电子档案双套管理制度

PAGE电子档案双套管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，同时满足相关法律法规及行业标准要求，特制定本电子档案双套管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类电子档案管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、影像资料等。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案内容完整，包括所有相关的元数据和背景信息。3.可用性原则：电子档案应便于检索、查询和利用，以满足公司日常办公及业务开展的需要。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、丢失或损坏。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善电子档案双套管理制度，并监督执行。指导各部门开展电子档案的收集、整理、归档和保管工作。负责电子档案存储系统的建设、维护和管理，确保电子档案的安全存储。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。2.各部门负责本部门电子档案的形成、收集、整理和初步审核，确保档案的质量和完整性。按照档案管理部门的要求，及时将电子档案移交归档，并配合做好相关管理工作。严格遵守电子档案管理制度，确保电子档案的安全使用。二、电子档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责电子档案的收集工作，确保业务活动中产生的各类电子文件及时收集齐全。2.收集的电子档案应格式规范、内容完整，符合公司业务需求和档案管理要求。3.对于重要的电子档案，应同时收集相关的纸质文件，以便进行对照和审核。（二）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，对电子档案进行分类，如行政管理类、业务合同类、财务审计类等。2.编号：为每份电子档案赋予唯一的编号，编号应便于识别和管理。3.元数据录入：在整理过程中，应准确录入电子档案的元数据，包括文件名称、日期、作者、来源、格式等，确保元数据的完整性和准确性。4.关联关系建立：对于具有关联关系的电子档案，应建立相应的链接或索引，以便快速查找和利用。三、电子档案的归档（一）归档流程1.各部门整理好的电子档案，经部门负责人审核后，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收电子档案后，进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过的电子档案，按照规定的存储格式和位置进行归档存储。（二）存储要求1.存储介质：应选用安全可靠的存储介质，如磁带、光盘、磁盘阵列等，并定期进行检查和更换，确保存储介质的可靠性。2.存储位置：电子档案应存储在专门的档案服务器或存储设备上，设置合理的存储路径和文件夹结构，便于管理和查找。3.存储格式：电子档案应采用通用、开放的格式进行存储，如PDF、TIFF等，确保不同软件系统之间能够正常读取和使用。四、电子档案的保管（一）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定电子档案的保管期限，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管：保管期限为15年，适用于一般性的业务文件和资料。2.中期保管：保管期限为510年，适用于重要的业务文件和资料，如合同、协议等。3.长期保管：保管期限为10年以上，适用于具有重要历史价值和查考利用价值的档案，如公司重大决策文件、重要业务记录等。（二）保管措施1.安全防护：档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施，确保电子档案的安全保管。2.定期检查：定期对电子档案进行检查，包括存储介质的状态、文件的完整性等，发现问题及时处理。3.备份管理：建立完善的电子档案备份制度，定期进行全量备份和增量备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。备份数据应与原始数据进行定期比对，确保备份数据的准确性和可用性。五、电子档案的利用（一）利用权限1.根据电子档案的密级和保管期限，设定不同的利用权限。2.一般情况下，公司内部员工可在授权范围内查阅、下载和打印电子档案。3.涉及公司机密或重要信息的电子档案，需经相关领导审批后方可查阅和使用。（二）利用流程1.用户提出电子档案利用申请，填写申请表，注明利用目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审核后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据利用权限进行审批，审批通过后，为用户提供相应的电子档案访问权限或提供纸质复印件。4.用户在利用电子档案过程中，应严格遵守公司相关规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的电子档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门代表和相关专家参加。2.鉴定小组根据电子档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，确定是否仍具有保存价值。3.对于不再具有保存价值的电子档案，应填写鉴定意见书，明确鉴定结论和处理意见。（二）销毁经鉴定需要销毁的电子档案，应按照以下程序进行：1.编制销毁清单，详细记录销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，采用安全可靠的方式进行销毁，如数据擦除、物理销毁等，并在销毁清单上注明销毁方式和日期。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、操作人员等信息，记录保存期限与电子档案保管期限一致。七、电子档案的安全管理（一）安全策略1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.采用先进的安全技术，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障电子档案存储和传输的安全。3.定期对电子档案系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。（二）人员管理1.加强对电子档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.对涉及电子档案管理的人员进行背景审查，并签订保密协议，防止内部人员泄露电子档案信息。3.严格控制电子档案系统的访问权限，根据人员职责和工作需要，授予相应的操作权限，并定期进行权限审查和清理。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处置，减少损失。3.安全事故发生后，应及时采取措施进行调查和处理，并向上级主管部门报告。同时，对受损的电子档案进行恢复和重建，确保档案的完整性和可用性。八、监督与检查（一）监督机制1.公司建立电子档案管理监督机制，定期对各部门电子档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对电子档案管理工作进行日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.电子档案管理制度的执行情况，包括收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.电子档案的质量和完整性，如文件格式、元数据录入等。3.电子档案存储系统的安全性和可靠性，如备份情况、安全防护措施等。4.电子档案利用过程中的合规性，如利用权限审批、使用记录等。（三）结果处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应提交整改报告，档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对电子档案管理工作表现优秀的部