管理。2.真实完整原则：资料档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其内容完整。3.分类科学原则：按照资料档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保资料档案的安全，防止资料档案的泄露、损毁和丢失。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、会议纪要等。2.人事档案类：员工个人信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等相关资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务合同类：公司对外签订的各类业务合同、协议等。5.项目文档类：公司各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。6.技术资料类：公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他资料，如公司荣誉证书、资质证书等。（二）编号1.各类资料档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：分类代码+年份+流水号。例如：行政文件类编号为XZ20XX001，其中XZ为行政文件类的分类代码，20XX为年份，001为流水号。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.资料档案的收集范围应涵盖部门工作的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、记录等。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时进行签收、登记，并移交办公室进行统一管理。（二）整理1.收集到的资料档案应按照分类进行整理，确保资料档案的分类准确、有序。2.对每份资料档案应进行编号、编目，填写资料档案目录清单，注明资料档案的名称、编号、日期、来源等信息。清单应一式两份，一份随资料档案装订成册，一份单独保存。3.资料档案应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等，便于查找和使用。4.对于破损、褪色的资料档案，应进行修复或复制，确保资料档案的完整性。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.整理好的资料档案应及时归档，归档期限应根据资料档案的性质和重要程度确定。一般情况下，行政文件类、人事档案类、财务档案类等应在次年上半年归档，业务合同类、项目文档类等应在项目结束后一个月内归档。技术资料类、市场营销类等应根据实际情况及时归档。2.归档时，应填写资料档案归档清单，注明资料档案的名称、编号、日期、来源、归档时间等信息。清单应一式两份，一份随资料档案存入档案库，一份由办公室留存。3.办公室应定期对归档的资料档案进行检查，确保资料档案的归档质量。（二）保管1.公司应设立专门的档案库，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架除湿机、空调等，确保资料档案的安全保管。2.档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。3.资料档案应按照分类存放，不同类别的资料档案应分开存放，避免混淆。4.对重要的资料档案应采取备份措施，如电子备份、异地存储等，防止资料档案的丢失。5.档案库应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入档案库。管理人员应定期对资料档案进行检查、清点，发现问题及时处理。6.资料档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，行政文件类、人事档案类、财务档案类等保管期限为长期，业务合同类、项目文档类等保管期限为合同履行完毕后[X]年，技术资料类、市场营销类等保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的资料档案，可按照规定进行销毁。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅资料档案的，应填写资料档案查阅申请表，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.办公室管理人员应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的资料档案，并在查阅登记表上记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅资料档案名称等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅资料档案，不得擅自将资料档案带出档案库。查阅过程中应爱护资料档案，不得涂改、损坏、丢失资料档案原件。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料档案归还办公室管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅资料档案的，应填写资料档案借阅申请表，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报办公室负责人审批。2.办公室负责人应根据借阅申请表，对借阅人员的借阅资格、借阅期限等进行审核，审核通过后，为借阅人员办理借阅手续。3.借阅人员应向办公室管理人员出具借条，借条应注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限、归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅过程中如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时向办公室管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员借阅期限届满后，应及时将资料档案归还办公室管理人员，并在借条上签字确认。办公室管理人员应认真核对归还的资料档案是否完整、无损，如有问题应及时查明原因并处理。六、资料档案的保密与安全（一）保密1.公司所有员工应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要资料档案予以保密。2.办公室管理人员应加强对资料档案的保密管理，对涉及保密内容的资料档案应采取加密存储、限制访问等措施，防止资料档案的泄露。3.在查阅、借阅资料档案时，涉及保密内容的资料档案应在保密场所进行查阅、借阅，查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得将保密资料档案泄露给无关人员。4.如发现资料档案有泄露情况，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。对泄露资料档案的责任人，公司将依法追究其责任。（二）安全1.办公室应加强对资料档案安全管理，采取必要的安全防范措施，如防火、防盗、防潮、防虫等，确保资料档案的安全。2.档案库应配备必要的安全设备，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查、维护，确保设备的正常运行。3.管理人员应定期对资料档案进行安全检查，发现问题及时处理。如发生资料档案安全事故，应立即采取措施进行抢救，并及时报告公司领导。公司将对事故原因进行调查，对相关责任人进行严肃处理。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.办公室应定期对资料档案进行鉴定，确定资料档案的保存价值。鉴定工作应由办公室负责人组织，相关部门人员参加。2.鉴定人员应根据国家相关法律法规和公司实际情况，对资料档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其是否具有保存价值。3.鉴定结果应形成书面报告，报告应注明资料档案的名称、编号、鉴定日期、鉴定结论等信息。鉴定报告应由鉴定人员签字确认，并报公司领导审批。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的资料档案，应按照规定进行销毁。销毁工作应由办公室负责人组织，相关部门人员参加，并指定专人负责监销。2.销毁资料档案时，应填写资料档案销毁清单，注明资料档案的名称、编号、销毁日期等信息。清单应一式两份，一份随销毁资料档案一同销毁，一