社区档案管理制度

PAGE_社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在社区工作中形成的各类档案，包括但不限于社区建设规划、居民信息、活动记录、服务资料、投诉处理等相关档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映社区工作实际情况，数据准确无误，严禁虚假和不实信息。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.便于利用原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，为社区工作决策、居民服务等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社区档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理社区各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在社区工作中形成档案的收集、整理和移交工作。2.明确本部门档案管理责任人，确保档案形成过程的规范性和完整性。3.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交给档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区建设规划、工作计划、总结、报告等文件材料。2.居民基本信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等。3.社区活动记录，如文艺演出、体育比赛、志愿者活动等相关资料。4.社区服务资料,包括低保申请、困难救助、就业指导、医疗保健等服务记录。5.社区环境卫生、安全管理等方面工作的文件材料。6.居民投诉、建议及处理结果的记录。7.与社区相关的会议记录、决议、纪要等。8.其他与社区工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保长期可读可用。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、社区治安类、社区环境类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。3.库房应安装温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.库房应设置防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，确保档案安全。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于定期鉴定和销毁。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储地点应与主存储地点分开。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映本公司/组织短期工作活动，在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅档案。2.社区居民因个人事务需要查阅与其相关的档案。3.其他经本公司/组织批准的单位或个人查阅档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.社区居民查阅与其相关的档案，需携带本人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经社区相关负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.其他单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织主管领导签字批准后，到档案管理部门查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅者使用。查阅者应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出。2.查阅者如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印件应加盖档案管理部门印章，摘录内容应注明出处。3.档案管理人员应对查阅利用情况进行登记，记录查阅者姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，按照档案的价值和保管期限进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.将《档案销毁清册》报本公司/组织主管领导审批。4.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁完毕后，将销毁清册存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的社区档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行格式转换、图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.电子档案应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（三）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有授权用户才能访问和操作相关档案。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为社区工作决策提供数据支持。（四）系统维护与安全管理1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统