档案管理考核制度

PAGE档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素影响，确保公平公正。2.全面考核原则：对档案管理工作的各个环节进行全面考核，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.注重实效原则：考核应注重档案管理工作对公司实际工作的支持和服务效果。二、考核内容与标准（一）档案收集1.及时性各部门应按照规定的时间和要求及时收集本部门产生的各类档案，并移交至档案管理部门。对于重要紧急档案，应在事件结束后[X]个工作日内完成收集并移交。考核标准：每延迟移交一次扣[X]分。2.完整性收集的档案应涵盖本部门工作活动的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录等。确保档案资料齐全，无遗漏重要文件。考核标准：发现一处档案资料缺失扣[X]分。3.准确性收集的档案信息应真实、准确，与实际工作情况相符。对档案内容进行认真核对，避免出现错误信息。考核标准：经发现一处档案信息错误扣[X]分。（二）档案整理1.分类合理性按照公司档案分类方案对档案进行科学分类，确保类别清晰，便于查找和管理。分类应符合档案管理的基本原则和方法，具有逻辑性和系统性。考核标准：分类不合理导致查找困难的，每次扣[X]分。2.编号规范性为每份档案编制唯一且规范的编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和记录。编号应清晰、准确地反映档案的类别、年度、顺序等信息。考核标准：编号不规范或重复的，每份档案扣[X]分。3.装订整齐性对纸质档案进行整齐装订，确保页面平整，无掉页、缺页现象。装订应牢固、美观，符合档案装订要求。考核标准：装订不整齐的，每处扣[X]分。（三）档案保管1.保管环境档案管理部门应提供适宜的档案保管环境，保持库房清洁、干燥、通风，温度和湿度符合国家规定标准。配备必要齐全的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。考核标准：保管环境不符合要求的，每次扣[X]分；设备缺失或损坏的，每件扣[X]分。2.安全防护建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，防止档案被盗、被篡改、丢失或损坏。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。考核标准：发生档案安全事故的（如丢失、损坏等），根据情节严重程度扣[XX]分；未按规定进行安全检查或记录不完整的，每次扣[X]分。3.定期盘点每年至少对档案进行一次全面盘点，确保账实相符。盘点过程中发现档案数量、状态等与记录不符的，应及时查明原因并进行处理。考核标准：未按时进行盘点的，每次扣[X]分；盘点结果账实不符且未及时处理的，每处扣[X]分。（四）档案利用1.服务效率档案管理部门应及时响应各部门及员工的档案查阅利用需求，在规定时间内提供所需档案。对于紧急查阅需求，应在[X]小时内予以满足（特殊情况除外）。考核标准：未按时提供档案的，每次扣[X]分；因拖延影响工作的，根据情节严重程度扣[XX]分。2.利用记录对档案的查阅利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等。记录应真实、准确、完整，便于查询和统计分析。考核标准：利用记录不完整或不准确的，每次扣[X]分。3.利用效果通过收集利用档案部门及员工的反馈意见，评估档案利用对公司工作的实际支持效果。档案利用应有助于公司决策、业务开展、解决问题等，提高工作效率和质量。考核标准：根据反馈意见及实际效果评估，酌情扣[XX]分。（五）档案信息化建设1.数据录入及时、准确地将档案信息录入档案管理系统，确保系统数据与纸质档案一致。录入的数据应完整、清晰，便于查询和统计分析。考核标准：数据录入错误或不完整的，每条记录扣[X]分。2.系统维护定期对档案管理系统进行维护，确保系统正常运行，无故障或数据丢失等问题。及时处理系统运行过程中出现的异常情况，并做好记录。考核标准：系统出现故障影响档案管理工作的，每次扣[X]分；未及时处理或记录不完整的，每次扣[X]分。3.信息安全加强档案管理系统的信息安全防护，设置合理的用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保信息安全。考核标准：发生信息安全事故的（如数据泄露等），根据情节严重程度扣[XX]分；未按规定进行安全检查或修复的，每次扣[X]分。三、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行日常检查，检查内容包括档案收集、整理、保管等情况，发现问题及时记录并反馈。2.定期抽查公司档案管理领导小组定期对各部门档案管理工作进行抽查，抽查比例不低于[X]%。抽查内容涵盖考核制度的各项内容，对发现的问题进行详细记录和评估。3.年终考核每年年底，各部门应对本部门全年的档案管理工作进行总结自评，并提交自评报告。公司档案管理领导小组根据日常检查、定期抽查情况以及自评报告，对各部门进行年终考核评分。（二）考核周期考核周期为自然年度，即每年1月1日至12月31日。四、考核结果与应用（一）考核结果评定考核结果分为优秀（[X]分及以上）、良好（[XX]分）、合格（[XX]分）、不合格（[X]分以下）四个等级。（二）结果应用1.绩效奖金挂钩考核结果与各部门及员工的绩效奖金挂钩。优秀等级的部门及员工给予适当的绩效奖金奖励；良好等级的不影响绩效奖金发放；合格等级的部门及员工应进行整改，整改期间绩效奖金酌情扣减；不合格等级的部门及员工扣发一定比例的绩效奖金，并责令限期整改。2.评先评优参考考核结果作为公司评先评优的重要参考依据。连续两年考核优秀的部门及员工，在公司各类评先评优活动中予以优先考虑。3.晋升晋级依据在员工晋升晋级时，档案管理考核结果作为综合评价的一项重要指标。考核优秀的员工在同等条件下具有优先晋升晋级的资格。五、申诉与处理1.各部门及员工如对考核结果有异议，可在考核结果公布后[X]个工作日内向公司档案管理领导小组提出申诉。申诉应提交书面材料，说明申诉理由和证据。2.公司档案管理领导小组收到申诉材料后，应在